Lista otwartych pozycji (OPOS): jak czytać Winien i Ma, z wzorem

Lista otwartych pozycji (Offene-Posten-Liste), w skrócie lista OPOS lub lista OP, pokazuje wszystkie faktury, które nie zostały jeszcze zapłacone: Państwa faktury dla klientów oraz faktury Państwa dostawców dla Państwa. Na koncie klienta otwarta kwota po stronie Winien (Soll) oznacza z reguły pieniądze, które klient jest Państwu jeszcze winien. Otwarta kwota po stronie Ma (Haben) wskazuje tam na nadpłatę, notę uznaniową (Gutschrift) albo płatność, która nie została jeszcze przypisana do żadnej faktury. Na koncie dostawcy jest odwrotnie. Jeśli otrzymują Państwo listę od kancelarii podatkowej (Steuerkanzlei), proszę sprawdzić każdą pozycję: czy jest naprawdę otwarta, już zapłacona, czy błędnie przypisana.

Spis treści

• Co zawiera lista otwartych pozycji?
• Winien i Ma: jak czytać listę OPOS
• Dlaczego pozycja jest otwarta, choć zapłacono?
• Czy muszą Państwo prowadzić listę otwartych pozycji?
• Wzór: samodzielne prowadzenie listy otwartych pozycji
• Co zrobić z pozycjami otwartymi od miesięcy?
• VAT od faktur, które są jeszcze otwarte
• Lista OPOS przy zamknięciu roku
• Najczęstsze pytania

Co zawiera lista otwartych pozycji?

Lista odpowiada na dwa pytania: kto jest Państwu jeszcze winien pieniądze i komu Państwo są jeszcze winni pieniądze? „Pozycja” (Posten) to pojedyncza faktura, nota uznaniowa lub płatność, która nie została jeszcze rozliczona.

W księgowości obie strony nazywa się dłużnikami (Debitoren) i wierzycielami (Kreditoren):

W planach kont (Kontenrahmen) DATEV SKR 03 i SKR 04 na 2026 rok, w wydaniu dla budownictwa i rzemiosła (Bau und Handwerk), dla kont klientów (dłużników) przewidziano numery od 10000 do 69999, a dla kont dostawców (wierzycieli) numery od 70000 do 99999. Jeśli Państwa kancelaria pracuje z tymi zakresami, numer konta taki jak 10010 oznacza klienta, a numer taki jak 70010 dostawcę. W razie wątpliwości proszę zapytać kancelarię, jakich numerów używa.

Administracja skarbowa uznaje ewidencję otwartych pozycji (Offene-Posten-Buchhaltung) za formę prowadzenia ksiąg. Według niemieckich wytycznych w sprawie podatku dochodowego (Einkommensteuer-Richtlinien, EStR) transakcje bezgotówkowe, w podziale na kontrahentów, mogą być prowadzone albo na osobnych kontach dla każdego klienta i dostawcy, albo poprzez „uporządkowane przechowywanie nierozliczonych faktur (ewidencja otwartych pozycji)” (R 5.2 ust. 1 zdania 5 i 6 EStR). Ustawa wyraźnie dopuszcza prowadzenie ksiąg w formie uporządkowanego zbioru dokumentów, jeśli odpowiada ono zasadom prawidłowej księgowości (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) (§ 239 ust. 4 HGB, niemiecki kodeks handlowy; § 146 ust. 5 AO, niemiecka ordynacja podatkowa).

W module windykacji office1.cloud Easy Invoice pokazuje wszystkie niezapłacone faktury z terminem płatności i liczbą dni zwłoki. Import wyciągów bankowych dopasowuje płatności, a zapłacone faktury znikają z zestawienia.

Winien i Ma: jak czytać listę OPOS

Jeśli na koncie klienta widnieje otwarta kwota po stronie Winien, klient jest Państwu z reguły winien pieniądze. Jeśli na koncie dostawcy widnieje otwarta kwota po stronie Ma, to z reguły Państwo są mu winni pieniądze. Pozostałe dwa przypadki wskazują z reguły na nadpłatę, notę uznaniową albo płatność nieprzypisaną do żadnej faktury.

Tło: w księgowości podwójnej Państwa fakturę dla klienta księguje się zwykle na jego koncie po stronie Winien, a jego płatność po stronie Ma. U dostawcy jego faktura widnieje zwykle po stronie Ma, a Państwa płatność po stronie Winien. Gdy faktura i płatność się równoważą, pozycja znika z listy. Saldo to różnica wszystkich kwot po stronie Winien i Ma danego konta.

Przykład, jak może wyglądać fragment listy:

Jak czytać te cztery wiersze:

• Schreinerei Yilmaz: po stronie Winien pozostaje otwarte 23,80 euro. To dokładnie 2 procent faktury. Jeśli Państwa faktura oferowała 2 procent skonta (Skonto), a klient zapłacił w terminie, mógł odliczyć tę kwotę. Proszę wtedy poinformować kancelarię, aby zaksięgowała resztę jako skonto. Więcej w artykule Skonto na fakturze.
• Praxis Dr. Nowak: 250 euro po stronie Ma bez faktury. Wpłynęły tu pieniądze, które nie są przypisane do żadnej faktury. Proszę odszukać odpowiednią fakturę i podać kancelarii jej numer.
• Druckerei Okafor: 595 euro po stronie Ma na koncie dostawcy. Tej faktury Państwo jeszcze nie zapłacili albo Państwa płatność nie została jeszcze zaksięgowana.

W zależności od programu i kancelarii lista wygląda inaczej. Przy każdej pozycji proszę zwrócić uwagę na te dane: klient czy dostawca, numer faktury, data, kwota oraz to, czy pozycja jest po stronie Winien, czy Ma.

Dlaczego pozycja jest otwarta, choć zapłacono?

Wtedy płatność nie została przypisana do swojej faktury albo słusznie brakuje kwoty pozostałej. Zanim wezwą Państwo klienta do zapłaty, warto sprawdzić te przyczyny:

Zdublowane lub błędne numery faktur utrudniają przypisanie. Jak nadawać numery, które pozostają jednoznaczne, opisuje artykuł Nadawanie numerów faktur. Jak prawidłowo anulować fakturę, opisuje artykuł Korekta faktury.

Czy muszą Państwo prowadzić listę otwartych pozycji?

Jeśli prowadzą Państwo księgi rachunkowe i regularnie sporządzają sprawozdania finansowe, wytyczne w sprawie podatku dochodowego wymagają, aby Państwa transakcje z odroczoną płatnością (Geschäfte auf Rechnung) były przedstawiane na kontach w podziale na kontrahentów. Uznanym sposobem jest uporządkowane przechowywanie niezapłaconych faktur. Dla rachunku nadwyżki przychodów nad kosztami (Einnahmenüberschussrechnung) tych zasad tam nie ma. Własna lista jest jednak przydatna.

Jeśli prowadzą Państwo księgi i sporządzają sprawozdania. Przy księgowości podwójnej dla transakcji z odroczoną płatnością należy według wytycznych w sprawie podatku dochodowego „z reguły prowadzić konto rozrachunkowe (Kontokorrentkonto), podzielone według dłużników i wierzycieli” (R 5.2 ust. 1 zdanie 2 EStR). Przedstawienie w podziale na kontrahentów można zapewnić przez osobne konta dla każdego klienta i dostawcy albo przez uporządkowane przechowywanie nierozliczonych faktur (R 5.2 ust. 1 zdania 5 i 6 EStR). Jeśli zlecili Państwo prowadzenie księgowości kancelarii podatkowej, prowadzi ona te konta w swoim programie.

Kto musi prowadzić księgi i sporządzać sprawozdania finansowe, określają niemiecki kodeks handlowy i niemiecka ordynacja podatkowa:

Czy te progi dotyczą Państwa, wyjaśni kancelaria podatkowa. § 141 AO nie wymienia wolnych zawodów (freie Berufe), mówi o przedsiębiorcach prowadzących działalność gospodarczą oraz o rolnikach i leśnikach.

Jeśli sporządzają Państwo rachunek nadwyżki przychodów nad kosztami. R 5.2 EStR jest przypisana do § 5 EStG. Ten przepis dotyczy przedsiębiorców (Gewerbetreibende), którzy prowadzą księgi i regularnie sporządzają sprawozdania finansowe (§ 5 ust. 1 zdanie 1 EStG, niemiecka ustawa o podatku dochodowym). Przy rachunku nadwyżki przychodów nad kosztami przychód liczy się dla podatku dochodowego co do zasady dopiero wtedy, gdy pieniądze do Państwa wpłyną (§ 11 ust. 1 EStG). Dla VAT ustawa wymaga ewidencji wynagrodzeń uzgodnionych (vereinbarte Entgelte), a przy rozliczaniu według wpływu płatności – wynagrodzeń otrzymanych (vereinnahmte Entgelte) (§ 22 ust. 2 pkt 1 UStG, niemiecka ustawa o VAT). Jak szczegółowo prowadzić tę ewidencję, w razie wątpliwości wyjaśni kancelaria podatkowa.

Własna lista pomaga także bez obowiązku: widzą Państwo, który klient zalega z zapłatą, zanim zabraknie pieniędzy na koncie. A jeśli rozliczają się Państwo według wynagrodzeń uzgodnionych, widzą Państwo, dla których faktur VAT już powstał, choć pieniędzy jeszcze nie ma. Więcej w części VAT.

Wzór: samodzielne prowadzenie listy otwartych pozycji

Do własnej listy wystarczy tabela z ośmioma kolumnami, w Excelu, w innym arkuszu kalkulacyjnym lub na papierze. Jeden wiersz to jedna faktura. Gdy tylko faktura zostanie w całości zapłacona, proszę oznaczyć wiersz jako załatwiony lub przenieść go do drugiego arkusza.

Dodatkowo pomagają dwie kolumny, jeśli wysyłają Państwo przypomnienia i wezwania: „Dni po terminie” i „Data przypomnienia lub wezwania”. W polskiej wersji Excela formuła =DZIŚ()-E2 oblicza liczbę dni od terminu płatności, jeśli data terminu znajduje się w kolumnie E; w niemieckiej wersji Excela ta sama formuła brzmi =HEUTE()-E2. Filtr „Otwarte większe od 0” pokazuje tylko faktury, którymi powinni się Państwo zająć.

Dla faktur dostawców proszę założyć drugi arkusz z tymi samymi kolumnami, zamiast „Klient” jest tam „Dostawca”. Dzięki temu widzą Państwo także, którą fakturę powinni Państwo jeszcze zapłacić, na przykład aby skorzystać ze skonta.

To, kiedy faktura jest wymagalna, zależy od Państwa terminu płatności. Jak go sformułować, opisuje artykuł Termin płatności na fakturze.

Co zrobić z pozycjami otwartymi od miesięcy?

Im dłużej pozycja jest otwarta, tym bliżej przedawnienie (Verjährung). Proszę zająć się nią w tej kolejności:

1. Sprawdzić, czy jest naprawdę otwarta. Proszę przejrzeć przyczyny w części Dlaczego pozycja jest otwarta?, zanim zwrócą się Państwo do klienta.
2. Uprzejmie przypomnieć. Wzory znajdą Państwo w artykule Przypomnienie o płatności.
3. Wezwać do zapłaty. Jeśli klient nie reaguje, następuje formalne wezwanie do zapłaty (Mahnung), zob. Jak napisać wezwanie do zapłaty. Jak obliczyć odsetki za opóźnienie, opisuje artykuł Obliczanie odsetek za zwłokę.
4. Pilnować przedawnienia. Należności przedawniają się z reguły po trzech latach (§ 195 BGB, niemiecki kodeks cywilny). Termin biegnie co do zasady od końca roku, w którym roszczenie powstało (§ 199 ust. 1 BGB). Należność z 2023 roku przedawnia się więc z reguły z upływem 31 grudnia 2026 roku. Bieg przedawnienia można wstrzymać na przykład przez doręczenie sądowego nakazu zapłaty (gerichtlicher Mahnbescheid) (§ 204 ust. 1 pkt 3 BGB). Więcej w artykule Windykacja dla samozatrudnionych.
5. Wyksięgować, jeśli nic już nie wpłynie. Jeśli klient jest niewypłacalny lub należności nie da się wyegzekwować w dającej się przewidzieć przyszłości, proszę przekazać tę informację kancelarii podatkowej. Dla VAT przewidziana jest wtedy korekta, zob. następna część.

VAT od faktur, które są jeszcze otwarte

Jeśli rozliczają się Państwo w normalnym trybie według wynagrodzeń uzgodnionych, VAT powstaje za okres, w którym wykonali Państwo świadczenie, nawet jeśli klient jeszcze nie zapłacił. Jeśli za zgodą urzędu skarbowego rozliczają się Państwo według wynagrodzeń otrzymanych, podatek powstaje dopiero za okres, w którym wpłyną pieniądze. Jeśli Państwa obroty jako małego przedsiębiorcy (Kleinunternehmer) są zwolnione z podatku, ta kwestia nie występuje.

Rozliczać się według wpływu płatności mogą Państwo, jeśli urząd skarbowy zezwoli na to na wniosek. Ustawa wymienia w tym zakresie m.in. łączny obrót w poprzednim roku najwyżej 800 000 euro albo działalność w ramach wolnego zawodu (§ 20 zdanie 1 UStG). Kiedy składać deklarację, opisuje artykuł Deklaracja VAT: terminy i progi.

Gdy klient ostatecznie nie płaci. Jeśli uzgodnione wynagrodzenie stało się nieściągalne (uneinbringlich), ustawa wymaga skorygowania należnego z tego tytułu VAT (§ 17 ust. 1 zdanie 1 i ust. 2 pkt 1 UStG). Według administracji skarbowej należność jest nieściągalna w szczególności wtedy, gdy klient jest niewypłacalny lub gdy przy obiektywnej ocenie należy liczyć się z tym, że nie będą Państwo mogli wyegzekwować należności w dającej się przewidzieć przyszłości. Korekta wchodzi w grę także wtedy, gdy klient w sposób umotywowany kwestionuje istnienie lub wysokość należności (punkt 17.1 ust. 5 zdania 2 i 4 UStAE, niemieckie zarządzenie wykonawcze do VAT).

Trzy kwestie z tego samego miejsca zarządzenia wykonawczego do VAT (Umsatzsteuer-Anwendungserlass):

• Uzgodniona spłata ratalna nie czyni należności nieściągalną (zdanie 6).
• Nie muszą Państwo informować klienta, jeśli traktują Państwo należność jako nieściągalną (zdanie 10).
• Jeśli klient jednak zapłaci później, ustawa wymaga ponownej korekty (§ 17 ust. 2 pkt 1 zdanie 2 UStG).

Czy któraś z Państwa należności jest już nieściągalna, najlepiej rozstrzygnąć razem z kancelarią podatkową.

Lista OPOS przy zamknięciu roku

Przy zamknięciu roku (Jahresabschluss) liczy się, które pozycje są naprawdę otwarte na dzień bilansowy. Kupcy sporządzają na koniec każdego roku obrotowego inwentarz (Inventar), w którym dokładnie wykazują m.in. swoje należności i długi (§ 240 ust. 1 i 2 HGB). Wyjątek stanowią jednoosobowi kupcy zwolnieni na podstawie § 241a HGB. Dla przedsiębiorców, którzy prowadzą księgi na podstawie § 141 AO, § 240 HGB stosuje się odpowiednio (§ 141 ust. 1 zdanie 2 AO).

Jeśli otrzymują Państwo w tym celu listę od kancelarii, proszę przejrzeć ją w ten sposób:

1. Proszę odhaczyć każdą pozycję, która na dzień bilansowy była naprawdę otwarta.
2. Proszę oznaczyć pozycje zapłacone i dołączyć dowód zapłaty lub wyciąg z konta.
3. Przy pozycjach, których Państwo nie znają, proszę zanotować krótkie pytanie do kancelarii.
4. Proszę wskazać należności, przy których nie liczą już Państwo na pieniądze, aby kancelaria mogła je wycenić.

Najczęstsze pytania

Co oznacza OPOS?

OPOS to skrót od „offene Posten”, czyli otwarte pozycje. Lista OPOS to zestawienie wszystkich pozycji, które nie zostały jeszcze rozliczone.

Jak brzmi „offene Posten” po angielsku?

Angielskie tłumaczenie niemieckiego kodeksu handlowego, udostępniane przez służbę językową Federalnego Ministerstwa Sprawiedliwości, nazywa należności z tytułu dostaw i usług „trade receivables”, a zobowiązania z tytułu dostaw i usług „trade payables” (§ 266 HGB). Dla samej listy dosłownym tłumaczeniem jest „open items list”.

Czy każda faktura musi trafić na listę, nawet jeśli zostaje od razu zapłacona?

W przypadku faktur od dostawców administracja skarbowa dopuszcza ułatwienie: nie budzi zastrzeżeń, jeśli faktury za towary i koszty, zapłacone w ciągu ośmiu dni od otrzymania faktury lub w ramach ich zwykłego obiegu w firmie, nie są ujmowane na kontach rozrachunkowych (kontokorrentmäßig), czyli nie na osobnym koncie dla każdego dostawcy (R 5.2 ust. 1 zdanie 3 EStR). Sprzedaż gotówkowa, zapłacona od razu, w ogóle nie staje się otwartą pozycją.

Jak często sprawdzać otwarte pozycje?

Dla księgowości administracja skarbowa dopuszcza, aby transakcje z odroczoną płatnością z danego miesiąca były ujmowane do końca następnego miesiąca, jeśli żadne dokumenty nie mogą zaginąć (R 5.2 ust. 1 zdanie 4 EStR). Przy własnej liście pomaga stały termin, na przykład raz w tygodniu lub przed każdą wstępną deklaracją VAT. Wtedy przeterminowana faktura zostanie zauważona, dopóki wystarcza jeszcze uprzejme przypomnienie.

Proszę wypróbować Easy Invoice przez 10 dni za darmo — bez danych płatniczych, test kończy się sam.

Źródła

• Wytyczne w sprawie podatku dochodowego (Einkommensteuer-Richtlinien), R 5.2 ust. 1: prawidłowe prowadzenie ksiąg, transakcje kredytowe i ich ujmowanie w okresach (oficjalny podręcznik podatku dochodowego Federalnego Ministerstwa Finansów, Amtliches Einkommensteuer-Handbuch, po niemiecku)
• § 5 EStG, zysk kupców i niektórych innych przedsiębiorców (po niemiecku)
• § 6 HGB, spółki handlowe (po niemiecku)
• § 13 GmbHG, osoba prawna, spółka handlowa (po niemiecku)
• § 238 HGB, obowiązek prowadzenia ksiąg (po niemiecku)
• § 239 HGB, prowadzenie ksiąg handlowych (po niemiecku)
• § 240 HGB, inwentarz (po niemiecku)
• § 241a HGB, zwolnienie z obowiązku prowadzenia ksiąg (po niemiecku)
• § 242 HGB, obowiązek sporządzenia (po niemiecku)
• § 266 HGB, układ bilansu (po niemiecku)
• Niemiecki kodeks handlowy (Handelsgesetzbuch), angielskie tłumaczenie służby językowej Federalnego Ministerstwa Sprawiedliwości, Section 266 (po angielsku)
• § 141 AO, obowiązek prowadzenia ksiąg przez niektórych podatników (po niemiecku)
• § 146 AO, przepisy porządkowe dotyczące prowadzenia ksiąg (po niemiecku)
• § 11 EStG, wpływy i wydatki (po niemiecku)
• § 13 UStG, powstanie obowiązku podatkowego (po niemiecku)
• § 17 UStG, zmiana podstawy opodatkowania (po niemiecku)
• § 19 UStG, opodatkowanie małych przedsiębiorców (po niemiecku)
• § 20 UStG, obliczanie podatku według wynagrodzeń otrzymanych (po niemiecku)
• § 22 UStG, obowiązki ewidencyjne (po niemiecku)
• § 195 BGB, ogólny termin przedawnienia (po niemiecku)
• § 199 BGB, początek biegu ogólnego terminu przedawnienia (po niemiecku)
• § 204 BGB, zawieszenie biegu przedawnienia przez dochodzenie roszczeń (po niemiecku)
• Federalne Ministerstwo Finansów: niemieckie zarządzenie wykonawcze do VAT (Umsatzsteuer-Anwendungserlass), stan na 2 czerwca 2026 roku, punkt 17.1 (po niemiecku)
• DATEV: plan kont SKR 03 dla budownictwa i rzemiosła (Kontenrahmen SKR 03 Bau und Handwerk), ważny na 2026 rok, konta osobowe (po niemiecku)
• DATEV: plan kont SKR 04 dla budownictwa i rzemiosła (Kontenrahmen SKR 04 Bau und Handwerk), ważny na 2026 rok, konta osobowe (po niemiecku)
• Händlerbund: zarządzanie należnościami (Forderungsmanagement) (stan na 13 lipca 2026 roku) (po niemiecku)