Almanya'da nazik ödeme hatırlatması: kopyalanabilir örnek metinler

Ödeme hatırlatmasını (Zahlungserinnerung), faturanızdaki ödeme süresi dolduğunda ve para hâlâ hesabınıza geçmediğinde gönderirsiniz. Hatırlatmada fatura numarasını, tutarı ve yeni bir ödeme tarihini belirtir, faturayı bir kez daha eklersiniz. Kanun belirli bir biçim öngörmez, e-posta da olur. Hukuken önemli olan adı değil, içeriğidir: Açıkça ödeme talep ederseniz çok nazik bir hatırlatma da ihtardır (Mahnung). Aşağıda çok nazikten kararlıya üç örnek ile kopyalanabilir Almanca ve İngilizce metinler bulursunuz.

İçindekiler

• Ödeme hatırlatmasını ne zaman göndermeliyim?
• Ödeme hatırlatmasında neler olmalı?
• Örnek 1: çok nazik, düzenli müşteriler için
• Örnek 2: nesnel, neredeyse her zaman uygun
• Örnek 3: kararlı, ikinci hatırlatma
• Almanca ve İngilizce ödeme hatırlatması
• Seçebileceğiniz konu satırları
• Ödeme hatırlatması zaten bir ihtar mıdır?
• Ücret veya faiz isteyebilir miyim?
• Yanıt yoksa: sonraki adımlar
• Sık sorulan sorular

Ödeme hatırlatmasını ne zaman göndermeliyim?

Faturanızdaki süre dolar dolmaz hatırlatabilirsiniz. Kanun bir bekleme süresi öngörmez. Yine de yazmadan önce bir iki banka iş günü bekleyin.

Nedeni: Müşteriniz havale talimatını sürenin son günü verirse banka parayı bir sonraki iş gününün sonuna kadar yolda tutabilir (§ 675s fıkra 1 BGB). Kâğıt üzerinde verilen bir havale talimatında buna bir iş günü daha eklenebilir.

Bir örnek: Faturanızda “15 Ekim 2026 Perşembe gününe kadar ödenecektir” yazıyor. Para en geç 16 Ekim Cuma günü sonunda bankanızda olmalıdır. 19 Ekim Pazartesi günü hesabınıza bakın. Ödeme yoksa hatırlatmayı gönderin.

Vade gününden önce nazik bir mesaj da mümkündür, örneğin “Faturanızın vadesi cuma günü doluyor”. Ancak bu, hukuki anlamda bir ihtar değildir. İhtar, vade geldikten sonra yapılmalıdır (§ 286 fıkra 1 BGB).

Çok fatura kesiyorsanız süreleri en iyisi bir genel bakış üzerinden takip edin. Böyle bir genel bakışı açık kalemler listesi olarak nasıl tutacağınız Açık kalemler listesi (OPOS) yazısında anlatılıyor. office1.cloud ödeme hatırlatmaları modülünde belirli bir tarih itibarıyla vadesi gelmiş tüm faturaları görür ve hatırlatmayı toplu hatırlatma (Sammelmahnung) olarak e-posta ile gönderirsiniz, kendi metninizle ve asıl fatura ekte olacak şekilde. Hatırlatma aşamalarını kendiniz belirlersiniz, üç aşama önceden ayarlıdır.

Ödeme hatırlatmasında neler olmalı?

Zorunlu olan yalnızca açık bir ödeme talebidir. Diğer her şey, müşterinizin soru sormadan havale yapabilmesini sağlar.

Yeni süreyi ne kadar tutacağınıza siz karar verirsiniz. Örneklerde yedi gün yer alır. Faturanın kendisinde nelerin bulunması gerektiği Fatura yazmak yazısında anlatılıyor.

Örnek 1: çok nazik, düzenli müşteriler için

İyi çalıştığınız ve bir gözden kaçma olduğunu düşündüğünüz müşteriler için. Köşeli parantez içindeki bilgileri değiştirin.

Konu: Kısa bir hatırlatma: [fatura tarihi] tarihli [fatura numarası] numaralı fatura

Merhaba [soyadı] Hanım,

Umarım her şey yolundadır. Açık kalemlerime bakarken [fatura tarihi]
tarihli, [tutar] avro tutarındaki [fatura numarası] numaralı faturamın
henüz ödenmediğini fark ettim. Belki günlük işlerin arasında gözden
kaçmıştır.

Faturayı size bir kez daha ekte gönderiyorum. Lütfen tutarı
[yeni tarih] tarihine kadar hesabıma havale edin:

  Hesap sahibi:       [ad]
  IBAN:               [IBAN]
  Ödeme açıklaması:   [fatura numarası]

Bu arada ödemeyi zaten yaptıysanız lütfen bu mesajı dikkate almayın.
Faturayla ilgili sorularınız için bana [telefon numarası] numarasından
ulaşabilirsiniz.

Selamlarımla
[adınız]

Örnek 2: nesnel, neredeyse her zaman uygun

Henüz iyi tanımadığınız müşteriler ve mesajın ortak bir adrese gittiği, kendi muhasebesi olan firmalar için.

Konu: [fatura numarası] numaralı fatura için ödeme hatırlatması

Sayın [soyadı] Hanım, / Sayın [soyadı] Bey,

[hizmetin kısa tanımı] için [fatura tarihi] tarihinde size [tutar] avro
tutarında, [vade tarihi] tarihine kadar ödenecek [fatura numarası]
numaralı faturayı kestim. Bugüne kadar bir ödeme girişi göremedim.

Lütfen açık tutarı [yeni tarih] tarihine kadar aşağıdaki hesaba
havale edin:

  Hesap sahibi:       [ad]
  IBAN:               [IBAN]
  BIC:                [BIC]
  Ödeme açıklaması:   [fatura numarası]

Faturayı her ihtimale karşı ekte bulabilirsiniz. Ödemeniz bu
hatırlatmayla aynı zamana denk geldiyse hatırlatma geçersizdir.

Saygılarımla
[adınız]
[firma, telefon numarası]

Örnek 3: kararlı, ikinci hatırlatma

İlk hatırlatmaya ne para ne de yanıt geldiği durum için. Ton nazik kalır, ancak süre resmî ihtardan önceki son süredir.

Konu: İkinci ödeme hatırlatması: [fatura numarası] numaralı fatura, [vade tarihi] tarihinden beri vadesi geçmiş

Sayın [soyadı] Bey,

[fatura tarihi] tarihli, [tutar] avro tutarındaki [fatura numarası]
numaralı faturamın vadesi [vade tarihi] tarihinde doldu.
[ilk hatırlatmanın tarihi] tarihli hatırlatmama ne bir ödeme ne de
bir yanıt aldım.

Lütfen tutarı en geç [yeni tarih] tarihine kadar aşağıdaki hesaba
havale edin:

  Hesap sahibi:       [ad]
  IBAN:               [IBAN]
  BIC:                [BIC]
  Ödeme açıklaması:   [fatura numarası]

Ödeme o tarihe kadar gelmezse yasal gecikme faizini talep edeceğim
ve başka adımlar atacağım.

Faturayla ilgili bir sorun varsa veya tutarı şu anda tek seferde
ödeyemiyorsanız lütfen beni arayın: [telefon numarası].
O zaman bir çözüm buluruz.

Saygılarımla
[adınız]

Müşteriniz tek seferde ödeyemiyorsa taksit anlaşmasını yazılı olarak kayıt altına alın. Bunun nasıl yapılacağı Taksitli ödeme anlaşması yazısında anlatılıyor.

Almanca ve İngilizce ödeme hatırlatması

Almanya'daki müşteriler için: Örnek 2'nin kelimesi kelimesine Almanca metni. Köşeli parantez içindeki alanlar Örnek 2'dekilerle aynıdır.

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte Frau [Nachname], / Sehr geehrter Herr [Nachname],

für [kurze Bezeichnung der Leistung] habe ich Ihnen am [Rechnungsdatum]
die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro gestellt, zahlbar bis
[Fälligkeitsdatum]. Einen Zahlungseingang konnte ich bis heute nicht
feststellen.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [neues Datum] auf
folgendes Konto:

  Kontoinhaber:      [Name]
  IBAN:              [IBAN]
  BIC:               [BIC]
  Verwendungszweck:  [Rechnungsnummer]

Die Rechnung finden Sie zur Sicherheit im Anhang. Sollte sich Ihre
Zahlung mit dieser Erinnerung überschnitten haben, ist sie gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Firma, Telefonnummer]

Yurt dışındaki müşteriler için. İngilizcede ödeme hatırlatmasına “payment reminder”, nazik bir ilk uyarıya ise “friendly reminder” de denir.

Subject: Payment reminder: invoice [invoice number] of [invoice date]

Dear Ms [last name], / Dear Mr [last name],

I hope all is well. According to my records, invoice [invoice number]
dated [invoice date] for EUR [amount] is still outstanding. It was due
on [due date].

I have attached a copy for your convenience. Please transfer the amount
by [new date] to the following account:

  Account holder:  [name]
  IBAN:            [IBAN]
  BIC:             [BIC]
  Reference:       [invoice number]

If you have already made the payment, please disregard this message.
If you have any questions about the invoice, please let me know.

Kind regards
[your name]

Bu yazıdaki ihtar ve temerrüt kuralları Alman hukukuna göre geçerlidir. Bunların yurt dışındaki müşteriniz için de geçerli olup olmadığı, sözleşmenize hangi hukukun uygulandığına bağlıdır.

Seçebileceğiniz konu satırları

Konu satırı, hangi faturanın söz konusu olduğunu hemen göstermelidir. Fatura numarası her zaman yer almalıdır.

• Kısa bir hatırlatma: [tarih] tarihli [numara] numaralı fatura
• [numara] numaralı fatura için ödeme hatırlatması
• [tutar] avro tutarındaki [numara] numaralı açık fatura
• [numara] numaralı faturanız: ödeme hâlâ açık
• İkinci ödeme hatırlatması: [numara] numaralı fatura, [tarih] tarihinden beri vadesi geçmiş

Ödeme hatırlatması zaten bir ihtar mıdır?

Evet, açıkça ödeme talep ediyorsa. O zaman müşteriniz hatırlatma kendisine ulaştığı anda temerrüde (Verzug) düşer ve o andan itibaren gecikme faizi isteyebilirsiniz.

Kanun “ödeme hatırlatması” (Zahlungserinnerung) kelimesini tanımaz. Yalnızca ihtardan (Mahnung) söz eder (§ 286 fıkra 1 BGB) ve bunun için ne bir ad ne de bir biçim öngörür. Federal Yüksek Mahkeme'ye (Bundesgerichtshof, BGH) göre ihtar için “alacaklının borçlanılan edimi talep ettiğini açıkça ifade ettiği her açık ve belirli talep” yeterlidir (10 Mart 1998 tarihli karar, NJW 1998, 2132). Yazının bunun için temerrüdün sonuçlarına dair bir uyarı içermesi gerekmez. Bu yazıdaki üç örneğin üçü de açıkça ödeme talep eder.

Bunun sizin için sonuçları:

• Hatırlatma ile birinci, ikinci ve üçüncü ihtardan oluşan bir zincire ihtiyacınız yoktur. Vadeden sonra tek bir ihtar yeterlidir (§ 286 fıkra 1 BGB).
• Faturanızdaki ödeme vadesi ihtarın yerini tutmaz. Faturaya yalnızca tek taraflı olarak yazdığınız bir tarih, temerrüdü kendiliğinden başlatmaz (BGH, 25 Ekim 2007 tarihli karar, III ZR 91/07). Ayrıntılar Faturada ödeme vadesi yazısında.
• Hiç hatırlatma olmasa da kurumsal bir müşteri, vadeden ve faturanın ulaşmasından en geç 30 gün sonra temerrüde düşer. Bireysel müşterilerde bu, yalnızca faturanız bu sonuca özellikle dikkat çekiyorsa geçerlidir (§ 286 fıkra 3 BGB).

Faiz ve götürü tutarla resmî ihtarın nasıl göründüğü İhtar yazmak yazısında anlatılıyor.

Ücret veya faiz isteyebilir miyim?

İlk hatırlatmaya kural olarak ne ücret ne de faiz yazılır. İkisi de ancak müşteriniz temerrüde düştüğünde söz konusu olur.

• Gecikme faizi: Para borcuna temerrüt süresince faiz işler (§ 288 fıkra 1 BGB). Bireysel müşterilerde faiz, temel faiz oranının beş yüzde puan, tüketicinin taraf olmadığı işlemlerde dokuz yüzde puan üzerindedir (§ 288 fıkra 1 ve 2 BGB).
• 40 avroluk götürü tutar: Tüketici olmayan bir müşteri temerrüde düştüğünde bu tutarı isteme hakkınız vardır (§ 288 fıkra 5 BGB). Bireysel müşterilerde bu tutar yoktur.

Temerrüdü ancak sizin hatırlatmanız başlatıyorsa, müşteriniz siz yazarken henüz temerrütte değildi. Bu durumda faiz ancak hatırlatmanın ulaşmasından itibaren işler ve götürü tutarı da ancak bu andan itibaren, yani bir sonraki mesajınızda isteyebilirsiniz. Müşteriniz daha önce, örneğin 30 gün kuralıyla temerrüde düşmüşse ikisini de hatırlatmada belirtebilirsiniz. Faizi nasıl hesaplayacağınız Gecikme faizi hesaplama yazısında anlatılıyor.

Yanıt yoksa: sonraki adımlar

İkinci hatırlatma da ödemesiz kalırsa, faiz tutarını rakamla gösteren ve kurumsal müşterilerde götürü tutarı da içeren resmî ihtara geçin. Bunun örneği İhtar yazmak yazısında.

Bundan sonra da bir şey gelmezse geriye mahkeme ödeme emri prosedürü (gerichtliches Mahnverfahren), bir tahsilat bürosu ya da avukat kalır. Hangi yolun ne zaman uygun olduğu Müşteri ödemiyor – ne yapmalı? yazısında anlatılıyor. Hatırlatma ve ihtarları kalıcı olarak sabit aşamalara nasıl oturtacağınızı Serbest çalışanlar için ödeme hatırlatma süreci yazısı açıklıyor.

Sık sorulan sorular

Nazik bir ödeme hatırlatması nasıl yazılır?

Fatura numarasını, tarihi ve tutarı belirtin, bir gözden kaçma olduğunu varsayın ve belirli bir tarihe kadar ödeme yapılmasını rica edin. Faturayı ekleyin ve ödeme zaten yapıldıysa mesajın geçersiz olduğunu belirten cümleyle bitirin. Hazır bir örnek Örnek 1 bölümünde.

Ödeme hatırlatması ile ihtar arasındaki fark nedir?

Hatırlatma açıkça ödeme talep ediyorsa hukuken hiçbir fark yoktur. Fark tondadır: Hatırlatma nazik kalır ve kural olarak faiz belirtmez. Resmî ihtar ise faizi ve götürü tutarı rakamla gösterir ve başka adımlar atılacağını bildirir.

Ödeme hatırlatmasını e-posta ile gönderebilir miyim?

Evet. Kanun ihtar için bir biçim öngörmez. Gönderilen e-postayı saklayın, böylece ne zaman hatırlattığınızı sonradan gösterebilirsiniz.

Kaç ödeme hatırlatması göndermem gerekir?

Belirli bir sayı yoktur. Temerrüt için vadeden sonra tek bir ihtar yeterlidir (§ 286 fıkra 1 BGB). Öncesinde kaç nazik hatırlatma göndereceğiniz, müşteri ilişkiniz açısından sizin kararınızdır.

Easy Invoice'i 10 gün ücretsiz deneyin — ödeme bilgisi olmadan, deneme kendiliğinden sona erer.

Kaynaklar

• § 286 BGB, borçlunun temerrüdü (Almanca)
• § 288 BGB, gecikme faizi ve diğer temerrüt zararı (Almanca)
• § 675s BGB, ödeme işlemlerinde ifa süresi (Almanca)
• Federal Yüksek Mahkeme, 10 Mart 1998 tarihli karar, NJW 1998, 2132, ihtarın şartları, LMU München yayını (Almanca)
• Federal Yüksek Mahkeme, 25 Ekim 2007 tarihli karar, III ZR 91/07, NJW 2008, 50: tek taraflı belirlenen ödeme vadesi ihtarın yerini tutmaz
• Händlerbund: İhtar, yasal düzenlemeler ve örnek, 4 Ağustos 2026 itibarıyla (Almanca)