Betalingsherinnering schrijven in Duitsland: vriendelijke voorbeelden

Een betalingsherinnering (Zahlungserinnerung) stuurt u zodra de betalingstermijn van uw factuur is verstreken en het geld niet op uw rekening staat. Daarin noemt u het factuurnummer, het bedrag en een nieuwe betaaldatum, en u voegt de factuur nogmaals bij. Een bepaalde vorm schrijft de wet niet voor, een e-mail is mogelijk. Juridisch telt de inhoud, niet de naam: vraagt u ondubbelzinnig om betaling, dan is ook een zeer vriendelijke herinnering een aanmaning (Mahnung). Hieronder vindt u drie voorbeelden van zeer vriendelijk tot beslist en een Duitse en een Engelse versie om te kopiëren.

Inhoud

• Wanneer stuur ik de betalingsherinnering?
• Wat hoort er in de betalingsherinnering?
• Voorbeeld 1: zeer vriendelijk, voor vaste klanten
• Voorbeeld 2: zakelijk, past bijna altijd
• Voorbeeld 3: beslist, de tweede herinnering
• Betalingsherinnering in het Duits
• Onderwerpregels om uit te kiezen
• Is de betalingsherinnering al een aanmaning?
• Mag ik kosten of rente vragen?
• Geen reactie: zo gaat het verder
• Veelgestelde vragen

Wanneer stuur ik de betalingsherinnering?

U mag herinneren zodra de termijn op uw factuur is verstreken. Een wachttijd schrijft de wet niet voor. Wacht toch een of twee bankwerkdagen voordat u schrijft.

De reden: geeft uw klant de overboeking op de laatste dag van de termijn op, dan mag de bank het geld tot het einde van de volgende werkdag onderweg laten (§ 675s lid 1 BGB, het Duitse Burgerlijk Wetboek of Bürgerliches Gesetzbuch). Bij een overboeking op papier kan er nog een werkdag bij komen.

Een voorbeeld: op uw factuur staat „te betalen uiterlijk donderdag 15 oktober 2026". Het geld moet uiterlijk aan het einde van vrijdag 16 oktober bij uw bank zijn. Kijk op maandag 19 oktober op uw rekening. Ontbreekt de betaling, stuur dan de herinnering.

Een vriendelijk bericht vóór de vervaldag is ook mogelijk, bijvoorbeeld „Uw factuur vervalt op vrijdag". Een aanmaning in juridische zin is dat echter niet. Die moet na het intreden van de opeisbaarheid volgen (§ 286 lid 1 BGB).

Schrijft u veel facturen, houd de termijnen dan het best in een overzicht bij. Hoe u zo'n overzicht als lijst met openstaande posten bijhoudt, staat in het artikel OPOS-lijst lezen. In de aanmaningsmodule van office1.cloud ziet u op een peildatum alle vervallen facturen en verstuurt u de herinnering als verzamelaanmaning (Sammelmahnung) per e-mail, met uw eigen tekst en de oorspronkelijke factuur als bijlage. De aanmaningsniveaus (Mahnstufen) legt u zelf vast, drie zijn vooraf ingesteld.

Wat hoort er in de betalingsherinnering?

Verplicht is alleen een duidelijk verzoek om te betalen. Al het andere zorgt ervoor dat uw klant zonder wedervraag kan overmaken.

Hoe lang u de nieuwe termijn maakt, beslist u zelf. In de voorbeelden staan zeven dagen. Wat op de factuur zelf moet staan, leest u in het artikel Een factuur schrijven.

Voorbeeld 1: zeer vriendelijk, voor vaste klanten

Voor klanten met wie u goed samenwerkt en bij wie u uitgaat van een vergissing. Vervang de gegevens tussen vierkante haken.

Onderwerp: Korte herinnering: factuur [factuurnummer] van [factuurdatum]

Goedendag mevrouw [achternaam],

Ik hoop dat alles goed met u gaat. Bij het doornemen van mijn
openstaande posten viel me op dat mijn factuur [factuurnummer] van
[factuurdatum] over [bedrag] euro nog openstaat. Misschien is die in
de drukte ondergesneeuwd.

Ik heb de factuur nogmaals bijgevoegd. Maakt u het bedrag alstublieft
uiterlijk [nieuwe datum] over naar mijn rekening:

  Rekeninghouder:    [naam]
  IBAN:              [IBAN]
  Omschrijving:      [factuurnummer]

Hebt u inmiddels al betaald, dan kunt u dit bericht als afgehandeld
beschouwen. Voor vragen over de factuur bereikt u mij op
[telefoonnummer].

Hartelijke groet
[uw naam]

Voorbeeld 2: zakelijk, past bijna altijd

Voor klanten die u nog niet goed kent, en voor bedrijven met een eigen boekhouding, waar het bericht naar een algemeen adres gaat.

Onderwerp: Betalingsherinnering factuur [factuurnummer]

Geachte mevrouw [achternaam], / Geachte heer [achternaam],

Voor [korte omschrijving van de dienst] heb ik u op [factuurdatum]
factuur [factuurnummer] over [bedrag] euro gestuurd, te betalen
uiterlijk [vervaldatum]. Tot op heden heb ik geen betaling kunnen
vaststellen.

Maakt u het openstaande bedrag alstublieft uiterlijk [nieuwe datum]
over naar de volgende rekening:

  Rekeninghouder:    [naam]
  IBAN:              [IBAN]
  BIC:               [BIC]
  Omschrijving:      [factuurnummer]

Voor de zekerheid vindt u de factuur in de bijlage. Mocht uw betaling
deze herinnering hebben gekruist, dan kunt u deze herinnering als niet
verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet
[uw naam]
[bedrijf, telefoonnummer]

Voorbeeld 3: beslist, de tweede herinnering

Voor het geval dat er op de eerste herinnering geen geld en geen antwoord kwam. De toon blijft beleefd, maar de termijn is de laatste vóór de formele aanmaning (förmliche Mahnung).

Onderwerp: Tweede betalingsherinnering: factuur [factuurnummer], vervallen sinds [vervaldatum]

Geachte heer [achternaam],

Mijn factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] over [bedrag] euro is
sinds [vervaldatum] vervallen. Op mijn herinnering van [datum van de
eerste herinnering] heb ik geen betaling en geen antwoord ontvangen.

Maakt u het bedrag alstublieft uiterlijk [nieuwe datum] over naar de
volgende rekening:

  Rekeninghouder:    [naam]
  IBAN:              [IBAN]
  BIC:               [BIC]
  Omschrijving:      [factuurnummer]

Is de betaling dan niet binnen, dan zal ik de wettelijke
vertragingsrente in rekening brengen en verdere stappen ondernemen.

Is er een probleem met de factuur of kunt u het bedrag op dit moment
niet in één keer betalen, belt u mij dan: [telefoonnummer]. Dan vinden
we een oplossing.

Met vriendelijke groet
[uw naam]

Kan uw klant niet in één keer betalen, leg een afspraak over termijnbetalingen dan schriftelijk vast. Hoe dat gaat, leest u in het artikel Betalingsregeling.

Betalingsherinnering in het Duits

Voor klanten in Duitsland staat hier voorbeeld 2 letterlijk in het Duits om te kopiëren; vervang de gegevens tussen vierkante haken.

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte Frau [Nachname], / Sehr geehrter Herr [Nachname],

für [kurze Bezeichnung der Leistung] habe ich Ihnen am [Rechnungsdatum]
die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro gestellt, zahlbar bis
[Fälligkeitsdatum]. Einen Zahlungseingang konnte ich bis heute nicht
feststellen.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [neues Datum] auf
folgendes Konto:

  Kontoinhaber:      [Name]
  IBAN:              [IBAN]
  BIC:               [BIC]
  Verwendungszweck:  [Rechnungsnummer]

Die Rechnung finden Sie zur Sicherheit im Anhang. Sollte sich Ihre
Zahlung mit dieser Erinnerung überschnitten haben, ist sie gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Firma, Telefonnummer]

Voor internationale klanten kunt u deze Engelse versie gebruiken.

Subject: Payment reminder: invoice [invoice number] of [invoice date]

Dear Ms [last name], / Dear Mr [last name],

I hope all is well. According to my records, invoice [invoice number]
dated [invoice date] for EUR [amount] is still outstanding. It was due
on [due date].

I have attached a copy for your convenience. Please transfer the amount
by [new date] to the following account:

  Account holder:  [name]
  IBAN:            [IBAN]
  BIC:             [BIC]
  Reference:       [invoice number]

If you have already made the payment, please disregard this message.
If you have any questions about the invoice, please let me know.

Kind regards
[your name]

De regels over aanmaning en verzuim (Verzug) in dit artikel gelden naar Duits recht. Of ze ook gelden voor een klant buiten Duitsland, hangt ervan af welk recht op uw overeenkomst van toepassing is.

Onderwerpregels om uit te kiezen

De onderwerpregel moet meteen laten zien om welke factuur het gaat. Het factuurnummer hoort er altijd in.

• Korte herinnering: factuur [nummer] van [datum]
• Betalingsherinnering factuur [nummer]
• Openstaande factuur [nummer] over [bedrag] euro
• Uw factuur [nummer]: betaling nog open
• Tweede betalingsherinnering: factuur [nummer], vervallen sinds [datum]

Is de betalingsherinnering al een aanmaning?

Ja, als ze ondubbelzinnig om betaling vraagt. Dan raakt uw klant in verzuim zodra hij de herinnering ontvangt, en vanaf dat moment mag u vertragingsrente (Verzugszinsen) vragen.

De wet kent het woord betalingsherinnering niet. Ze spreekt alleen van de aanmaning (§ 286 lid 1 BGB) en schrijft daarvoor geen naam en geen vorm voor. Als aanmaning volstaat volgens het Duitse federale hooggerechtshof (Bundesgerichtshof, BGH) „elk duidelijk en bepaald verzoek waarmee de schuldeiser ondubbelzinnig te kennen geeft dat hij de verschuldigde prestatie verlangt" (arrest van 10 maart 1998, NJW 1998, 2132). Een verwijzing naar de gevolgen van het verzuim hoeft de brief daarvoor niet te bevatten. Alle drie de voorbeelden in dit artikel vragen ondubbelzinnig om betaling.

Wat dit voor u betekent:

• U hebt geen reeks van herinnering, eerste, tweede en derde aanmaning nodig. Eén aanmaning na de vervaldag volstaat (§ 286 lid 1 BGB).
• De betalingstermijn op uw factuur vervangt de aanmaning niet. Een datum die u alleen eenzijdig op de factuur zet, leidt niet vanzelf tot verzuim (BGH, arrest van 25 oktober 2007, III ZR 91/07). Meer daarover in het artikel Betalingstermijn op de factuur.
• Zonder enige herinnering raakt een zakelijke klant uiterlijk 30 dagen na de vervaldag en ontvangst van de factuur in verzuim. Bij particuliere klanten geldt dat alleen als uw factuur uitdrukkelijk op dit gevolg wijst (§ 286 lid 3 BGB).

Hoe de formele aanmaning eruitziet, met rente en forfait, leest u in het artikel Aanmaning schrijven.

Mag ik kosten of rente vragen?

In de eerste herinnering horen doorgaans geen kosten en geen rente. Beide komen pas als uw klant in verzuim is.

• Vertragingsrente: over een geldschuld is tijdens het verzuim rente verschuldigd (§ 288 lid 1 BGB). Bij particuliere klanten is dat vijf procentpunten boven de basisrente (Basiszinssatz), bij transacties zonder consument negen procentpunten (§ 288 lid 1 en 2 BGB).
• Forfait van 40 euro: daarop hebt u recht bij verzuim van een klant die geen consument is (§ 288 lid 5 BGB). Bij particuliere klanten bestaat dit forfait niet.

Brengt pas uw herinnering het verzuim teweeg, dan was uw klant bij het schrijven nog niet in verzuim. De rente loopt dan pas vanaf de ontvangst van de herinnering, en het forfait kunt u pas vanaf dat moment vragen, dus in uw volgende bericht. Was hij al eerder in verzuim, bijvoorbeeld via de 30-dagenregel, dan mag u beide al in de herinnering noemen. Hoe u de rente berekent, leest u in het artikel Vertragingsrente berekenen.

Geen reactie: zo gaat het verder

Blijft ook de tweede herinnering zonder betaling, stap dan over op de formele aanmaning met een berekend rentebedrag en, bij zakelijke klanten, het forfait. Het voorbeeld daarvoor staat in het artikel Aanmaning schrijven.

Komt er daarna nog steeds niets, dan blijven de gerechtelijke aanmaningsprocedure (gerichtliches Mahnverfahren), een incassobureau of een advocaat over. Welke weg wanneer past, leest u in het artikel Klant betaalt niet – wat te doen?. Hoe u herinneringen en aanmaningen blijvend in vaste niveaus onderbrengt, beschrijft het artikel Aanmaningen voor zzp'ers.

Veelgestelde vragen

Hoe schrijf ik een vriendelijke betalingsherinnering?

Noem factuurnummer, datum en bedrag, ga uit van een vergissing en vraag om betaling uiterlijk op een concrete datum. Voeg de factuur bij en sluit af met de zin dat het bericht is afgehandeld als er al betaald is. Een kant-en-klaar voorbeeld staat in het hoofdstuk Voorbeeld 1.

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?

Juridisch geen, als de herinnering ondubbelzinnig om betaling vraagt. Het verschil zit in de toon: de herinnering blijft vriendelijk en noemt doorgaans geen rente. De formele aanmaning noemt rente en forfait met bedragen en kondigt verdere stappen aan.

Mag ik de betalingsherinnering per e-mail sturen?

Ja. De wet schrijft voor de aanmaning geen vorm voor. Bewaar de verzonden e-mail, zodat u later kunt aantonen wanneer u hebt herinnerd.

Hoeveel betalingsherinneringen moet ik sturen?

Geen bepaald aantal. Eén aanmaning na de vervaldag volstaat voor het verzuim (§ 286 lid 1 BGB). Hoeveel vriendelijke herinneringen u daarvoor stuurt, is uw beslissing voor de klantrelatie.

Probeer Easy Invoice 10 dagen gratis — zonder betaalgegevens, de proef eindigt vanzelf.

Bronnen

• § 286 BGB, verzuim van de schuldenaar (Duits)
• § 288 BGB, vertragingsrente en overige schade door verzuim (Duits)
• § 675s BGB, uitvoeringstermijn voor betalingstransacties (Duits)
• Bundesgerichtshof, arrest van 10 maart 1998, NJW 1998, 2132, eisen aan de aanmaning, afdruk LMU München (Duits)
• Bundesgerichtshof, arrest van 25 oktober 2007, III ZR 91/07, NJW 2008, 50: een eenzijdig bepaalde betalingstermijn vervangt de aanmaning niet
• Händlerbund: aanmaning, wettelijke regels en voorbeeld, stand 4 augustus 2026 (Duits)