Recordatorio de pago en Alemania: plantillas amables para copiar

Envíe un recordatorio de pago (Zahlungserinnerung) en cuanto haya vencido el plazo de pago de su factura y el dinero no esté en su cuenta. El recordatorio indica el número de factura, el importe y una nueva fecha de pago, y adjunta otra vez la factura. La ley no exige una forma determinada; un correo electrónico es posible. Jurídicamente cuenta el contenido, no el nombre: si pide el pago de forma inequívoca, incluso un recordatorio muy amable es una reclamación de pago (Mahnung). Más abajo encontrará tres plantillas, de muy amable a firme, y una versión en alemán y otra en inglés para copiar.

Contenido

• ¿Cuándo envío el recordatorio de pago?
• ¿Qué debe incluir el recordatorio de pago?
• Plantilla 1: muy amable, para clientes habituales
• Plantilla 2: objetiva, sirve casi siempre
• Plantilla 3: firme, el segundo recordatorio
• Recordatorio de pago en alemán e inglés
• Líneas de asunto para elegir
• ¿El recordatorio de pago ya es una reclamación?
• ¿Puedo cobrar comisiones o intereses?
• Sin respuesta: así se sigue
• Preguntas frecuentes

¿Cuándo envío el recordatorio de pago?

Puede enviar el recordatorio en cuanto haya vencido el plazo de su factura. La ley no exige ningún tiempo de espera. Aun así, espere uno o dos días hábiles bancarios antes de escribir.

El motivo: si su cliente ordena la transferencia el último día del plazo, el banco puede tener el dinero en tránsito hasta el final del día hábil siguiente (§ 675s, apartado 1, del BGB, el Código Civil alemán, Bürgerliches Gesetzbuch). En una transferencia en papel puede añadirse otro día hábil.

Un ejemplo: en su factura pone «pagadera hasta el jueves 15 de octubre de 2026». El dinero debe estar en su banco a más tardar al final del viernes 16 de octubre. Mire su cuenta el lunes 19 de octubre. Si falta el pago, envíe el recordatorio.

También es posible un mensaje amable antes de la fecha de vencimiento, por ejemplo «Su factura vence el viernes». Pero eso no es una reclamación de pago en sentido jurídico. Esta debe hacerse después del vencimiento (§ 286, apartado 1, BGB).

Si emite muchas facturas, lo mejor es controlar los plazos en una vista general. Cómo llevar esa vista general como lista de partidas abiertas se explica en el artículo Leer la lista OPOS. En la gestión de cobros de office1.cloud ve todas las facturas vencidas a una fecha de referencia y envía el recordatorio como reclamación agrupada por correo electrónico, con su propio texto y la factura original adjunta. Los niveles de reclamación los define usted mismo; hay tres preconfigurados.

¿Qué debe incluir el recordatorio de pago?

Solo es obligatorio pedir el pago con claridad. Todo lo demás sirve para que su cliente pueda transferir sin tener que preguntar.

Cuánto dura el nuevo plazo lo decide usted. En las plantillas figuran siete días. Qué debe figurar en la propia factura lo explica el artículo Cómo hacer una factura.

Plantilla 1: muy amable, para clientes habituales

Para clientes con los que trabaja bien y en los que supone un descuido. Sustituya los datos entre corchetes.

Asunto: Breve recordatorio: factura [número de factura] del [fecha de factura]

Buenos días, Sra. [apellido]:

Espero que todo le vaya bien. Al revisar mis partidas pendientes he
visto que mi factura [número de factura] del [fecha de factura] por
[importe] euros sigue pendiente. Quizá se le haya pasado en el día a
día.

Se la adjunto de nuevo. Le ruego que transfiera el importe hasta el
[nueva fecha] a mi cuenta:

  Titular:   [nombre]
  IBAN:      [IBAN]
  Concepto:  [número de factura]

Si entretanto ya ha pagado, dé este mensaje por resuelto. Si tiene
preguntas sobre la factura, puede llamarme al [teléfono].

Un cordial saludo,
[su nombre]

Plantilla 2: objetiva, sirve casi siempre

Para clientes que aún no conoce bien y para empresas con contabilidad propia, en las que el mensaje llega a una dirección colectiva.

Asunto: Recordatorio de pago de la factura [número de factura]

Estimada Sra. [apellido]: / Estimado Sr. [apellido]:

Por [breve descripción del servicio] le emití el [fecha de factura] la
factura [número de factura] por [importe] euros, pagadera hasta el
[fecha de vencimiento]. Hasta hoy no he podido constatar la recepción
del pago.

Le ruego que transfiera el importe pendiente hasta el [nueva fecha] a
la siguiente cuenta:

  Titular:   [nombre]
  IBAN:      [IBAN]
  BIC:       [BIC]
  Concepto:  [número de factura]

Por si acaso, le adjunto la factura. Si su pago se ha cruzado con este
recordatorio, considérelo sin efecto.

Atentamente,
[su nombre]
[empresa, teléfono]

Plantilla 3: firme, el segundo recordatorio

Para el caso de que al primer recordatorio no le hayan seguido ni el dinero ni una respuesta. El tono sigue siendo cortés, pero el plazo es el último antes de la reclamación de pago formal.

Asunto: Segundo recordatorio de pago: factura [número de factura], vencida desde el [fecha de vencimiento]

Estimado Sr. [apellido]:

Mi factura [número de factura] del [fecha de factura] por [importe]
euros está vencida desde el [fecha de vencimiento]. A mi recordatorio
del [fecha del primer recordatorio] no he recibido ni un pago ni una
respuesta.

Le ruego que transfiera el importe a más tardar el [nueva fecha] a la
siguiente cuenta:

  Titular:   [nombre]
  IBAN:      [IBAN]
  BIC:       [BIC]
  Concepto:  [número de factura]

Si el pago no llega hasta esa fecha, reclamaré los intereses de mora
legales e iniciaré otras medidas.

Si hay algún problema con la factura o ahora mismo no puede pagar el
importe de una vez, llámeme: [teléfono]. Así encontraremos una
solución.

Atentamente,
[su nombre]

Si su cliente no puede pagar de una vez, deje por escrito el acuerdo de pago a plazos. Cómo hacerlo lo explica el artículo Acuerdo de pago a plazos.

Recordatorio de pago en alemán e inglés

Si su cliente está en Alemania, envíele el recordatorio en alemán. Esta es la plantilla 2 en alemán:

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte Frau [Nachname], / Sehr geehrter Herr [Nachname],

für [kurze Bezeichnung der Leistung] habe ich Ihnen am [Rechnungsdatum]
die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro gestellt, zahlbar bis
[Fälligkeitsdatum]. Einen Zahlungseingang konnte ich bis heute nicht
feststellen.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [neues Datum] auf
folgendes Konto:

  Kontoinhaber:      [Name]
  IBAN:              [IBAN]
  BIC:               [BIC]
  Verwendungszweck:  [Rechnungsnummer]

Die Rechnung finden Sie zur Sicherheit im Anhang. Sollte sich Ihre
Zahlung mit dieser Erinnerung überschnitten haben, ist sie gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Firma, Telefonnummer]

Para clientes internacionales. En inglés, el recordatorio de pago se llama «payment reminder» y, si es un primer aviso amable, también «friendly reminder».

Subject: Payment reminder: invoice [invoice number] of [invoice date]

Dear Ms [last name], / Dear Mr [last name],

I hope all is well. According to my records, invoice [invoice number]
dated [invoice date] for EUR [amount] is still outstanding. It was due
on [due date].

I have attached a copy for your convenience. Please transfer the amount
by [new date] to the following account:

  Account holder:  [name]
  IBAN:            [IBAN]
  BIC:             [BIC]
  Reference:       [invoice number]

If you have already made the payment, please disregard this message.
If you have any questions about the invoice, please let me know.

Kind regards
[your name]

Las normas sobre la reclamación de pago y la mora de este artículo rigen según el Derecho alemán. Que también se apliquen a un cliente fuera de Alemania depende de qué Derecho rija su contrato.

Líneas de asunto para elegir

El asunto debe mostrar de inmediato de qué factura se trata. El número de factura siempre tiene que figurar.

• Breve recordatorio: factura [número] del [fecha]
• Recordatorio de pago de la factura [número]
• Factura pendiente [número] por [importe] euros
• Su factura [número]: pago aún pendiente
• Segundo recordatorio de pago: factura [número], vencida desde el [fecha]

¿El recordatorio de pago ya es una reclamación?

Sí, si pide el pago de forma inequívoca. Entonces su cliente entra en mora (Verzug) en cuanto lo recibe, y a partir de ese momento puede exigir intereses de mora (Verzugszinsen).

La ley no conoce la palabra Zahlungserinnerung (recordatorio de pago). Solo habla de la reclamación de pago, la Mahnung (§ 286, apartado 1, BGB), y no le impone ni un nombre ni una forma. Según el Tribunal Supremo Federal alemán (Bundesgerichtshof, BGH), basta como reclamación de pago «cualquier requerimiento inequívoco y determinado con el que el acreedor expresa sin ambigüedad que exige la prestación debida» (sentencia de 10 de marzo de 1998, NJW 1998, 2132). Para ello, el escrito no tiene que advertir de las consecuencias de la mora. Las tres plantillas de este artículo piden el pago de forma inequívoca.

De ahí se deduce para usted:

• No necesita una cadena de recordatorio y primera, segunda y tercera reclamación. Basta una sola reclamación de pago después del vencimiento (§ 286, apartado 1, BGB).
• El plazo de pago de su factura no sustituye a la reclamación. Una fecha que usted solo escribe unilateralmente en la factura no provoca la mora por sí sola (BGH, sentencia de 25 de octubre de 2007, III ZR 91/07). Más información en el artículo Plazo de pago en la factura.
• Sin ningún recordatorio, un cliente empresarial entra en mora a más tardar 30 días después del vencimiento y la recepción de la factura. Con clientes particulares, esto solo rige si su factura advierte expresamente de esta consecuencia (§ 286, apartado 3, BGB).

Cómo es la reclamación de pago formal, con intereses y recargo, lo explica el artículo Escribir una reclamación de pago.

¿Puedo cobrar comisiones o intereses?

En el primer recordatorio, por regla general, no van ni comisiones ni intereses. Ambos solo existen cuando su cliente está en mora.

• Intereses de mora: una deuda de dinero devenga intereses durante la mora (§ 288, apartado 1, BGB). Con clientes particulares son cinco puntos porcentuales sobre el tipo base (Basiszinssatz); en operaciones sin consumidores, nueve puntos porcentuales (§ 288, apartados 1 y 2, BGB).
• Recargo de 40 euros: le corresponde en caso de mora de un cliente que no es consumidor (§ 288, apartado 5, BGB). Con clientes particulares no existe.

Si es su recordatorio el que provoca la mora, su cliente aún no estaba en mora cuando usted escribió. Los intereses corren entonces solo desde la recepción del recordatorio, y el recargo solo puede exigirlo a partir de ese momento, es decir, en su siguiente mensaje. Si ya estaba en mora antes, por ejemplo por la regla de los 30 días, puede mencionar ambos ya en el recordatorio. Cómo calcular los intereses lo explica el artículo Calcular los intereses de mora.

Sin respuesta: así se sigue

Si también el segundo recordatorio queda sin pago, pase a la reclamación de pago formal con el importe de los intereses cuantificado y, con clientes empresariales, el recargo. La plantilla está en el artículo Escribir una reclamación de pago.

Si después sigue sin llegar nada, quedan el procedimiento monitorio judicial (gerichtliches Mahnverfahren), una agencia de cobros o el abogado. Qué vía conviene y cuándo lo explica el artículo El cliente no paga: ¿qué hacer?. Cómo organizar recordatorios y reclamaciones de forma permanente en niveles fijos lo describe el artículo Gestión de cobros para autónomos.

Preguntas frecuentes

¿Cómo escribo un recordatorio de pago amable?

Indique el número de factura, la fecha y el importe, parta de un descuido y pida el pago hasta una fecha concreta. Adjunte la factura y cierre con la frase de que el mensaje queda resuelto si ya se ha pagado. Tiene una plantilla lista en el apartado Plantilla 1.

¿Cuál es la diferencia entre recordatorio de pago y reclamación de pago?

Jurídicamente ninguna, si el recordatorio pide el pago de forma inequívoca. La diferencia está en el tono: el recordatorio sigue siendo amable y, por regla general, no menciona intereses. La reclamación de pago formal cuantifica intereses y recargo y anuncia otras medidas.

¿Puedo enviar el recordatorio de pago por correo electrónico?

Sí. La ley no exige ninguna forma para la reclamación de pago. Guarde el correo enviado para poder demostrar más adelante cuándo recordó el pago.

¿Cuántos recordatorios de pago tengo que enviar?

Ningún número determinado. Una sola reclamación de pago después del vencimiento basta para la mora (§ 286, apartado 1, BGB). Cuántos recordatorios amables envía antes es decisión suya para la relación con el cliente.

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Fuentes

• § 286 BGB, mora del deudor (en alemán)
• § 288 BGB, intereses de mora y otros daños por mora (en alemán)
• § 675s BGB, plazo de ejecución de las operaciones de pago (en alemán)
• Tribunal Supremo Federal alemán, sentencia de 10 de marzo de 1998, NJW 1998, 2132, requisitos de la reclamación de pago, reproducción de la LMU de Múnich (en alemán)
• Tribunal Supremo Federal alemán, sentencia de 25 de octubre de 2007, III ZR 91/07, NJW 2008, 50: un plazo de pago fijado unilateralmente no sustituye a la reclamación de pago
• Händlerbund: reclamación de pago, normas legales y modelo (actualizado a 4 de agosto de 2026, en alemán)