Zahlungserinnerung schreiben: freundliche Vorlagen zum Kopieren

Eine Zahlungserinnerung schicken Sie, sobald das Zahlungsziel Ihrer Rechnung abgelaufen ist und das Geld nicht auf Ihrem Konto liegt. Sie nennt Rechnungsnummer, Betrag und ein neues Zahldatum und hängt die Rechnung noch einmal an. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor, eine E-Mail ist möglich. Rechtlich zählt der Inhalt, nicht der Name: Fordern Sie eindeutig zur Zahlung auf, ist auch eine sehr freundliche Erinnerung eine Mahnung. Unten finden Sie drei Vorlagen von sehr freundlich bis bestimmt und eine englische Fassung zum Kopieren.

Inhalt

• Wann schicke ich die Zahlungserinnerung?
• Was gehört in die Zahlungserinnerung?
• Vorlage 1: sehr freundlich, für Stammkunden
• Vorlage 2: sachlich, passt fast immer
• Vorlage 3: bestimmt, die zweite Erinnerung
• Zahlungserinnerung auf Englisch
• Betreffzeilen zur Auswahl
• Ist die Zahlungserinnerung schon eine Mahnung?
• Darf ich Gebühren oder Zinsen verlangen?
• Keine Reaktion: so geht es weiter
• Häufige Fragen

Wann schicke ich die Zahlungserinnerung?

Sie dürfen erinnern, sobald die Frist auf Ihrer Rechnung abgelaufen ist. Eine Wartezeit schreibt das Gesetz nicht vor. Warten Sie trotzdem ein bis zwei Bankarbeitstage, bevor Sie schreiben.

Der Grund: Gibt Ihr Kunde die Überweisung am letzten Tag der Frist in Auftrag, darf die Bank das Geld bis zum Ende des folgenden Geschäftstags unterwegs lassen (§ 675s Absatz 1 BGB). Bei einer Überweisung auf Papier kann ein weiterer Geschäftstag dazukommen.

Ein Beispiel: Auf Ihrer Rechnung steht „zahlbar bis Donnerstag, 15. Oktober 2026". Das Geld muss spätestens am Ende von Freitag, 16. Oktober, bei Ihrer Bank sein. Schauen Sie am Montag, 19. Oktober, aufs Konto. Fehlt die Zahlung, schicken Sie die Erinnerung.

Eine freundliche Nachricht vor dem Fälligkeitstag ist ebenfalls möglich, etwa „Ihre Rechnung wird am Freitag fällig". Eine Mahnung im Rechtssinn ist das aber nicht. Die muss nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgen (§ 286 Absatz 1 BGB).

Schreiben Sie viele Rechnungen, behalten Sie die Fristen am besten in einer Übersicht im Blick. Wie Sie eine solche Übersicht als Offene-Posten-Liste führen, steht im Beitrag OPOS-Liste lesen. Im Mahnwesen von office1.cloud sehen Sie zu einem Stichtag alle fälligen Rechnungen und schicken die Erinnerung als Sammelmahnung per E-Mail, mit Ihrem eigenen Text und der Originalrechnung im Anhang. Die Mahnstufen legen Sie selbst fest, drei sind voreingestellt.

Was gehört in die Zahlungserinnerung?

Pflicht ist nur eine klare Aufforderung zu zahlen. Alles andere sorgt dafür, dass Ihr Kunde ohne Rückfrage überweisen kann.

Wie lange Sie die neue Frist setzen, entscheiden Sie selbst. In den Vorlagen stehen sieben Tage. Was auf der Rechnung selbst stehen muss, steht im Beitrag Rechnung schreiben.

Vorlage 1: sehr freundlich, für Stammkunden

Für Kunden, mit denen Sie gut zusammenarbeiten und bei denen Sie von einem Versehen ausgehen. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.

Betreff: Kurze Erinnerung: Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]

Guten Tag Frau [Nachname],

ich hoffe, bei Ihnen läuft alles gut. Beim Durchsehen meiner offenen
Posten ist mir aufgefallen, dass meine Rechnung [Rechnungsnummer] vom
[Rechnungsdatum] über [Betrag] Euro noch offen ist. Vielleicht ist sie
im Alltag untergegangen.

Ich habe sie Ihnen noch einmal angehängt. Bitte überweisen Sie den
Betrag bis zum [neues Datum] auf mein Konto:

  Kontoinhaber:      [Name]
  IBAN:              [IBAN]
  Verwendungszweck:  [Rechnungsnummer]

Falls Sie in der Zwischenzeit schon bezahlt haben, betrachten Sie diese
Nachricht bitte als erledigt. Bei Fragen zur Rechnung erreichen Sie mich
unter [Telefonnummer].

Viele Grüße
[Ihr Name]

Vorlage 2: sachlich, passt fast immer

Für Kunden, die Sie noch nicht gut kennen, und für Firmen mit eigener Buchhaltung, bei denen die Nachricht an eine Sammeladresse geht.

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte Frau [Nachname], / Sehr geehrter Herr [Nachname],

für [kurze Bezeichnung der Leistung] habe ich Ihnen am [Rechnungsdatum]
die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro gestellt, zahlbar bis
[Fälligkeitsdatum]. Einen Zahlungseingang konnte ich bis heute nicht
feststellen.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [neues Datum] auf
folgendes Konto:

  Kontoinhaber:      [Name]
  IBAN:              [IBAN]
  BIC:               [BIC]
  Verwendungszweck:  [Rechnungsnummer]

Die Rechnung finden Sie zur Sicherheit im Anhang. Sollte sich Ihre
Zahlung mit dieser Erinnerung überschnitten haben, ist sie gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Firma, Telefonnummer]

Vorlage 3: bestimmt, die zweite Erinnerung

Für den Fall, dass auf die erste Erinnerung weder Geld noch Antwort kam. Der Ton bleibt höflich, aber die Frist ist die letzte vor der förmlichen Mahnung.

Betreff: Zweite Zahlungserinnerung: Rechnung [Rechnungsnummer], fällig seit [Fälligkeitsdatum]

Sehr geehrter Herr [Nachname],

meine Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] Euro
ist seit dem [Fälligkeitsdatum] fällig. Auf meine Erinnerung vom
[Datum der ersten Erinnerung] habe ich weder eine Zahlung noch eine
Antwort erhalten.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis spätestens [neues Datum] auf
folgendes Konto:

  Kontoinhaber:      [Name]
  IBAN:              [IBAN]
  BIC:               [BIC]
  Verwendungszweck:  [Rechnungsnummer]

Geht die Zahlung bis dahin nicht ein, werde ich die gesetzlichen
Verzugszinsen geltend machen und weitere Schritte einleiten.

Gibt es ein Problem mit der Rechnung oder können Sie den Betrag gerade
nicht auf einmal zahlen, rufen Sie mich bitte an: [Telefonnummer].
Dann finden wir eine Lösung.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Kann Ihr Kunde nicht auf einmal zahlen, halten Sie eine Einigung über Raten schriftlich fest. Wie das geht, steht im Beitrag Ratenzahlungsvereinbarung.

Zahlungserinnerung auf Englisch

Für Kunden im Ausland. Im Englischen heißt die Zahlungserinnerung „payment reminder", bei einem freundlichen ersten Hinweis auch „friendly reminder".

Subject: Payment reminder: invoice [invoice number] of [invoice date]

Dear Ms [last name], / Dear Mr [last name],

I hope all is well. According to my records, invoice [invoice number]
dated [invoice date] for EUR [amount] is still outstanding. It was due
on [due date].

I have attached a copy for your convenience. Please transfer the amount
by [new date] to the following account:

  Account holder:  [name]
  IBAN:            [IBAN]
  BIC:             [BIC]
  Reference:       [invoice number]

If you have already made the payment, please disregard this message.
If you have any questions about the invoice, please let me know.

Kind regards
[your name]

Die Regeln zu Mahnung und Verzug in diesem Beitrag gelten nach deutschem Recht. Ob sie auch für Ihren Kunden im Ausland gelten, hängt davon ab, welches Recht für Ihren Vertrag maßgeblich ist.

Betreffzeilen zur Auswahl

Der Betreff soll sofort zeigen, um welche Rechnung es geht. Die Rechnungsnummer gehört immer hinein.

• Kurze Erinnerung: Rechnung [Nummer] vom [Datum]
• Zahlungserinnerung zu Rechnung [Nummer]
• Offene Rechnung [Nummer] über [Betrag] Euro
• Ihre Rechnung [Nummer]: Zahlung noch offen
• Zweite Zahlungserinnerung: Rechnung [Nummer], fällig seit [Datum]

Ist die Zahlungserinnerung schon eine Mahnung?

Ja, wenn sie eindeutig zur Zahlung auffordert. Dann gerät Ihr Kunde mit ihrem Zugang in Verzug, und ab dann dürfen Sie Verzugszinsen verlangen.

Das Gesetz kennt das Wort Zahlungserinnerung nicht. Es spricht nur von der Mahnung (§ 286 Absatz 1 BGB) und schreibt dafür weder einen Namen noch eine Form vor. Als Mahnung genügt nach dem Bundesgerichtshof „jede eindeutige und bestimmte Aufforderung, mit der der Gläubiger unzweideutig zum Ausdruck bringt, daß er die geschuldete Leistung verlangt" (Urteil vom 10. März 1998, NJW 1998, 2132). Einen Hinweis auf die Folgen des Verzugs muss das Schreiben dafür nicht enthalten. Alle drei Vorlagen in diesem Beitrag fordern eindeutig zur Zahlung auf.

Daraus folgt für Sie:

• Sie brauchen keine Kette aus Erinnerung, erster, zweiter und dritter Mahnung. Eine einzige Mahnung nach Fälligkeit genügt (§ 286 Absatz 1 BGB).
• Das Zahlungsziel auf Ihrer Rechnung ersetzt die Mahnung nicht. Ein Datum, das Sie nur einseitig auf die Rechnung schreiben, löst den Verzug nicht von allein aus (BGH, Urteil vom 25. Oktober 2007, III ZR 91/07). Mehr dazu im Beitrag Zahlungsziel auf der Rechnung.
• Ohne jede Erinnerung gerät ein Geschäftskunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Privatkunden gilt das nur, wenn Ihre Rechnung auf diese Folge besonders hinweist (§ 286 Absatz 3 BGB).

Wie die förmliche Mahnung aussieht, mit Zinsen und Pauschale, steht im Beitrag Mahnung schreiben.

Darf ich Gebühren oder Zinsen verlangen?

In die erste Erinnerung gehören in der Regel weder Gebühren noch Zinsen. Beides gibt es erst, wenn Ihr Kunde in Verzug ist.

• Verzugszinsen: Eine Geldschuld ist während des Verzugs zu verzinsen (§ 288 Absatz 1 BGB). Bei Privatkunden sind es fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäften ohne Verbraucher neun Prozentpunkte (§ 288 Absatz 1 und 2 BGB).
• 40-Euro-Pauschale: Sie steht Ihnen bei Verzug eines Kunden zu, der kein Verbraucher ist (§ 288 Absatz 5 BGB). Bei Privatkunden gibt es sie nicht.

Löst erst Ihre Erinnerung den Verzug aus, war Ihr Kunde beim Schreiben noch nicht in Verzug. Zinsen laufen dann erst ab dem Zugang der Erinnerung, und die Pauschale können Sie erst ab diesem Zeitpunkt verlangen, also in Ihrer nächsten Nachricht. War er schon vorher in Verzug, etwa über die 30-Tage-Regel, dürfen Sie beides bereits in der Erinnerung nennen. Wie Sie die Zinsen ausrechnen, steht im Beitrag Verzugszinsen berechnen.

Keine Reaktion: so geht es weiter

Bleibt auch die zweite Erinnerung ohne Zahlung, wechseln Sie zur förmlichen Mahnung mit beziffertem Zinsbetrag und, bei Geschäftskunden, der Pauschale. Die Vorlage dafür steht im Beitrag Mahnung schreiben.

Kommt danach immer noch nichts, bleiben das gerichtliche Mahnverfahren, ein Inkassodienst oder der Anwalt. Welcher Weg wann passt, steht im Beitrag Kunde zahlt nicht – was tun?. Wie Sie Erinnerungen und Mahnungen dauerhaft in feste Stufen bringen, beschreibt der Beitrag Mahnwesen für Selbstständige.

Häufige Fragen

Wie schreibe ich eine freundliche Zahlungserinnerung?

Nennen Sie Rechnungsnummer, Datum und Betrag, gehen Sie von einem Versehen aus und bitten Sie um Zahlung bis zu einem konkreten Datum. Hängen Sie die Rechnung an und schließen Sie mit dem Satz, dass die Nachricht erledigt ist, falls schon gezahlt wurde. Eine fertige Vorlage steht im Abschnitt Vorlage 1.

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Rechtlich keiner, wenn die Erinnerung eindeutig zur Zahlung auffordert. Der Unterschied liegt im Ton: Die Erinnerung bleibt freundlich und nennt in der Regel keine Zinsen. Die förmliche Mahnung beziffert Zinsen und Pauschale und kündigt weitere Schritte an.

Darf ich die Zahlungserinnerung per E-Mail schicken?

Ja. Das Gesetz schreibt für die Mahnung keine Form vor. Heben Sie die gesendete E-Mail auf, damit Sie später zeigen können, wann Sie erinnert haben.

Wie viele Zahlungserinnerungen muss ich schicken?

Keine bestimmte Zahl. Eine einzige Mahnung nach Fälligkeit genügt für den Verzug (§ 286 Absatz 1 BGB). Wie viele freundliche Erinnerungen Sie vorher schicken, ist Ihre Entscheidung für die Kundenbeziehung.

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Quellen

• § 286 BGB, Verzug des Schuldners
• § 288 BGB, Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden
• § 675s BGB, Ausführungsfrist für Zahlungsvorgänge
• Bundesgerichtshof, Urteil vom 10. März 1998, NJW 1998, 2132, Anforderungen an die Mahnung (Abdruck LMU München)
• Bundesgerichtshof, Urteil vom 25. Oktober 2007, III ZR 91/07, NJW 2008, 50: einseitig bestimmtes Zahlungsziel ersetzt die Mahnung nicht
• Händlerbund: Mahnung, rechtliche Regelungen und Muster (Stand 4. August 2026)