Sollecito di pagamento cortese in Germania: modelli da copiare

Invii un sollecito di pagamento (Zahlungserinnerung) appena è scaduto il termine di pagamento della Sua fattura e il denaro non è sul Suo conto. Il sollecito indica numero di fattura, importo e una nuova data di pagamento e allega di nuovo la fattura. La legge non prescrive una forma particolare: un'e-mail è possibile. Giuridicamente conta il contenuto, non il nome: se chiede il pagamento in modo inequivocabile, anche un sollecito molto cortese è una messa in mora (Mahnung). Più sotto trova tre modelli, da molto cortese a deciso, e una versione in tedesco e una in inglese da copiare.

Indice

• Quando invio il sollecito di pagamento?
• Che cosa deve contenere il sollecito di pagamento?
• Modello 1: molto cortese, per clienti abituali
• Modello 2: neutro, va bene quasi sempre
• Modello 3: deciso, il secondo sollecito
• Sollecito di pagamento in tedesco e in inglese
• Righe dell'oggetto tra cui scegliere
• Il sollecito di pagamento vale già come messa in mora?
• Posso addebitare spese o interessi?
• Nessuna risposta: come procedere
• Domande frequenti

Quando invio il sollecito di pagamento?

Può sollecitare appena è scaduto il termine indicato in fattura. La legge non prescrive alcun tempo di attesa. Aspetti comunque uno o due giorni lavorativi bancari prima di scrivere.

Il motivo: se il Suo cliente dispone il bonifico l'ultimo giorno del termine, la banca può lasciare il denaro in viaggio fino alla fine della giornata operativa successiva (§ 675s, comma 1, del BGB, il codice civile tedesco, Bürgerliches Gesetzbuch). Con un bonifico cartaceo può aggiungersi un'altra giornata operativa.

Un esempio: sulla Sua fattura c'è scritto «pagabile entro giovedì 15 ottobre 2026». Il denaro deve trovarsi presso la Sua banca al più tardi alla fine di venerdì 16 ottobre. Controlli il conto lunedì 19 ottobre. Se il pagamento manca, invii il sollecito.

È possibile anche un messaggio cortese prima della scadenza, per esempio «La Sua fattura scade venerdì». Ma non è una messa in mora in senso giuridico. Quella deve avvenire dopo la scadenza (§ 286, comma 1, BGB).

Se emette molte fatture, conviene tenere d'occhio le scadenze in una panoramica. Come tenere questa panoramica come lista delle partite aperte è spiegato nell'articolo Leggere la lista OPOS. Nella gestione dei solleciti di office1.cloud vede tutte le fatture scadute a una data di riferimento e invia il sollecito per e-mail come sollecito cumulativo, con il Suo testo e la fattura originale in allegato. I livelli di sollecito li stabilisce Lei, tre sono preimpostati.

Che cosa deve contenere il sollecito di pagamento?

Obbligatoria è solo una chiara richiesta di pagamento. Tutto il resto fa sì che il Suo cliente possa pagare senza dover chiedere chiarimenti.

La durata del nuovo termine la decide Lei. Nei modelli sono indicati sette giorni. Che cosa deve figurare nella fattura stessa lo spiega l'articolo Scrivere una fattura.

Modello 1: molto cortese, per clienti abituali

Per i clienti con cui collabora bene e per i quali presume una svista. Sostituisca i dati tra parentesi quadre.

Oggetto: Breve promemoria: fattura [numero fattura] del [data fattura]

Buongiorno Sig.ra [cognome],

spero che da Lei vada tutto bene. Rivedendo le mie partite aperte ho
notato che la mia fattura [numero fattura] del [data fattura] di
[importo] euro risulta ancora aperta. Forse Le è sfuggita nella
quotidianità.

Gliela allego di nuovo. La prego di versare l'importo entro il
[nuova data] sul mio conto:

  Intestatario:  [nome]
  IBAN:          [IBAN]
  Causale:       [numero fattura]

Se nel frattempo ha già pagato, consideri questo messaggio come
superato. Per domande sulla fattura mi trova al numero [telefono].

Cordiali saluti
[il Suo nome]

Modello 2: neutro, va bene quasi sempre

Per i clienti che non conosce ancora bene e per le aziende con una propria contabilità, dove il messaggio arriva a un indirizzo collettivo.

Oggetto: Sollecito di pagamento per la fattura [numero fattura]

Gentile Sig.ra [cognome], / Egregio Sig. [cognome],

per [breve descrizione della prestazione] Le ho emesso il [data fattura]
la fattura [numero fattura] di [importo] euro, pagabile entro il
[data di scadenza]. Ad oggi non ho riscontrato alcun pagamento.

La prego di versare l'importo dovuto entro il [nuova data] sul
seguente conto:

  Intestatario:  [nome]
  IBAN:          [IBAN]
  BIC:           [BIC]
  Causale:       [numero fattura]

Per sicurezza trova la fattura in allegato. Se il Suo pagamento si è
incrociato con questo sollecito, lo consideri privo di effetto.

Distinti saluti
[il Suo nome]
[azienda, telefono]

Modello 3: deciso, il secondo sollecito

Per il caso in cui al primo sollecito non siano seguiti né denaro né risposta. Il tono resta cortese, ma il termine è l'ultimo prima della messa in mora formale.

Oggetto: Secondo sollecito di pagamento: fattura [numero fattura], scaduta dal [data di scadenza]

Egregio Sig. [cognome],

la mia fattura [numero fattura] del [data fattura] di [importo] euro
è scaduta dal [data di scadenza]. Al mio sollecito del
[data del primo sollecito] non ho ricevuto né un pagamento né una
risposta.

La prego di versare l'importo entro e non oltre il [nuova data] sul
seguente conto:

  Intestatario:  [nome]
  IBAN:          [IBAN]
  BIC:           [BIC]
  Causale:       [numero fattura]

Se il pagamento non arriverà entro tale data, farò valere gli interessi
di mora previsti dalla legge e avvierò ulteriori azioni.

Se c'è un problema con la fattura o se al momento non può pagare
l'importo in un'unica soluzione, mi chiami: [telefono]. Troveremo
insieme una soluzione.

Distinti saluti
[il Suo nome]

Se il Suo cliente non può pagare in un'unica soluzione, metta per iscritto un accordo di pagamento rateale. Come fare lo spiega l'articolo Accordo di pagamento rateale.

Sollecito di pagamento in tedesco e in inglese

Se il Suo cliente si trova in Germania, gli invii il sollecito in tedesco. Ecco il modello 2 in tedesco:

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte Frau [Nachname], / Sehr geehrter Herr [Nachname],

für [kurze Bezeichnung der Leistung] habe ich Ihnen am [Rechnungsdatum]
die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro gestellt, zahlbar bis
[Fälligkeitsdatum]. Einen Zahlungseingang konnte ich bis heute nicht
feststellen.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [neues Datum] auf
folgendes Konto:

  Kontoinhaber:      [Name]
  IBAN:              [IBAN]
  BIC:               [BIC]
  Verwendungszweck:  [Rechnungsnummer]

Die Rechnung finden Sie zur Sicherheit im Anhang. Sollte sich Ihre
Zahlung mit dieser Erinnerung überschnitten haben, ist sie gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Firma, Telefonnummer]

Per i clienti internazionali. In inglese il sollecito di pagamento si chiama «payment reminder» e, per un primo avviso cortese, anche «friendly reminder».

Subject: Payment reminder: invoice [invoice number] of [invoice date]

Dear Ms [last name], / Dear Mr [last name],

I hope all is well. According to my records, invoice [invoice number]
dated [invoice date] for EUR [amount] is still outstanding. It was due
on [due date].

I have attached a copy for your convenience. Please transfer the amount
by [new date] to the following account:

  Account holder:  [name]
  IBAN:            [IBAN]
  BIC:             [BIC]
  Reference:       [invoice number]

If you have already made the payment, please disregard this message.
If you have any questions about the invoice, please let me know.

Kind regards
[your name]

Le regole su messa in mora e mora di questo articolo valgono secondo il diritto tedesco. Se valgono anche per un cliente fuori dalla Germania dipende da quale diritto si applica al Suo contratto.

Righe dell'oggetto tra cui scegliere

L'oggetto deve mostrare subito di quale fattura si tratta. Il numero di fattura va sempre indicato.

• Breve promemoria: fattura [numero] del [data]
• Sollecito di pagamento per la fattura [numero]
• Fattura aperta [numero] di [importo] euro
• La Sua fattura [numero]: pagamento ancora in sospeso
• Secondo sollecito di pagamento: fattura [numero], scaduta dal [data]

Il sollecito di pagamento vale già come messa in mora?

Sì, se chiede il pagamento in modo inequivocabile. Allora il Suo cliente cade in mora (Verzug) nel momento in cui lo riceve, e da quel momento può chiedere gli interessi di mora (Verzugszinsen).

La legge non conosce la parola Zahlungserinnerung (sollecito di pagamento). Parla solo di Mahnung, la messa in mora (§ 286, comma 1, BGB), e non prescrive né un nome né una forma. Secondo la Corte federale di giustizia tedesca (Bundesgerichtshof, BGH), come messa in mora basta «qualsiasi richiesta inequivocabile e determinata con cui il creditore esprime senza ambiguità di pretendere la prestazione dovuta» (sentenza del 10 marzo 1998, NJW 1998, 2132). Lo scritto non deve contenere per questo alcun avvertimento sulle conseguenze della mora. Tutti e tre i modelli di questo articolo chiedono il pagamento in modo inequivocabile.

Per Lei ne consegue:

• Non Le serve una catena di sollecito e poi prima, seconda e terza messa in mora. Basta una sola messa in mora dopo la scadenza (§ 286, comma 1, BGB).
• Il termine di pagamento sulla Sua fattura non sostituisce la messa in mora. Una data che scrive solo unilateralmente sulla fattura non fa scattare da sola la mora (BGH, sentenza del 25 ottobre 2007, III ZR 91/07). Maggiori dettagli nell'articolo Termine di pagamento in fattura.
• Senza alcun sollecito, un cliente aziendale cade in mora al più tardi 30 giorni dopo la scadenza e il ricevimento della fattura. Per i clienti privati questo vale solo se la Sua fattura richiama espressamente questa conseguenza (§ 286, comma 3, BGB).

Come si presenta la messa in mora formale, con interessi e forfait, lo spiega l'articolo Scrivere la messa in mora: il modello.

Posso addebitare spese o interessi?

Nel primo sollecito, di norma, non vanno né spese né interessi. Entrambi spettano solo quando il Suo cliente è in mora.

• Interessi di mora: un debito pecuniario produce interessi durante la mora (§ 288, comma 1, BGB). Con i clienti privati sono cinque punti percentuali sopra il tasso base (Basiszinssatz), nelle operazioni senza consumatori nove punti percentuali (§ 288, commi 1 e 2, BGB).
• Forfait di 40 euro: Le spetta in caso di mora di un cliente che non è un consumatore (§ 288, comma 5, BGB). Con i clienti privati non esiste.

Se è il Suo sollecito a far scattare la mora, quando ha scritto il Suo cliente non era ancora in mora. Gli interessi decorrono allora solo dal ricevimento del sollecito, e il forfait può chiederlo solo da quel momento, cioè nel Suo messaggio successivo. Se era già in mora prima, per esempio in base alla regola dei 30 giorni, può indicare entrambi già nel sollecito. Come calcolare gli interessi lo spiega l'articolo Calcolare gli interessi di mora.

Nessuna risposta: come procedere

Se anche il secondo sollecito resta senza pagamento, passi alla messa in mora formale con l'importo degli interessi quantificato e, con i clienti aziendali, il forfait. Il modello si trova nell'articolo Scrivere la messa in mora: il modello.

Se poi continua a non arrivare nulla, restano il procedimento monitorio giudiziale (gerichtliches Mahnverfahren), un'agenzia di recupero crediti o l'avvocato. Quale via è adatta e quando lo spiega l'articolo Il cliente non paga: cosa fare?. Come organizzare in modo stabile solleciti e messe in mora in livelli fissi lo descrive l'articolo Gestione dei solleciti per autonomi.

Domande frequenti

Come scrivo un sollecito di pagamento cortese?

Indichi numero di fattura, data e importo, presupponga una svista e chieda il pagamento entro una data precisa. Alleghi la fattura e chiuda con la frase che il messaggio è superato se il pagamento è già avvenuto. Un modello pronto si trova nella sezione Modello 1.

Qual è la differenza tra sollecito di pagamento e messa in mora?

Giuridicamente nessuna, se il sollecito chiede il pagamento in modo inequivocabile. La differenza sta nel tono: il sollecito resta cortese e di norma non indica interessi. La messa in mora formale quantifica interessi e forfait e annuncia ulteriori azioni.

Posso inviare il sollecito di pagamento per e-mail?

Sì. La legge non prescrive alcuna forma per la messa in mora. Conservi l'e-mail inviata, così in seguito potrà dimostrare quando ha sollecitato.

Quanti solleciti di pagamento devo inviare?

Nessun numero preciso. Una sola messa in mora dopo la scadenza basta per la mora (§ 286, comma 1, BGB). Quanti solleciti cortesi inviare prima è una Sua scelta per il rapporto con il cliente.

Provi Easy Invoice gratis per 10 giorni: senza dati di pagamento, la prova finisce da sola.

Fonti

• § 286 BGB, mora del debitore (in tedesco)
• § 288 BGB, interessi di mora e altri danni da ritardo (in tedesco)
• § 675s BGB, termine di esecuzione delle operazioni di pagamento (in tedesco)
• Corte federale di giustizia tedesca, sentenza del 10 marzo 1998, NJW 1998, 2132, requisiti della messa in mora, riproduzione della LMU di Monaco (in tedesco)
• Corte federale di giustizia tedesca, sentenza del 25 ottobre 2007, III ZR 91/07, NJW 2008, 50: un termine di pagamento fissato unilateralmente non sostituisce la messa in mora
• Händlerbund: messa in mora, norme giuridiche e modello (aggiornato al 4 agosto 2026, in tedesco)