Verpflegungsmehraufwand 2026: Pauschalen, Ausland, Drei-Monats-Frist

Im Inland gelten 2026 dieselben Pauschalen wie 2025: 14 Euro für einen Tag, an dem Sie mehr als 8 Stunden unterwegs sind, und 28 Euro für jeden vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit. An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung bringen je 14 Euro, egal wie viele Stunden. Für das Essen brauchen Sie keinen Beleg, denn abziehbar ist nur die Pauschale, nicht die Restaurantrechnung. Im Ausland gelten eigene Beträge je Land, und nach drei Monaten am selben Einsatzort endet der Anspruch.

Inhalt

• Die Pauschalen 2026 im Inland
• Beispiel: drei Tage Montage
• Gilt das auch für Selbstständige?
• Frühstück im Hotel: wann sich etwas ändert
• Die Drei-Monats-Frist
• Auslandsreisen: Pauschalen 2026 für die Nachbarländer
• Welche Nachweise Sie brauchen, und die Umsatzsteuer
• Spesen an Mitarbeiter zahlen
• Wo der Betrag in die EÜR gehört
• Häufige Fragen

Die Pauschalen 2026 im Inland

Welcher Betrag gilt, hängt nur davon ab, wie lange Sie von Ihrer Wohnung und Ihrem Betrieb weg sind. Was Sie tatsächlich essen, spielt keine Rolle.

Die Beträge stehen in § 9 Absatz 4a des Einkommensteuergesetzes (EStG). Gezählt wird die Zeit, in der Sie weder zu Hause noch im eigenen Betrieb sind. Fahren Sie morgens erst in die Werkstatt und von dort zum Kunden, beginnt die Zählung beim Verlassen der Werkstatt.

Zwei Feinheiten stehen im Gesetz:

• Genau 8 Stunden reichen nicht. Es müssen mehr als 8 Stunden sein. Wer um 8 Uhr losfährt und um 16 Uhr zurück ist, bekommt nichts.
• Eine Tagestour über Mitternacht ohne Übernachtung bringt einmal 14 Euro. Sie zählt für den Kalendertag, an dem Sie die meisten Stunden unterwegs waren.

Eine Mindestentfernung gibt es nicht. Auch ein langer Kundentermin in der eigenen Stadt zählt, solange Sie außerhalb von Wohnung und Betrieb tätig sind und die Stunden zusammenkommen.

Beispiel: drei Tage Montage

Ein Elektriker fährt am Montag um 6 Uhr zu einer Baustelle in einer anderen Stadt, übernachtet zweimal im Hotel und ist am Mittwoch um 18 Uhr zurück.

Diese 56 Euro setzt er ab, auch wenn er an den drei Tagen nur 30 Euro oder 90 Euro für Essen ausgegeben hat. War im Hotelpreis ein Frühstück enthalten, ändert sich etwas, aber je nachdem, ob er selbst gebucht hat oder sein Arbeitgeber. Das erklärt der Abschnitt Frühstück im Hotel.

Gilt das auch für Selbstständige?

Ja. Für Einzelunternehmer, Freiberufler und Gewerbetreibende gelten dieselben Beträge und dieselben Stundengrenzen wie für Angestellte. § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 EStG verweist dafür direkt auf die Regel für Arbeitnehmer.

Der Unterschied liegt in der Wirkung. Angestellte setzen die Pauschale als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung ab. Bei Ihnen als Selbstständigem ist sie eine Betriebsausgabe und senkt den Gewinn, damit auch Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer.

Maßgebend ist, dass Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihres Betriebs tätig sind. Das Bundesfinanzministerium nennt den Betrieb die „erste Betriebsstätte". Für die meisten ist das die Werkstatt, das Büro oder der Laden. Arbeiten Sie vom Arbeitszimmer zu Hause aus, zählt die Zeit ab dem Verlassen der Wohnung.

Die tatsächlichen Essenskosten dürfen Sie nicht zusätzlich oder stattdessen absetzen. Das Bundesfinanzministerium stellt das in seinem Schreiben vom 23. Dezember 2014 klar: Eine Restaurantrechnung von 25 Euro auf einer Tagesreise bleibt bei der Pauschale von 14 Euro.

Frühstück im Hotel: wann sich etwas ändert

Wenn Sie als Selbstständiger selbst buchen, bleibt Ihre Pauschale voll erhalten. Dafür dürfen Sie das Frühstück nicht als Teil der Hotelrechnung absetzen. Wenn dagegen ein Arbeitgeber das Frühstück für seinen Mitarbeiter bezahlt, wird die Pauschale des Mitarbeiters gekürzt.

Selbstständige, die das Hotel selbst zahlen. Das Frühstück ist Verpflegung, und Verpflegung ist mit der Pauschale abgegolten. Steht es auf der Rechnung getrennt, lassen Sie den Betrag beim Absetzen weg. Steht nur ein Gesamtpreis auf der Rechnung, ziehen Sie für das Frühstück 20 Prozent der vollen Tagespauschale ab, im Inland also 5,60 Euro, und setzen den Rest als Übernachtungskosten an. So steht es in Randnummer 11 des Schreibens vom 23. Dezember 2014.

Beispiel: Die Hotelrechnung nennt 110 Euro für „Übernachtung mit Frühstück". Als Übernachtungskosten setzen Sie 104,40 Euro ab. Die Pauschalen für An- und Abreisetag bleiben bei je 14 Euro.

Arbeitgeber, die für Mitarbeiter zahlen. Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, sinkt die Pauschale des Mitarbeiters für diesen Tag. So regelt es § 9 Absatz 4a Satz 8 EStG.

Die Kürzung richtet sich immer nach dem Betrag für den vollen Tag, auch am An- oder Abreisetag. Am Abreisetag mit Hotelfrühstück bleiben also 14 minus 5,60, gleich 8,40 Euro. Unter null geht es nicht. Zahlt der Mitarbeiter selbst etwas für die Mahlzeit, sinkt die Kürzung um diesen Betrag.

Geschäftsessen mit Kunden. Laden Sie als Selbstständiger auf einer Reise einen Kunden zum Essen ein, wird Ihre Pauschale dafür nicht gekürzt (Randnummer 12 des Schreibens). Das Essen selbst ist eine Bewirtung mit eigenen Regeln, die der Beitrag Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen erklärt.

Die Drei-Monats-Frist

Arbeiten Sie länger als drei Monate an derselben Stelle, gibt es ab dem vierten Monat keine Pauschale mehr. Das betrifft vor allem lange Baustellen und Einsätze bei einem einzigen Kunden. Die Frist steht in § 9 Absatz 4a Satz 6 EStG.

• Sie zählt je Einsatzort. Wer jeden Tag bei anderen Kunden ist, kommt nie an die Grenze.
• Eine Pause von mindestens vier Wochen setzt sie zurück. Danach beginnen drei neue Monate. Das Gesetz nennt dafür keinen bestimmten Grund, nur die Dauer.
• Kürzere Pausen setzen sie nicht zurück. Nach zwei Wochen Urlaub geht es mit der alten Frist weiter.

Beispiel: Eine Fliesenlegerin arbeitet ab dem 2. März jeden Werktag auf derselben Großbaustelle. Bis zum 1. Juni bekommt sie für jeden Tag mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit 14 Euro. Ab dem 2. Juni ist Schluss, auch wenn sie noch bis August dort arbeitet. Die Fahrtkosten dorthin bleiben absetzbar, nur die Verpflegung nicht.

Auslandsreisen: Pauschalen 2026 für die Nachbarländer

Im Ausland gelten höhere oder niedrigere Beträge je Land, manche Städte haben eigene Sätze. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht sie jedes Jahr neu, für 2026 mit Schreiben vom 5. Dezember 2025. Die Einteilung in 24 Stunden und „mehr als 8 Stunden oder An- und Abreisetag" bleibt gleich.

Welches Land für einen Tag zählt, entscheidet diese Regel:

• Tagesreise ins Ausland: der Satz des letzten Orts, an dem Sie im Ausland gearbeitet haben.
• Anreisetag und Tage dazwischen: der Satz des Orts, den Sie vor 24 Uhr Ortszeit erreichen.
• Rückreisetag: der Satz des letzten Tätigkeitsorts im Ausland.

Die Kürzung für ein vom Arbeitgeber bezahltes Frühstück rechnet sich im Ausland vom Tagessatz des Landes. In Österreich sind das 20 Prozent von 50 Euro, also 10 Euro. Für Länder, die in der Liste fehlen, gilt der Satz von Luxemburg. Die vollständige Tabelle mit allen Ländern steht im Schreiben des Bundesfinanzministeriums, verlinkt in den Quellen.

Im selben Schreiben stehen auch Übernachtungspauschalen. Die gelten nur, wenn ein Arbeitgeber sie seinem Mitarbeiter erstattet. Als Selbstständiger setzen Sie für das Hotel immer den Betrag laut Rechnung an.

Welche Nachweise Sie brauchen, und die Umsatzsteuer

Belege für das Essen brauchen Sie nicht. Nachweisen müssen Sie, dass die Reise stattgefunden hat und wie lange Sie weg waren. Halten Sie dafür je Reise fest:

• Datum,
• Uhrzeit der Abfahrt und der Rückkehr,
• Ziel, also Kunde, Baustelle oder Messe,
• Anlass der Reise.

Eine Liste in einer Tabelle, Einträge im Kalender oder eine Reisekostenabrechnung je Fahrt reichen dafür. Hotelrechnung, Tankbeleg oder Zugticket bestätigen die Angaben und gehören ohnehin zur Buchhaltung. Wer seine Belege digital sammelt, etwa in einer Buchhaltungssoftware, hat Reise und Rechnung später schneller beieinander.

Umsatzsteuer. Auf die Pauschale selbst gibt es keine Vorsteuer, denn dafür existiert keine Rechnung. Anders beim Beleg aus dem Restaurant: Die Umsatzsteuer darauf dürfen Sie als Vorsteuer abziehen, wenn Sie nicht Kleinunternehmer sind. Das Abzugsverbot in § 15 Absatz 1a des Umsatzsteuergesetzes erfasst die Verpflegung auf Reisen nicht. Bis 250 Euro reicht eine Kleinbetragsrechnung ohne Ihren Namen darauf, sie muss aber Steuersatz und Betrag nennen (§ 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Der Nettobetrag des Essens bleibt dabei trotzdem nicht absetzbar, abgesetzt wird nur die Pauschale.

Spesen an Mitarbeiter zahlen

Bis zur Höhe der Pauschale zahlen Sie Ihren Mitarbeitern Verpflegungsgeld steuerfrei und ohne Sozialabgaben aus. Das regelt § 3 Nummer 16 EStG. Für einen Tag mit Übernachtung im Inland sind das also bis zu 14 Euro für An- und Abreisetag und 28 Euro für den vollen Tag.

Zahlen Sie mehr, gibt es eine zweite Stufe. Bis zum doppelten Betrag der Pauschale dürfen Sie den Mehrbetrag mit 25 Prozent pauschal versteuern (§ 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG). Auch dieser Teil bleibt frei von Sozialabgaben (§ 1 der Sozialversicherungsentgeltverordnung). Alles darüber ist normaler Arbeitslohn.

Was Sie steuerfrei erstatten, kann der Mitarbeiter nicht noch einmal in seiner Steuererklärung absetzen. Zahlen Sie gar nichts, setzt er die Pauschale selbst als Werbungskosten ab. Gekürzt wird in beiden Fällen, wenn Sie ihm eine Mahlzeit bezahlt haben, wie im Abschnitt Frühstück im Hotel beschrieben.

Wo der Betrag in die EÜR gehört

In der Anlage EÜR 2025 tragen Sie Ihre eigenen Verpflegungspauschalen in Zeile 64 ein. Die übrigen Kosten einer Reise stehen an anderer Stelle:

Die Zeile 64 ist eigens für diese Pauschalen da, auch die amtliche Anleitung sagt dort noch einmal: Abziehbar ist nur die Pauschale, unabhängig vom tatsächlichen Aufwand. Wie die ganze Rechnung aufgebaut ist, zeigt der Beitrag EÜR selbst machen.

Häufige Fragen

Hat sich der Verpflegungsmehraufwand 2026 in Deutschland geändert?

Nein. Im Inland gelten weiter 14 Euro und 28 Euro, wie im Vorjahr. Geändert haben sich zum 1. Januar 2026 einzelne Auslandssätze.

Bekomme ich die Pauschale auch bei weniger als 8 Stunden?

Ohne Übernachtung nein. Mit Übernachtung gibt es am An- und Abreisetag je 14 Euro, auch wenn Sie an diesem Tag nur zwei Stunden unterwegs waren.

Gilt der Verpflegungsmehraufwand für Kleinunternehmer?

Ja, die Pauschale ist eine Frage der Einkommensteuer, nicht der Umsatzsteuer. Kleinunternehmer setzen sie genauso ab. Nur die Vorsteuer aus einer Restaurantquittung können sie nicht ziehen.

Welche Pauschale gilt 2026 für Österreich und die Schweiz?

Österreich 50 Euro für den vollen Tag und 33 Euro für An- und Abreisetag. Schweiz 70 und 47 Euro, in Bern 82 und 55 Euro. Weitere Länder stehen in der Tabelle im Abschnitt Auslandsreisen.

Muss ich das Frühstück abziehen, wenn ich als Unternehmer im Hotel übernachte?

Nicht von der Pauschale. Sie ziehen es von der Hotelrechnung ab: den ausgewiesenen Betrag oder, bei einem Gesamtpreis, 5,60 Euro je Frühstück im Inland.

Quellen

• § 9 EStG, Werbungskosten (Absatz 4a, Verpflegungspauschalen)
• § 4 EStG, Gewinnbegriff (Absatz 5 Satz 1 Nummer 5)
• § 3 EStG, Steuerfreie Einnahmen (Nummer 16)
• § 40 EStG, Pauschalierung der Lohnsteuer (Absatz 2 Satz 1 Nummer 4)
• § 1 SvEV, dem Arbeitsentgelt nicht zuzurechnende Zuwendungen
• § 15 UStG, Vorsteuerabzug (Absatz 1a)
• § 33 UStDV, Rechnungen über Kleinbeträge
• Bundesfinanzministerium: Reisekosten bei Auslandsreisen ab 1. Januar 2026, Schreiben vom 5. Dezember 2025
• Bundesfinanzministerium: Reisekosten bei der Gewinnermittlung, Schreiben vom 23. Dezember 2014 (Kopie der IHK München)
• Bundesfinanzministerium: Anlage EÜR 2025 mit Anleitung

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