Una factura proforma es un desglose previo de una entrega que todavía no se liquida. No genera obligación de pago y tu cliente no puede deducir el IVA a partir de ella. La necesitas sobre todo cuando la mercancía cruza una frontera aduanera sin venta: muestras, reposiciones en garantía o equipos prestados. Lo decisivo no es la palabra «proforma» en el papel, sino lo que el papel dice: si en él liquidas realmente una prestación, la normativa alemana del IVA trata el documento como una factura.
Contenido
- Qué es una factura proforma
- Cuándo necesitas una factura proforma
- Qué debe incluir la factura proforma
- IVA: el punto en el que sale caro
- ¿Da derecho a deducir el IVA al cliente?
- El cliente ha pagado contra la proforma: ¿y ahora?
- Factura proforma para la aduana
- Factura proforma en inglés
- Contabilización y conservación
- Modelo para copiar
- Preguntas frecuentes
Qué es una factura proforma
Tu cliente no debe pagar nada por una factura proforma. El documento se parece a una factura, indica mercancía, cantidad y valor, pero no reclama dinero. Informa: a la aduana sobre el valor del envío, al cliente sobre el coste de una entrega prevista, a un banco sobre el contenido de una operación.
El nombre engaña. A efectos del IVA, el artículo 14, apartado 1, frase 1 de la Ley alemana del IVA (UStG) define factura como «todo documento con el que se liquida una entrega o una prestación de servicios, con independencia de cómo se denomine ese documento en el tráfico mercantil». El encabezado, por tanto, no te protege. Y al revés: mientras no liquides nada y solo anuncies, sigue siendo pura información.
Para la liquidación real necesitas después un segundo documento. Cómo es una factura completa se explica en cómo redactar una factura. Si alternas con frecuencia entre presupuesto, documento previo y factura final, un programa de facturación te quita la numeración y la asignación de encima.
Cuándo necesitas una factura proforma
En cuatro casos alguien te pide este papel, y en ninguno de ellos se trata de dinero.
| Caso | Por qué hace falta un documento |
|---|---|
| Muestras, material publicitario o regalos fuera de la UE | La aduana necesita un valor aunque nadie compre nada |
| Reposición en garantía o por cortesía, piezas de repuesto gratuitas | El envío no tiene precio de venta, pero sí valor |
| Equipo prestado, material de feria, mercancía para reparar | La mercancía sale temporalmente del país y vuelve |
| El cliente quiere saber de antemano qué le espera | Necesita un desglose para su aprobación o su banco |
Para servicios puros sin envío de mercancía no necesitas factura proforma. Ahí no hay nada que despachar en aduana, y para informar por adelantado un presupuesto es el documento más honesto.
Para el cuarto caso suele haber un camino mejor: un presupuesto vinculante o una confirmación de pedido. Ambos dicen con claridad lo que son. Un papel que parece una factura pero no pretende serlo genera preguntas en el destinatario.
Si lo que quieres es que el cliente pague antes de la entrega, la factura proforma es la herramienta equivocada. Entonces necesitas una factura de anticipo con IVA indicado. La diferencia y los datos obligatorios están en factura de anticipo y pago por adelantado.
Qué debe incluir la factura proforma
Anota los mismos datos que en una factura normal, añade la finalidad y omite la petición de pago.
- Nombre y dirección tuyos y del destinatario
- Fecha y un número propio que no proceda de tu serie de facturas
- Mercancía o prestación, cantidad, valor unitario, valor total
- La denominación «factura proforma», bien visible
- Una frase que aclare que no se reclama pago alguno
- En envíos fuera de la UE, además: país de origen, código arancelario, peso, condiciones de entrega
Un número propio fuera de la serie de facturas no es una obligación legal, pero te ahorra explicar por qué en tu secuencia de facturas figura un documento sin operación. Cómo llevar la numeración con orden se explica en numeración de facturas.
IVA: el punto en el que sale caro
Es mejor que no indiques el IVA por separado en una factura proforma. Quien consigna un importe de impuesto sin estar facultado para ello lo adeuda a la Hacienda alemana conforme al artículo 14c, apartado 2, UStG, con independencia de que llegue a producirse alguna operación.
Que un desglose denominado «proforma» genere esa deuda tributaria depende de si el papel puede leerse como liquidación de una prestación. Es una cuestión del caso concreto y no se decide por el encabezado: el artículo 14, apartado 1, frase 1, UStG atiende expresamente al contenido, no a la denominación. El Ministerio Federal de Hacienda reformuló el concepto de factura en la instrucción de aplicación del IVA con ese mismo tenor mediante escrito de 15 de octubre de 2025.
En la práctica: indica en la factura proforma el valor de la mercancía como importe bruto o como valor simple, sin línea de impuesto. El IVA lo indicas después, en la factura real.
¿Da derecho a deducir el IVA al cliente?
No. Tu cliente no puede deducir el IVA de una factura proforma. La deducción exige, según el artículo 15, apartado 1, frase 1, número 1, frase 2, UStG, que el empresario «posea una factura emitida conforme a los artículos 14 y 14a». Un documento que deliberadamente no liquida nada no es tal factura.
Esto vale también si tu cliente ya ha pagado. Para pagos anteriores a la entrega, el artículo 15, apartado 1, frase 1, número 1, frase 3, UStG exige las dos cosas: que exista la factura y que se haya efectuado el pago. Si falta la factura, la deducción se retrasa; el derecho no se pierde, pero llega más tarde.
Así que si tu cliente pide una factura proforma para contabilizarla, está pidiendo el documento equivocado. Envíale una factura de anticipo.
El cliente ha pagado contra la proforma: ¿y ahora?
El IVA se devenga igualmente, incluso sin factura. En cuanto cobras el dinero, el impuesto nace conforme al artículo 13, apartado 1, número 1, letra a, UStG al final del periodo de declaración en el que lo recibiste. El papel que enviaste antes no cambia nada.
Dos pasos hay que hacer de inmediato:
- Incluir el importe en la declaración periódica del IVA del mes del cobro. Los plazos están en declaración periódica del IVA.
- Enviar después una factura real: como factura de anticipo si aún no has entregado, y si no, como factura normal por la prestación completa.
Los pequeños empresarios del artículo 19 UStG no indican IVA en ninguno de los dos pasos. Para ellos el cobro solo cambia el momento del ingreso, no el impuesto. Lo demás que les afecta está en factura sin IVA.
Factura proforma para la aduana
Sin indicación de valor, el envío se queda parado. La aduana necesita un documento del que resulte el valor de la mercancía, aunque nadie pague por ella. La administración aduanera alemana cita como supuesto de aplicación las mercancías sin valor comercial, por ejemplo bienes no destinados a la reventa, así como las donaciones. En esos casos debe presentarse una factura proforma que indique el valor real de la mercancía.
De ahí salen tres reglas prácticas:
- Nada de facturas a cero. Escribe el valor que tendría la mercancía si la vendieras. «0 euros» o «gratis» lleva a una consulta o a una estimación por parte de la oficina de aduanas.
- Indica la finalidad. Una nota como «muestra sin valor comercial, solo para fines aduaneros» explica por qué no hay precio de compra. En envíos internacionales, añade el texto en inglés: «No commercial value — for customs purposes only».
- Marca la exportación temporal. Si el aparato va a una feria o a reparación y vuelve, la finalidad y la duración prevista deben constar en el papel.
Suiza, Noruega y el Reino Unido no son miembros de la UE. Los envíos allí pasan por aduana, de modo que las reglas anteriores rigen también cuando el destinatario está a pocos kilómetros de la frontera. Qué documentos adicionales exige el país de destino te lo dice su administración aduanera, no la alemana.
Para entregas dentro de la UE no necesitas factura proforma; allí no hay despacho aduanero. Lo que debes tener en cuenta al facturar a otros países de la UE está en facturar a otro país de la UE.
Factura proforma en inglés
Emite el papel en dos idiomas en cuanto cruce una frontera. El funcionario de aduanas del país de destino no lee alemán, y una consulta cuesta días. Basta con poner los dos idiomas uno al lado del otro en la misma línea.
Estos son los términos que necesitas:
| Alemán | Inglés |
|---|---|
| Proforma-Rechnung | Pro forma invoice |
| Warenmuster ohne Handelswert | Commercial sample of no commercial value |
| Nur für Zollzwecke | For customs purposes only |
| Es wird keine Zahlung verlangt | No payment is required |
| Ursprungsland | Country of origin |
| Zolltarifnummer | Commodity code / HS code |
| Vorübergehende Ausfuhr, Rücksendung erwartet | Temporary export, to be returned |
El valor lo indicas en la moneda en la que vendes normalmente, y nombras la moneda de forma expresa. «90,00» por sí solo no es una indicación; «90,00 EUR» sí.
Contabilización y conservación
Una factura proforma no se contabiliza. No es un justificante contable, porque detrás no hay ninguna operación: ni venta, ni crédito, ni pago. Se contabiliza la factura real o la entrada de dinero.
Aun así hay que conservarla. Como carta comercial enviada entra en el artículo 147, apartado 1, número 3, de la Ordenanza Tributaria alemana (AO) y debe guardarse seis años según el artículo 147, apartado 3, frase 1, AO. Los justificantes contables se guardan ocho años desde que se acortó el plazo; los libros y las cuentas anuales, diez.
| Documento | Plazo |
|---|---|
| Factura proforma (carta comercial) | 6 años |
| Factura como justificante contable | 8 años |
| Libros, cuentas anuales | 10 años |
Modelo para copiar
Así queda un documento completo para un envío de muestras a Noruega:
FACTURA PROFORMA
N.º PF-2026-014 · Fecha: 18/09/2026Remitente: Musterwerk GmbH, Hauptstraße 3, 34117 Kassel, Alemania, NIF-IVA DE123456789
Destinatario: Nordlys AS, Storgata 12, 0155 Oslo, Noruega| Pos. | Mercancía | Cantidad | Valor unitario | Valor total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Junta tipo B, país de origen Alemania, código arancelario 4016 93 00 | 20 uds. | 4,50 EUR | 90,00 EUR |Valor total del envío: 90,00 EUR · Peso: 1,2 kg · Condición de entrega: DAP Oslo
Muestra sin valor comercial, solo para fines aduaneros.
No commercial value — for customs purposes only.
Este documento no es una factura. No se reclama pago alguno.
El código arancelario del ejemplo es orientativo; toma el de tu mercancía del arancel aduanero electrónico.
Desgloses como este se repiten. Si ya mantienes tus artículos en un programa de facturación, arrastras las posiciones y los datos del cliente desde ahí y solo cambias el encabezado. Prueba Easy Invoice gratis.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa exactamente factura proforma?
«Pro forma» viene del latín y significa «por la forma». El papel tiene la forma de una factura, pero no su efecto: no reclama dinero ni liquida ninguna prestación.
¿Tengo que pagar una factura proforma?
No. Si recibes una, no nace de ella ninguna obligación de pago. Si el remitente aun así exige dinero, pide una factura de verdad: solo esa puedes comprobarla y contabilizarla.
¿Puede figurar el IVA en una factura proforma?
Mejor prescindir de él. Un importe de impuesto consignado sin derecho se adeuda conforme al artículo 14c, apartado 2, UStG. Indica en su lugar el valor de la mercancía sin línea de impuesto separada.
¿La obligación de factura electrónica alcanza también a las proformas?
La obligación de emitir factura electrónica se refiere a facturas por operaciones sujetas entre empresarios alemanes. Un documento que no liquida nada no entra ahí. En cuanto emitas la factura real, rigen las reglas de la factura electrónica obligatoria.
¿Quedo vinculado por los precios de la factura proforma?
La vinculación no nace del papel en sí, sino de lo que declaras. Si quieres comprometerte con unos precios, usa un presupuesto con plazo de validez. Cuánto dura un presupuesto se explica en presupuesto vinculante.
¿Puedo enviar sin más una factura normal en lugar de una proforma?
En un envío gratuito, no. Una factura por mercancía que nadie paga crea en tu contabilidad un crédito que nunca se cobrará y, en el destinatario, la expectativa de tener que pagar. Si de verdad vendes la mercancía, la factura normal es justo lo correcto: entonces no hace falta un segundo documento.
¿Cuál es la diferencia con la factura comercial?
La factura comercial es el documento sobre cuya base se declara el valor en aduana de una mercancía vendida. La factura proforma ocupa su lugar cuando no hay venta.
Fuentes
- Artículo 14 UStG — emisión de facturas
- Artículo 14c UStG — indicación incorrecta o no autorizada del impuesto
- Artículo 15 UStG — deducción del IVA soportado
- Artículo 13 UStG — devengo del impuesto
- Artículo 147 AO — conservación de documentos
- Aduana alemana — documentos necesarios para la declaración
- Escrito del Ministerio Federal de Hacienda de 15 de octubre de 2025 sobre la factura electrónica obligatoria
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