Reclamación de pago en Alemania: plantilla, plazos y qué debe incluir

Puede reclamar desde el día siguiente al vencimiento, es decir, en cuanto haya pasado el plazo de pago de su factura. No hay periodo de espera y no hacen falta tres reclamaciones: basta con una (§ 286 apdo. 1 BGB). Tampoco se exige una forma concreta: en la carta deben constar el número de factura, el importe pendiente, una petición clara de pago y una fecha nueva en lugar de «de inmediato». Todo lo demás, más abajo, con un texto para copiar.

Tipo base a fecha de: 1 de julio de 2026 — el próximo cambio es posible el 1 de enero de 2027.

Índice

1. ¿Desde cuándo puedo reclamar?
2. Plantilla de reclamación para copiar
3. ¿Qué debe incluir la reclamación?
4. ¿Qué intereses y costes puedo exigir?
5. Por qué la primera reclamación no suele darle nada
6. ¿Puedo enviar la reclamación por correo electrónico?
7. ¿Qué pasa si no llega nada?
8. Preguntas frecuentes

¿Desde cuándo puedo reclamar?

Desde el día siguiente al vencimiento. Su factura vence el día que usted haya fijado como plazo de pago: «pagadera hasta el 20 de septiembre» significa que puede reclamar a partir del 21 de septiembre. Si no indicó plazo alguno, la factura vence con su recepción y puede reclamar de inmediato.

Cuestión distinta es desde cuándo su cliente está en mora. La mora es el estado a partir del cual puede exigir además intereses y costes. Hasta ahí llevan tres caminos, y con ellos tres plazos que conviene vigilar:

El aviso para clientes particulares es una frase en la factura, por ejemplo: «Los consumidores entran en mora como muy tarde 30 días después de recibir esta factura.» Si falta, solo ayuda la reclamación. Con clientes empresa no hace falta ese aviso.

En la práctica: no tiene que esperar los 30 días. En cuanto venza su plazo de pago, envíe la reclamación; es el camino más rápido hacia la mora. Si prefiere no llevar las partidas abiertas y las reclamaciones en una hoja de cálculo, puede generarlas directamente desde la factura; para eso está la gestión de cobros de Easy Invoice.

Plantilla de reclamación para copiar

La plantilla se mantiene en alemán, porque su cliente en Alemania la leerá en alemán. Sirve igual para clientes particulares y empresas. Los marcadores entre corchetes se explican debajo; después viene el bloque adicional para intereses y recargo.

[Ihr Name / Ihre Firma]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Name des Kunden]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Ort], [Datum des Schreibens]


Zahlungserinnerung zu Rechnung [Rechnungsnummer]


Sehr geehrte Frau [Nachname], / Sehr geehrter Herr [Nachname],

am [Rechnungsdatum] habe ich Ihnen für [kurze Bezeichnung der Leistung]
die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro geschickt. Die Zahlung
ist bis heute nicht bei mir eingegangen.

Ich bitte Sie, den offenen Betrag von [Betrag] Euro bis zum
[neues Datum, üblich sind 7 bis 14 Tage] auf folgendes Konto zu
überweisen:

  Kontoinhaber:      [Name]
  IBAN:              [IBAN]
  BIC:               [BIC]
  Verwendungszweck:  [Rechnungsnummer]

Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben,
betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

Bloque adicional cuando el cliente ya está en mora. Colóquelo antes de la despedida. Con clientes particulares omita los 40 euros, ahí no existen:

Da die Zahlungsfrist überschritten ist, berechne ich Ihnen ab dem
[erster Verzugstag] Verzugszinsen in Höhe von [10,52 bei Geschäftskunden,
6,52 bei Privatkunden] Prozent pro Jahr sowie die Pauschale von
40,00 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB.

Offener Rechnungsbetrag:  [Betrag] Euro
Verzugszinsen:            [Betrag] Euro
Pauschale:                40,00 Euro
Gesamtbetrag:             [Summe] Euro

Que encabece la carta como «Zahlungserinnerung» (recordatorio de pago) o «Mahnung» (reclamación formal) es jurídicamente indiferente. Lo decisivo es que exija el pago sin ambigüedad. Si quiere mantener un tono amable, use «Zahlungserinnerung» la primera vez: el efecto legal es el mismo.

¿Qué debe incluir la reclamación?

A diferencia de la factura, la reclamación no tiene forma prescrita. Solo una cosa es obligatoria por ley: la petición inequívoca de pago. Todo lo demás de la tabla está ahí porque quizá tenga que demostrarlo después, si el cliente niega haber sido reclamado.

No está obligado a fijar un plazo: la mora se produce igualmente. Aun así le conviene, porque justifica el paso siguiente. Lo habitual son de siete a catorce días.

Si duda de si la factura original estaba completa: cuando faltan datos obligatorios, su cliente puede retener el pago y la reclamación queda en nada. Qué debe llevar la factura se explica en Cómo hacer una factura: la guía definitiva.

¿Qué intereses y costes puedo exigir?

Una vez producida la mora entran en juego tres partidas. La base es el tipo base del Deutsche Bundesbank, que cambia el 1 de enero y el 1 de julio. Desde el 1 de julio de 2026 está en el 1,52 por ciento.

Los 9 puntos solo se aplican cuando no interviene ningún consumidor en ninguna de las dos partes. En cuanto hay un cliente particular, se queda en 5 puntos.

Calcular los intereses de mora: el ejemplo

La fórmula es: importe × tipo × días de mora ÷ 365.

Un taller ha facturado 1.800 euros a una sociedad. El pago llega con 30 días de retraso:

• 1.800 € × 10,52 % × 30 ÷ 365 = 15,56 euros de intereses
• más el recargo: 40,00 euros
• deuda total: 1.800 € + 55,56 € = 1.855,56 euros

La misma factura a un cliente particular, también con 30 días de retraso:

• 1.800 € × 6,52 % × 30 ÷ 365 = 9,65 euros de intereses
• sin recargo
• deuda total: 1.809,65 euros

Con importes pequeños y retrasos cortos, los intereses son modestos. Su valor real está en figurar en la carta: muchos clientes pagan antes cuando ven que esperar sale caro.

Lo que no puede cobrar

Su propio tiempo de trabajo. La media hora que pasa buscando, escribiendo y enfadándose no la reconocen los tribunales como daño resarcible: cobrar los propios créditos forma parte del negocio normal. Tampoco se sostienen las «tasas de gestión» a tanto alzado de 5 o 10 euros. Solo es resarcible lo que realmente ha gastado, es decir, franqueo y correo certificado.

Con clientes empresa, el recargo de 40 euros cubre justamente ese esfuerzo. Lo recibe con independencia de si llegó a tener gastos. Y si su cliente empresa tiene en sus condiciones de compra que no paga ni intereses ni recargo, no le sirve: esa cláusula es nula. Para el interés rige sin excepción; para el recargo, en caso de duda también (§ 288 apdo. 6 BGB).

Por qué la primera reclamación no suele darle nada

Un punto que se pasa por alto: si es su reclamación la que genera la mora, no puede exigir el coste de esa misma reclamación. La mora empieza cuando llega; antes no había crédito que soportara el gasto. El franqueo y los intereses de la primera reclamación se quedan con usted.

Es distinto si la mora ya se había producido, por ejemplo mediante una fecha fija de pago en la factura o por la regla de los 30 días. Entonces su reclamación no es el detonante, sino la ejecución de un derecho existente, y puede sumar intereses, recargo y franqueo desde el primer día de mora.

De ahí se deduce una medida sencilla que rinde más que cualquier plantilla: ponga en cada factura una fecha de vencimiento concreta en lugar de «pagadera a la recepción» y, con clientes particulares, añada el aviso de los 30 días. Así sus clientes ya están en mora antes de que usted reclame por primera vez. Cómo redactar el plazo de pago y por qué una frase en la factura no basta por sí sola para la mora se explica en Plazo de pago en la factura. Quien prefiera adelantar los cobros en lugar de reclamarlos después puede ofrecer además descuento por pronto pago: lo que cuesta y cómo dejar el plazo sin ambigüedad está en Descuento por pronto pago en la factura.

¿Puedo enviar la reclamación por correo electrónico?

Sí. La reclamación no está sujeta a forma: puede ir por correo electrónico, por carta, por fax o incluso de palabra por teléfono. Surte efecto en cuanto llega al cliente.

El problema no es la validez, sino la prueba. Si su cliente afirma después que nunca recibió el correo, usted tiene que probar la recepción, y el registro de envío de su buzón solo prueba que lo mandó. En el día a día rara vez es crítico: en la gran mayoría de los casos se paga o se responde, y nadie discute la entrega.

Un camino practicable es este: primera reclamación por correo electrónico, porque es rápida y gratuita. Si queda sin respuesta y se trata de un importe por el que llegaría a ir a juicio, envíe la segunda también por correo postal. En Alemania, un Einwurf-Einschreiben (certificado con entrega en buzón) cuesta unos pocos euros y le da un justificante.

¿Qué pasa si no llega nada?

Tras la reclamación le quedan más vías, desde el requerimiento judicial de pago hasta la agencia de cobros. Eso es un tema aparte y está descrito paso a paso en El cliente no paga: ¿qué hacer?. Cómo organizar la reclamación por fases a largo plazo se explica en Reclamaciones de pago 2026 para autónomos.

Pero hay una cifra que conviene retener ya: tres años. Ese es el tiempo durante el cual puede hacer valer su crédito, contado desde el final del año en que nació (§§ 195, 199 BGB). Una factura de mayo de 2026 prescribe, por tanto, el 31 de diciembre de 2029. Después su cliente puede negarse a pagar sin que usted pueda hacer nada. Importante: las cartas de reclamación no detienen ese reloj. Quien pasa tres años solo reclamando se queda con las manos vacías. El reloj solo se para con una solicitud al juzgado de requerimientos, una demanda o un pago parcial del cliente.

Si hasta ahora escribía las reclamaciones a mano y perdía la pista de qué factura vencía cuándo: Easy Invoice muestra las partidas abiertas con su fecha de vencimiento y genera a partir de ellas el recordatorio y la reclamación. Puede probarlo gratis 10 días; la prueba termina automáticamente.

Preguntas frecuentes

¿Desde cuándo puedo reclamar? Desde el día siguiente al vencimiento. Si indicó un plazo de pago, es el día siguiente a su expiración. Sin plazo, la factura vence con la recepción y puede reclamar de inmediato. No existe periodo legal de espera.

¿Necesito tres reclamaciones? No. La ley no conoce una primera, segunda o tercera reclamación: basta una sola tras el vencimiento para generar la mora (§ 286 apdo. 1 BGB). A menudo ni siquiera hace falta, porque la mora ya se produjo por una fecha fija de pago o por la regla de los 30 días. Actuar por fases es pura costumbre y sirve a la relación comercial, no al derecho.

¿Qué gastos de reclamación puedo exigir? Solo los costes realmente soportados, esencialmente el franqueo. Su tiempo de trabajo y las tasas de gestión a tanto alzado no cuentan. Con clientes empresa se añade el recargo de 40 euros del § 288 apdo. 5 BGB; con particulares no. En ambos casos puede cobrar además intereses de mora.

¿Qué hago si tampoco llega nada tras la reclamación? Entonces necesita un documento judicial que permita, si hace falta, cobrar mediante un agente ejecutor. La vía habitual es el Mahnbescheid, una solicitud al juzgado de requerimientos que puede presentar por internet y que en importes pequeños cuesta unas pocas decenas de euros. Como alternativa, entrega el crédito a una agencia de cobros o a un abogado. Qué vía compensa y cuánto cuesta se explica en El cliente no paga: ¿qué hacer?.

Fuentes

• § 286 BGB – Mora del deudor (gesetze-im-internet.de) — mora por reclamación (apdo. 1), innecesariedad con fecha determinada por calendario (apdo. 2 n.º 1), regla de los 30 días y deber de advertencia frente a consumidores (apdo. 3)
• § 288 BGB – Intereses de mora y otros daños (gesetze-im-internet.de) — 5 y 9 puntos sobre el tipo base (apdos. 1 y 2), recargo de 40 euros (apdo. 5), nulidad de las cláusulas de exclusión (apdo. 6)
• § 195 BGB – Plazo ordinario de prescripción (gesetze-im-internet.de) — tres años
• § 199 BGB – Inicio del plazo ordinario de prescripción (gesetze-im-internet.de) — el plazo empieza al final del año en que nació el crédito
• Tipo base según el § 247 BGB – Deutsche Bundesbank — 1,52 por ciento desde el 1 de julio de 2026 Un sistema de reclamación de pagos automático vigila las partidas abiertas y los plazos.

Aviso: este artículo informa con carácter general y no sustituye al asesoramiento jurídico en un caso concreto. Si le corresponden intereses, recargos o costes, y en qué cuantía, depende de su contrato y de las circunstancias.