Aanmaning schrijven in Duitsland: voorbeeld, termijnen en wat erin moet

U mag aanmanen vanaf de dag na de vervaldatum, dus zodra de betaaltermijn van uw factuur voorbij is. Er is geen wachttijd, en drie aanmaningen zijn niet verplicht: één is genoeg (§ 286 lid 1 BGB). Ook een bepaalde vorm is niet voorgeschreven: in de brief horen het factuurnummer, het openstaande bedrag, een duidelijk betaalverzoek en een nieuwe datum in plaats van «per omgaande». De rest hieronder, met een tekst om te kopiëren.

Basisrente stand: 1 juli 2026 — de volgende wijziging is mogelijk per 1 januari 2027.

Inhoud

1. Vanaf wanneer mag ik aanmanen?
2. Voorbeeldaanmaning om te kopiëren
3. Wat hoort er in de aanmaning?
4. Welke rente en kosten mag ik vragen?
5. Waarom de eerste aanmaning meestal niets oplevert
6. Mag ik de aanmaning per e-mail sturen?
7. Wat gebeurt er als er niets komt?
8. Veelgestelde vragen

Vanaf wanneer mag ik aanmanen?

Vanaf de dag na de vervaldatum. Uw factuur vervalt op de dag die u als betaaltermijn hebt genoemd: «betaalbaar tot 20 september» betekent dat u vanaf 21 september kunt aanmanen. Hebt u geen termijn genoemd, dan is de factuur bij ontvangst opeisbaar en mag u meteen aanmanen.

Iets anders is de vraag vanaf wanneer uw klant in verzuim is. Verzuim is de toestand waarin u daarnaast rente en kosten mag vragen. Daarheen leiden drie wegen, en dus drie termijnen om in de gaten te houden:

De vermelding voor particulieren is één zin op de factuur, bijvoorbeeld: «Consumenten raken uiterlijk 30 dagen na ontvangst van deze factuur in verzuim.» Ontbreekt die, dan helpt alleen de aanmaning. Bij zakelijke klanten hebt u die vermelding niet nodig.

In de praktijk: u hoeft de 30 dagen niet af te wachten. Zodra uw betaaltermijn voorbij is, stuurt u de aanmaning; dat is de snelste weg naar verzuim. Wilt u openstaande posten en aanmaningen liever niet in een spreadsheet bijhouden, dan maakt u ze direct vanuit de factuur; daarvoor is Easy Invoice er, met bankimport en openstaande posten in één overzicht.

Voorbeeldaanmaning om te kopiëren

De voorbeeldbrief blijft in het Duits, want uw klant in Duitsland leest hem in het Duits. Hij werkt voor particuliere én zakelijke klanten. De invulvelden tussen blokhaken staan eronder uitgelegd; daarna volgt het extra blok voor rente en forfait.

[Ihr Name / Ihre Firma]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Name des Kunden]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Ort], [Datum des Schreibens]


Zahlungserinnerung zu Rechnung [Rechnungsnummer]


Sehr geehrte Frau [Nachname], / Sehr geehrter Herr [Nachname],

am [Rechnungsdatum] habe ich Ihnen für [kurze Bezeichnung der Leistung]
die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro geschickt. Die Zahlung
ist bis heute nicht bei mir eingegangen.

Ich bitte Sie, den offenen Betrag von [Betrag] Euro bis zum
[neues Datum, üblich sind 7 bis 14 Tage] auf folgendes Konto zu
überweisen:

  Kontoinhaber:      [Name]
  IBAN:              [IBAN]
  BIC:               [BIC]
  Verwendungszweck:  [Rechnungsnummer]

Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben,
betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

Extra blok als de klant al in verzuim is. Zet het vóór de afsluiting. Bij particulieren laat u de 40 euro weg, die gelden daar niet:

Da die Zahlungsfrist überschritten ist, berechne ich Ihnen ab dem
[erster Verzugstag] Verzugszinsen in Höhe von [10,52 bei Geschäftskunden,
6,52 bei Privatkunden] Prozent pro Jahr sowie die Pauschale von
40,00 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB.

Offener Rechnungsbetrag:  [Betrag] Euro
Verzugszinsen:            [Betrag] Euro
Pauschale:                40,00 Euro
Gesamtbetrag:             [Summe] Euro

Of u de brief «Zahlungserinnerung» (betalingsherinnering) of «Mahnung» (aanmaning) noemt, maakt juridisch niets uit. Het gaat erom dat er ondubbelzinnig om betaling wordt gevraagd. Wilt u de toon vriendelijk houden, neem dan de eerste keer «Zahlungserinnerung»: het effect is hetzelfde.

Wat hoort er in de aanmaning?

Anders dan bij een factuur geldt voor een aanmaning geen vormvoorschrift. Wettelijk verplicht is maar één ding: het ondubbelzinnige verzoek om te betalen. De rest in de tabel staat er omdat u het later misschien moet bewijzen, als de klant ontkent ooit te zijn aangemaand.

U hoeft geen termijn te stellen; het verzuim ontstaat ook zonder. Toch helpt het u, want het onderbouwt de volgende stap. Zeven tot veertien dagen is gebruikelijk.

Twijfelt u of de oorspronkelijke factuur wel compleet was? Ontbreken daar verplichte gegevens, dan mag uw klant de betaling opschorten en loopt de aanmaning dood. Wat op de factuur hoort, staat in Factuur maken: de complete gids.

Welke rente en kosten mag ik vragen?

Zodra het verzuim is ingetreden, komen er drie posten in beeld. Basis is de basisrente van de Deutsche Bundesbank, die op 1 januari en 1 juli verandert. Sinds 1 juli 2026 staat die op 1,52 procent.

De 9 procentpunten gelden alleen als aan geen van beide kanten een consument betrokken is. Zodra er een particuliere klant in het spel is, blijft het bij 5 procentpunten.

Vertragingsrente berekenen: het rekenvoorbeeld

De formule is: bedrag × rentepercentage × verzuimdagen ÷ 365.

Een werkplaats heeft een bv 1.800 euro gefactureerd. De betaling komt 30 dagen te laat:

• 1.800 € × 10,52 % × 30 ÷ 365 = 15,56 euro rente
• plus het forfait: 40,00 euro
• totale vordering: 1.800 € + 55,56 € = 1.855,56 euro

Dezelfde factuur aan een particuliere klant, ook 30 dagen te laat:

• 1.800 € × 6,52 % × 30 ÷ 365 = 9,65 euro rente
• geen forfait
• totale vordering: 1.809,65 euro

Bij kleine bedragen en korte vertragingen blijft de rente dus bescheiden. Haar echte waarde zit erin dat ze in de brief staat: veel klanten betalen sneller als ze zien dat wachten geld kost.

Wat u niet in rekening mag brengen

Uw eigen werktijd. Het half uur dat u zoekt, schrijft en zich ergert, erkennen de rechters niet als vergoedbare schade: het innen van eigen vorderingen hoort bij normaal ondernemen. Ook forfaitaire «behandelkosten» van 5 of 10 euro houden geen stand. Vergoedbaar is alleen wat u werkelijk hebt uitgegeven, in de kern porto en aangetekend verzenden.

Bij zakelijke klanten dekt het forfait van 40 euro precies die moeite. U krijgt het los van de vraag of u überhaupt kosten had. En als uw zakelijke klant in zijn inkoopvoorwaarden zet dat hij noch rente noch forfait betaalt, helpt hem dat niet: zo'n beding is nietig. Voor de renteaanspraak geldt dat zonder uitzondering, voor het forfait bij twijfel eveneens (§ 288 lid 6 BGB).

Waarom de eerste aanmaning meestal niets oplevert

Een punt dat vaak wordt gemist: als pas úw aanmaning het verzuim veroorzaakt, kunt u de kosten van juist die aanmaning niet vorderen. Het verzuim begint immers pas bij ontvangst; daarvóór was er geen aanspraak die de kosten kon dragen. Porto en rente van de eerste aanmaning blijven dan bij u.

Anders is het als het verzuim al eerder was ingetreden, bijvoorbeeld door een vaste betaaldatum op de factuur of door de 30-dagenregel. Dan is uw aanmaning niet de aanleiding maar het uitoefenen van een bestaand recht, en tellen rente, forfait en porto vanaf de eerste verzuimdag mee.

Daaruit volgt één eenvoudige maatregel die meer oplevert dan welk voorbeeld ook: zet op elke factuur een concrete vervaldatum in plaats van «betaalbaar bij ontvangst», en bij particulieren de vermelding over de 30 dagen erbij. Dan zijn uw klanten al in verzuim voordat u voor het eerst aanmaant. Hoe u de betalingstermijn formuleert en waarom een zin op de factuur alleen nog geen verzuim oplevert, staat in Betalingstermijn op de factuur. Wie betalingen liever naar voren haalt dan later aanmaant, kan daarnaast betalingskorting aanbieden – wat dat kost en hoe u de termijn eenduidig maakt, staat in Betalingskorting op de factuur.

Mag ik de aanmaning per e-mail sturen?

Ja. Een aanmaning is vormvrij: hij kan per e-mail, per brief, per fax of zelfs mondeling aan de telefoon. Hij wordt rechtsgeldig zodra hij de klant bereikt.

Het probleem is niet de geldigheid maar het bewijs. Beweert uw klant later de e-mail nooit te hebben gekregen, dan moet u de ontvangst bewijzen, en het verzendbericht van uw postvak bewijst alleen dat u hebt verstuurd. Voor de dagelijkse praktijk is dat zelden kritiek: in verreweg de meeste gevallen wordt er betaald of gereageerd, en niemand twist over de ontvangst.

Werkbaar is daarom: eerste aanmaning per e-mail, want snel en gratis. Blijft die onbeantwoord en gaat het om een bedrag waarvoor u desnoods naar de rechter zou stappen, stuur de tweede dan ook per post. In Duitsland kost een Einwurf-Einschreiben (aangetekend met bezorging in de brievenbus) een paar euro en levert u een bewijs op.

Wat gebeurt er als er niets komt?

Na de aanmaning staan er meer wegen open, van het Duitse gerechtelijke betalingsbevel tot een incassobureau. Dat is een onderwerp op zich en staat stap voor stap in Klant betaalt niet: wat nu?. Hoe u het aanmanen op de lange termijn in stappen inricht, leest u in Aanmaningen 2026 voor zzp'ers.

Eén getal is nu al het onthouden waard: drie jaar. Zo lang kunt u uw vordering afdwingen, gerekend vanaf het einde van het jaar waarin ze is ontstaan (§§ 195, 199 BGB). Een factuur uit mei 2026 verjaart dus op 31 december 2029. Daarna kan uw klant betaling weigeren zonder dat u er iets tegen kunt doen. Belangrijk: aanmaningsbrieven stoppen die klok niet. Wie drie jaar lang alleen maar aanmaant, staat uiteindelijk met lege handen. De klok stopt pas door een verzoek bij de Duitse aanmaningsrechtbank, een rechtszaak of een deelbetaling van de klant.

Schreef u aanmaningen tot nu toe met de hand en raakte u het overzicht kwijt welke factuur wanneer verviel? Easy Invoice toont openstaande posten met vervaldatum en maakt daar de herinnering en de aanmaning van. U kunt het 10 dagen gratis proberen; de proefperiode stopt vanzelf.

Veelgestelde vragen

Vanaf wanneer mag ik aanmanen? Vanaf de dag na de vervaldatum. Hebt u een betaaltermijn genoemd, dan is dat de dag na afloop daarvan. Zonder termijn is de factuur bij ontvangst opeisbaar en mag u meteen aanmanen. Een wettelijke wachttijd bestaat niet.

Heb ik drie aanmaningen nodig? Nee. De wet kent geen eerste, tweede of derde aanmaning: één aanmaning na de vervaldatum is genoeg om verzuim te laten intreden (§ 286 lid 1 BGB). Vaak hebt u die niet eens nodig, omdat het verzuim al is ingetreden door een vaste betaaldatum of door de 30-dagenregel. Werken in stappen is pure gewoonte en dient de klantrelatie, niet het recht.

Welke aanmaningskosten mag ik vragen? Alleen de kosten die u werkelijk hebt gemaakt, in de kern porto. Uw eigen werktijd en forfaitaire behandelkosten tellen niet mee. Bij zakelijke klanten komt het forfait van 40 euro uit § 288 lid 5 BGB erbij, bij particulieren niet. In beide gevallen mag u daarnaast vertragingsrente rekenen.

Wat doe ik als er ook na de aanmaning niets komt? Dan hebt u een stuk van de rechtbank nodig waarmee het geld zo nodig via een deurwaarder kan worden gehaald. De gebruikelijke weg is het Mahnbescheid, een verzoek bij de Duitse aanmaningsrechtbank dat u online kunt indienen en dat bij kleinere bedragen enkele tientallen euro's kost. U kunt de vordering ook aan een incassobureau of een advocaat geven. Welke weg wanneer loont en wat hij kost, staat in Klant betaalt niet: wat nu?.

Bronnen

• § 286 BGB – Verzuim van de schuldenaar (gesetze-im-internet.de) — verzuim door aanmaning (lid 1), aanmaning niet nodig bij een naar de kalender bepaalde tijd (lid 2 nr. 1), 30-dagenregel en informatieplicht tegenover consumenten (lid 3)
• § 288 BGB – Vertragingsrente en overige verzuimschade (gesetze-im-internet.de) — 5 en 9 procentpunten boven de basisrente (lid 1 en 2), 40-euroforfait (lid 5), nietigheid van uitsluitingsbedingen (lid 6)
• § 195 BGB – Gewone verjaringstermijn (gesetze-im-internet.de) — drie jaar
• § 199 BGB – Aanvang van de gewone verjaringstermijn (gesetze-im-internet.de) — de termijn begint aan het einde van het jaar waarin de vordering is ontstaan
• Basisrente volgens § 247 BGB – Deutsche Bundesbank — 1,52 procent sinds 1 juli 2026 Een automatisch aanmaningsproces houdt openstaande posten en termijnen in de gaten.

Let op: dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen juridisch advies in een concreet geval. Of en hoeveel rente, forfait of kosten u toekomen, hangt af van uw contract en de omstandigheden.