Mahnung schreiben: Vorlage, Fristen und was hineingehört

Mahnen dürfen Sie ab dem Tag nach der Fälligkeit, also sobald das Zahlungsziel Ihrer Rechnung abgelaufen ist. Eine Vorwarnzeit gibt es nicht, und drei Mahnungen sind nicht vorgeschrieben – eine genügt (§ 286 Abs. 1 BGB). Vorgeschrieben ist auch keine bestimmte Form: In die Mahnung gehören die Rechnungsnummer, der offene Betrag, eine klare Zahlungsaufforderung und ein neues Datum statt „umgehend". Alles Weitere unten, samt Text zum Kopieren.

Basiszinssatz Stand: 1. Juli 2026 — der nächste Wechsel ist zum 1. Januar 2027 möglich.

Inhaltsverzeichnis

1. Ab wann darf ich mahnen?
2. Mahnung schreiben: Vorlage zum Kopieren
3. Was gehört in die Mahnung?
4. Welche Zinsen und Kosten darf ich fordern?
5. Warum die erste Mahnung meist nichts einbringt
6. Darf ich die Mahnung per E-Mail schicken?
7. Was passiert, wenn nichts kommt?
8. Häufige Fragen

Ab wann darf ich mahnen?

Ab dem Tag nach der Fälligkeit. Fällig ist Ihre Rechnung an dem Tag, den Sie als Zahlungsziel genannt haben – „zahlbar bis 20. September" heißt: ab dem 21. September können Sie mahnen. Haben Sie kein Zahlungsziel genannt, ist die Rechnung sofort mit Zugang fällig, und Sie dürfen sofort mahnen.

Davon zu trennen ist die Frage, ab wann Ihr Kunde in Verzug ist. Der Verzug ist der Zustand, ab dem Sie zusätzlich Zinsen und Kosten verlangen dürfen. Dorthin führen drei Wege – und damit drei Fristen, die Sie im Blick behalten sollten:

Der Hinweis für Privatkunden ist ein Satz auf der Rechnung, etwa: „Verbraucher geraten spätestens 30 Tage nach Zugang dieser Rechnung in Verzug." Fehlt er, hilft nur die Mahnung. Bei Geschäftskunden brauchen Sie diesen Hinweis nicht.

Praktisch heißt das: Sie müssen nicht auf die 30 Tage warten. Wenn Ihr Zahlungsziel abgelaufen ist, schreiben Sie die Mahnung – das ist der schnellste Weg in den Verzug. Wer offene Posten und Mahnungen nicht in einer Excel-Liste führen möchte, kann sie direkt aus der Rechnung heraus erzeugen; dafür gibt es das Mahnwesen von Easy Invoice.

Mahnung schreiben: Vorlage zum Kopieren

Dieser Text funktioniert für Privat- und für Geschäftskunden. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern. Den Zusatzblock für Zinsen und Pauschale finden Sie darunter.

[Ihr Name / Ihre Firma]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Name des Kunden]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Ort], [Datum des Schreibens]


Zahlungserinnerung zu Rechnung [Rechnungsnummer]


Sehr geehrte Frau [Nachname], / Sehr geehrter Herr [Nachname],

am [Rechnungsdatum] habe ich Ihnen für [kurze Bezeichnung der Leistung]
die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro geschickt. Die Zahlung
ist bis heute nicht bei mir eingegangen.

Ich bitte Sie, den offenen Betrag von [Betrag] Euro bis zum
[neues Datum, üblich sind 7 bis 14 Tage] auf folgendes Konto zu
überweisen:

  Kontoinhaber:      [Name]
  IBAN:              [IBAN]
  BIC:               [BIC]
  Verwendungszweck:  [Rechnungsnummer]

Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben,
betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

Zusatzblock, wenn der Kunde bereits in Verzug ist. Setzen Sie ihn vor die Grußformel. Bei Privatkunden lassen Sie die 40 Euro weg, die gibt es dort nicht:

Da die Zahlungsfrist überschritten ist, berechne ich Ihnen ab dem
[erster Verzugstag] Verzugszinsen in Höhe von [10,52 bei Geschäftskunden,
6,52 bei Privatkunden] Prozent pro Jahr sowie die Pauschale von
40,00 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB.

Offener Rechnungsbetrag:  [Betrag] Euro
Verzugszinsen:            [Betrag] Euro
Pauschale:                40,00 Euro
Gesamtbetrag:             [Summe] Euro

Ob Sie das Schreiben „Zahlungserinnerung", „Mahnung" oder „Erinnerung an offene Rechnung" nennen, ist rechtlich egal. Entscheidend ist, dass darin unmissverständlich Zahlung verlangt wird. Wer den Ton freundlich halten will, nimmt beim ersten Mal „Zahlungserinnerung" – die Wirkung ist dieselbe.

Was gehört in die Mahnung?

Für eine Mahnung gibt es keine Formvorschrift wie bei der Rechnung. Gesetzlich zwingend ist nur eines: die eindeutige Aufforderung zu zahlen. Alles andere in der Tabelle steht dort, weil Sie es später beweisen müssen – wenn der Kunde bestreitet, je gemahnt worden zu sein.

Eine Frist müssen Sie nicht setzen – der Verzug tritt auch ohne sie ein. Sie hilft Ihnen trotzdem, weil sie den nächsten Schritt begründet. Sieben bis vierzehn Tage sind üblich.

Wenn Sie unsicher sind, ob die ursprüngliche Rechnung überhaupt vollständig war: Fehlen dort Pflichtangaben, kann Ihr Kunde die Zahlung zurückhalten, und die Mahnung läuft ins Leere. Was auf die Rechnung gehört, steht in Rechnung schreiben: Der ultimative Leitfaden.

Welche Zinsen und Kosten darf ich fordern?

Sobald der Verzug eingetreten ist, kommen drei Posten in Betracht. Grundlage ist der Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank, der sich am 1. Januar und am 1. Juli ändert. Seit dem 1. Juli 2026 liegt er bei 1,52 Prozent.

Die 9 Prozentpunkte gelten nur, wenn auf beiden Seiten kein Verbraucher beteiligt ist. Sobald ein Privatkunde im Spiel ist, bleibt es bei 5 Prozentpunkten.

Verzugszinsen berechnen: das Rechenbeispiel

Die Formel lautet: Betrag × Zinssatz × Verzugstage ÷ 365.

Eine Werkstatt hat einer GmbH 1.800 Euro in Rechnung gestellt. Die Zahlung kommt 30 Tage zu spät:

• 1.800 € × 10,52 % × 30 ÷ 365 = 15,56 Euro Zinsen
• dazu die Pauschale: 40,00 Euro
• offene Gesamtforderung: 1.800 € + 55,56 € = 1.855,56 Euro

Dieselbe Rechnung an einen Privatkunden, ebenfalls 30 Tage zu spät:

• 1.800 € × 6,52 % × 30 ÷ 365 = 9,65 Euro Zinsen
• keine Pauschale
• offene Gesamtforderung: 1.809,65 Euro

Bei kleinen Beträgen und kurzen Verzögerungen sind die Zinsen also überschaubar. Ihr eigentlicher Wert liegt darin, dass sie im Schreiben stehen: Viele Kunden zahlen schneller, wenn sichtbar wird, dass Warten teurer wird.

Was Sie nicht abrechnen dürfen

Ihre eigene Arbeitszeit. Die halbe Stunde, die Sie mit Suchen, Schreiben und Ärgern verbringen, erkennen die Gerichte nicht als erstattungsfähigen Schaden an – das Eintreiben eigener Forderungen gehört zum normalen Geschäft. Ebenso wenig tragen pauschale „Bearbeitungsgebühren" von 5 oder 10 Euro. Erstattungsfähig ist nur, was Sie tatsächlich ausgegeben haben, also im Wesentlichen Porto und Einschreiben.

Bei Geschäftskunden ersetzt die 40-Euro-Pauschale genau diesen Aufwand. Sie bekommen sie unabhängig davon, ob Ihnen überhaupt Kosten entstanden sind. Und wenn Ihr Geschäftskunde in seinen Einkaufsbedingungen stehen hat, dass er weder Zinsen noch die Pauschale zahlt, hilft ihm das nicht: Eine solche Klausel ist unwirksam. Beim Zinsanspruch gilt das ausnahmslos, bei der Pauschale im Zweifel ebenfalls (§ 288 Abs. 6 BGB).

Warum die erste Mahnung meist nichts einbringt

Ein Punkt, der oft übersehen wird: Wenn erst Ihre Mahnung den Verzug auslöst, können Sie die Kosten genau dieser Mahnung nicht verlangen. Der Verzug beginnt ja erst mit ihrem Zugang – vorher gab es keinen Anspruch, der die Kosten tragen könnte. Porto und Zinsen der ersten Mahnung bleiben in diesem Fall an Ihnen hängen.

Anders ist es, wenn der Verzug schon vorher eingetreten war, etwa über ein festes Zahlungsdatum auf der Rechnung oder über die 30-Tage-Regel. Dann ist Ihre Mahnung nicht der Auslöser, sondern die Durchsetzung eines bestehenden Anspruchs – und Zinsen, Pauschale und Porto können Sie ab dem ersten Verzugstag mitrechnen.

Daraus folgt eine einfache Maßnahme, die mehr bringt als jede Mahnvorlage: Schreiben Sie auf jede Rechnung ein konkretes Fälligkeitsdatum statt „zahlbar nach Erhalt", und bei Privatkunden zusätzlich den Hinweis auf die 30 Tage. Dann sind Ihre Kunden schon in Verzug, bevor Sie das erste Mal mahnen. Wie Sie das Zahlungsziel formulieren und warum ein Satz auf der Rechnung allein den Verzug noch nicht auslöst, steht im Beitrag Zahlungsziel auf der Rechnung. Wer Zahlungen lieber vorzieht, statt später zu mahnen, kann zusätzlich Skonto anbieten – was das kostet und wie die Frist eindeutig wird, steht in Skonto auf der Rechnung.

Darf ich die Mahnung per E-Mail schicken?

Ja. Eine Mahnung ist an keine Form gebunden, sie kann per E-Mail, per Brief, per Fax oder sogar mündlich am Telefon erfolgen. Rechtlich wirksam wird sie, sobald sie beim Kunden ankommt.

Das Problem ist nicht die Wirksamkeit, sondern der Nachweis. Behauptet Ihr Kunde später, die E-Mail nie erhalten zu haben, müssen Sie den Zugang beweisen – und der Sendebericht Ihres Postfachs beweist nur, dass Sie abgeschickt haben. Für den Alltag ist das meist unkritisch: In den allermeisten Fällen wird gezahlt oder geantwortet, und niemand streitet über den Zugang.

Praktikabel ist deshalb dieser Weg: erste Mahnung per E-Mail, weil sie schnell und kostenlos ist. Bleibt sie unbeantwortet und geht es um einen Betrag, bei dem Sie notfalls vor Gericht ziehen würden, schicken Sie die zweite zusätzlich per Post. Ein Einwurf-Einschreiben kostet wenige Euro und liefert Ihnen einen Beleg.

Was passiert, wenn nichts kommt?

Nach der Mahnung stehen Ihnen weitere Wege offen – vom gerichtlichen Mahnbescheid bis zum Inkassobüro. Beides ist ein eigenes Thema und in Kunde zahlt nicht – was tun? Schritt für Schritt beschrieben. Wie Sie das Mahnen dauerhaft in Stufen organisieren, steht in Mahnwesen 2026 für Selbstständige.

Eine Zahl sollten Sie sich aber jetzt schon merken: drei Jahre. So lange können Sie Ihre Forderung durchsetzen, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung aus dem Mai 2026 verjährt also am 31. Dezember 2029. Danach kann Ihr Kunde die Zahlung verweigern, ohne dass Sie noch etwas dagegen tun können. Wichtig dabei: Mahnschreiben halten diese Frist nicht auf. Wer drei Jahre lang nur mahnt, steht am Ende mit leeren Händen da. Angehalten wird die Uhr erst durch einen Antrag beim Mahngericht, eine Klage oder eine Teilzahlung des Kunden.

Wenn Sie Mahnungen bisher von Hand schreiben und dabei den Überblick verlieren, welche Rechnung wann fällig war: Easy Invoice zeigt offene Posten mit Fälligkeitsdatum an und erzeugt daraus Zahlungserinnerung und Mahnung. Sie können es 10 Tage kostenlos testen, der Test endet automatisch.

Häufige Fragen

Ab wann darf ich mahnen? Ab dem Tag nach der Fälligkeit. Haben Sie ein Zahlungsziel genannt, ist das der Tag nach Ablauf dieser Frist. Ohne Zahlungsziel ist die Rechnung mit Zugang fällig, und Sie dürfen sofort mahnen. Eine gesetzliche Wartezeit gibt es nicht.

Brauche ich drei Mahnungen? Nein. Das Gesetz kennt keine erste, zweite oder dritte Mahnung – eine einzige Mahnung nach Fälligkeit genügt, um den Verzug auszulösen (§ 286 Abs. 1 BGB). Oft brauchen Sie nicht einmal die, weil der Verzug bereits über ein festes Zahlungsdatum oder die 30-Tage-Regel eingetreten ist. Das Vorgehen in Stufen ist reine Übung und dient der Geschäftsbeziehung, nicht dem Recht.

Welche Mahngebühren darf ich verlangen? Nur die Kosten, die Ihnen tatsächlich entstanden sind, also im Wesentlichen Porto. Ihre eigene Arbeitszeit und pauschale Bearbeitungsgebühren zählen nicht dazu. Bei Geschäftskunden kommt die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB hinzu, bei Privatkunden nicht. Zusätzlich dürfen Sie in beiden Fällen Verzugszinsen berechnen.

Was mache ich, wenn auch nach der Mahnung nichts kommt? Dann brauchen Sie ein Papier vom Gericht, mit dem sich das Geld notfalls über einen Gerichtsvollzieher holen lässt. Der übliche Weg dorthin ist der Mahnbescheid: ein Antrag beim Mahngericht, den Sie online stellen können und der bei kleineren Beträgen einige Dutzend Euro kostet. Alternativ übergeben Sie die Forderung an ein Inkassobüro oder an einen Anwalt. Welcher Weg sich wann lohnt und was er kostet, steht in Kunde zahlt nicht – was tun?.

Quellen

• § 286 BGB – Verzug des Schuldners (gesetze-im-internet.de) — Verzug durch Mahnung (Abs. 1), Entbehrlichkeit bei kalendermäßig bestimmter Leistungszeit (Abs. 2 Nr. 1), 30-Tage-Regel und Hinweispflicht gegenüber Verbrauchern (Abs. 3)
• § 288 BGB – Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden (gesetze-im-internet.de) — 5 bzw. 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (Abs. 1 und 2), 40-Euro-Pauschale (Abs. 5), Unwirksamkeit von Ausschlussklauseln (Abs. 6)
• § 195 BGB – Regelmäßige Verjährungsfrist (gesetze-im-internet.de) — drei Jahre
• § 199 BGB – Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist (gesetze-im-internet.de) — Fristbeginn mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist
• Basiszinssatz nach § 247 BGB – Deutsche Bundesbank — 1,52 Prozent seit dem 1. Juli 2026

Hinweis: Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Ob und in welcher Höhe Ihnen Zinsen, Pauschalen oder Kosten zustehen, hängt von Ihrem Vertrag und den Umständen ab.