Bewijsstuk zakelijke maaltijd in Duitsland: wat erop moet

Op het Duitse bewijsstuk voor een zakelijke maaltijd horen vijf gegevens: plaats, dag, de aanwezige personen, de zakelijke aanleiding en het bedrag. Vond de maaltijd in een restaurant plaats, dan volstaan op uw eigen bewijsstuk de aanleiding en de namen; de rekening van het restaurant voegt u erbij. U trekt er 70 procent van af als bedrijfskosten, maar de btw vordert u volledig terug. Schrijf het bewijsstuk dezelfde dag of de dag erna en onderteken het.

Inhoud

• Wat er op het bewijsstuk hoort
• Voorbeeld om over te nemen
• Hoeveel u werkelijk mag aftrekken
• Volstaat de kassabon van het restaurant?
• Boven 250 euro komen er drie gegevens bij
• Handgeschreven rekening: hier vervalt de aftrek helemaal
• De fooi aantonen
• Eigen medewerkers: dan is het 100 procent
• Het bewijsstuk digitaal bewaren
• Maaltijden in het buitenland
• Veelgestelde vragen
• Bronnen

Wat er op het bewijsstuk hoort

Ontbreekt een van de vijf gegevens, dan schrapt de fiscus de aftrek, ook als de restaurantrekening onberispelijk is. De wet verlangt een schriftelijk bewijs van plaats, dag, aanwezigen en aanleiding van de maaltijd, plus het uitgegeven bedrag (artikel 4 lid 5 zin 1 nummer 2 zin 2 van de Duitse wet op de inkomstenbelasting, EStG).

De aanleiding levert de meeste discussie op. „Klantgesprek" zegt niets. Schrijf liever waar het over ging: „Afstemming relaunch webshop, offerte van 12.09." Uit de aanleiding moet blijken dat het om uw bedrijf ging en niet om een gezellige avond.

Bij een maaltijd in een restaurant volstaan op uw bewijsstuk de aanleiding en de aanwezigen, omdat plaats, dag en bedrag al op de rekening staan. Die rekening moet er dan verplicht bij (artikel 4 lid 5 zin 1 nummer 2 zin 3 EStG). Verzamelt u bonnen en inkoopfacturen toch al digitaal, dan kunt u het bewijsstuk rechtstreeks aan de restaurantrekening koppelen; hoe dat gaat, staat in het onderdeel over digitaal bewaren. Facturatiesoftware zoals Easy Invoice helpt u bonnen en inkoopfacturen op één plek te verzamelen.

Twee dingen worden vaak vergeten: het bewijsstuk moet tijdig ontstaan, dus op de dag van de maaltijd of kort erna, en u moet het ondertekenen. Het Duitse Bundesfinanzhof heeft beide punten beslist, en het Duitse ministerie van Financiën verwijst er uitdrukkelijk naar in zijn brief van 19 november 2025.

Voorbeeld om over te nemen

U hebt geen gekocht formulier nodig. Een los blad volstaat, zolang de vijf gegevens erop staan. Voorgedrukte formulieren, pdf-sjablonen en Word-bestanden zijn handig, maar geen daarvan is voorgeschreven.

Bewijsstuk zakelijke maaltijd

Dag van de maaltijd: 16.09.2026
Plaats:              Ristorante Molinari, Hauptstrasse 8, 40213 Duesseldorf
Aanwezigen:          Yusuf Demir (Mailand Media GmbH),
                     Anja Kowalczyk (Mailand Media GmbH),
                     Charles Imilkowski (gastheer)
Aanleiding:          Afstemming relaunch webshop, offerte van 12.09.2026
Kosten maaltijd:     142,80 euro (zie bijgevoegde rekening)
Fooi:                10,00 euro
Totaal:              152,80 euro

Datum, handtekening: 16.09.2026, ______________________

Noteer de namen zoals ze in het identiteitsbewijs staan, en vergeet uzelf niet. Nodigt u een besloten gezelschap uit waarvan u niet alle namen kent, noteer dan de groep en de omvang — bijvoorbeeld „verkoopteam van bedrijf X, 8 personen" — en leg bij de aanleiding uit waarom een namenlijst niet mogelijk was.

Hoeveel u werkelijk mag aftrekken

Van de rekening blijft 70 procent over als bedrijfskosten, terwijl u de btw volledig terugvordert. Dat klinkt tegenstrijdig, maar is precies zo bedoeld: de wet op de inkomstenbelasting kort tot 70 procent (artikel 4 lid 5 zin 1 nummer 2 EStG), terwijl de btw-wet zakelijke maaltijden uitdrukkelijk uitzondert van de aftrekbeperking (artikel 15 lid 1a zin 2 van de Duitse btw-wet, UStG).

Een voorbeeld met 142,80 euro inclusief btw en een btw-tarief van 19 procent:

Valt u onder de kleineondernemersregeling van artikel 19 UStG, dan rekent u anders. U trekt geen voorbelasting af, dus de btw hoort bij uw kosten. U neemt 70 procent van het bedrag inclusief btw: 70 procent van 142,80 euro is 99,96 euro aan bedrijfskosten.

De fooi rekent u op dezelfde manier: 70 procent daarvan zijn bedrijfskosten. In het voorbeeld hierboven zit die er niet in, omdat de fooi apart op het bewijsstuk staat.

De 30 procent is geen fout in het systeem, maar opzet. De wetgever gaat ervan uit dat een deel van een zakelijke maaltijd privégenot is. De korting geldt ook als u zelf niets hebt gegeten. In de winst- en verliesrekening op kasbasis noteert u beide delen apart.

Aftrekbaar is bovendien alleen wat redelijk is. Een vast maximum bestaat niet; de Duitse fiscus kijkt naar wat in uw branche gebruikelijk is. Een menu van 80 euro per persoon betekent iets anders bij een gesprek met investeerders dan bij een opdracht van 300 euro.

Volstaat de kassabon van het restaurant?

Ja, als er de juiste gegevens op staan — en die zijn sinds de brief van het Duitse ministerie van Financiën van 19 november 2025 scherper geformuleerd. Tot 250 euro geldt de bon als vereenvoudigde factuur en moet hij vier dingen bevatten:

1. Naam en adres van het restaurant, volledig.
2. Datum van afgifte.
3. Wat u hebt gegeten en gedronken, per post. „Eten en drinken" met een totaalbedrag is niet genoeg. „Menu 1", „dagschotel 2" of „lunchbuffet" zijn wel in orde.
4. De dag van de maaltijd. Staat op de rekening „prestatiedatum is gelijk aan factuurdatum", dan volstaat dat. Een handgeschreven toevoeging of een datumstempel is niet voldoende.

Op het derde punt sneuvelen de meeste bonnen. Controleer het nog in het restaurant, zolang u de bediening kunt vragen. Achteraf krijgt u de specificatie zelden nog.

Boven 250 euro komen er drie gegevens bij

Overschrijdt de rekening 250 euro, dan zijn er naast de vier punten hierboven nog drie nodig. Ontbreekt er één, dan staat de aftrek op het spel:

Het derde punt wordt het vaakst vergeten. Zeg het in het restaurant voordat er wordt afgerekend: boven 250 euro moet uw naam of die van uw bedrijf erop staan. Er zelf achteraf iets bij schrijven helpt niet.

Handgeschreven rekening: hier vervalt de aftrek helemaal

Gebruikt het restaurant een elektronische kassa maar krijgt u een handgeschreven kwitantie, dan is het hele bedrag niet aftrekbaar — niet gekort, maar volledig geschrapt. Dat is de strengste regel van dit onderwerp, en zo staat hij in de ministeriële brief van 19 november 2025 (randnummer 13).

De achtergrond: bedrijven met een elektronisch kassasysteem zijn verplicht hun bonnen machinaal aan te maken en te beveiligen met een gecertificeerde technische beveiligingsvoorziening (artikel 146a van de Duitse belastingwet, Kassensicherungsverordnung). Een bon in een andere vorm voldoet dan niet aan de bewijseisen.

Waaraan u een correcte bon herkent: hij draagt een transactienummer en het serienummer van de kassa of van de beveiligingsmodule, vaak afgedrukt als QR-code. Is dat zo, dan mag u erop vertrouwen dat alles in orde is, ook als er later bij het restaurant iets niet blijkt te kloppen.

Er zijn twee verzachtingen:

• Kassastoring: valt de beveiligingsvoorziening uit en blijkt dat uit de bon, bijvoorbeeld door een ontbrekend transactienummer of een bijbehorende vermelding, dan blijft de aftrek in beginsel mogelijk.
• Latere afrekening zonder contant geld: wordt een besloten evenement later afgerekend en per overboeking betaald, of accepteert het bedrijf alleen betalingen zonder contant geld, dan hebt u geen kassabon nodig. U voegt dan het betaalbewijs bij, als de betaalwijze niet op de rekening staat.

De fooi aantonen

Een fooi is aftrekbaar, maar u moet hem kunnen aantonen, en de bewijslast ligt bij u. Het eenvoudigst is dat het restaurant het bedrag op de machinaal opgemaakte rekening zet. Vraag ernaar voordat u betaalt.

Staat de fooi niet op de rekening, dan helpt een kwitantie van de ontvanger: de bediening schrijft het bedrag op de rekening en tekent ervoor. Een eigen notitie „10 euro fooi" zonder handtekening is zwak, en de fiscus hoeft die niet te accepteren.

Voor de fooi geldt dezelfde korting als voor de maaltijd: 70 procent als bedrijfskosten.

Tekent niemand voor de fooi, dan blijft alleen een zelfgeschreven bewijsstuk over. Wat daarop hoort, staat in Een Eigenbeleg schrijven.

Eigen medewerkers: dan is het 100 procent

Nodigt u uitsluitend uw eigen mensen uit, dan trekt u de kosten volledig af. De korting van 30 procent geldt alleen bij een zakelijke aanleiding, dus wanneer zakenpartners, klanten of sollicitanten aanwezig zijn. Het onthalen van eigen medewerkers geldt als zuiver bedrijfsmatig (R 4.10 lid 7 van de Duitse richtlijnen inkomstenbelasting).

De grens is scherp: zit er één buitenstaander aan tafel, dan wordt de hele rekening een zakelijke maaltijd en gaat naar 70 procent, ook het deel voor uw eigen medewerkers.

Koffie, thee en koekjes tijdens een overleg zijn helemaal geen zakelijke maaltijd, maar attenties. Die zijn volledig aftrekbaar en vragen geen bewijsstuk.

Voor geschenken aan klanten en medewerkers gelden eigen regels en eigen grensbedragen. Hoe u geschenken aan klanten en medewerkers boekt, staat in een apart artikel.

Het bewijsstuk digitaal bewaren

U mag het bewijsstuk volledig digitaal bijhouden, en sinds 2025 staat nauwkeurig beschreven waar het op aankomt. De aanleiding voor de nieuwe regeling was de elektronische factuur: sinds 1 januari 2025 kunnen facturen tussen Duitse ondernemingen als e-factuur binnenkomen, en de oude brief uit 2021 paste daar niet meer bij. Wanneer u zelf e-facturen moet versturen, staat in het artikel over de e-factuurplicht in 2027 en 2028.

Vier punten moet u naleven:

1. U maakt het bewijsstuk digitaal aan of scant het in en vult de vereiste gegevens tijdig aan.
2. U autoriseert het: elektronisch ondertekenen of goedkeuren in uw programma. Latere wijzigingen moeten gedocumenteerd zijn.
3. Het moment van aanmaken en van goedkeuren wordt elektronisch vastgelegd.
4. Bewijsstuk en restaurantrekening worden gekoppeld en samen bewaard. Een eenduidige verwijzing volstaat, bijvoorbeeld een index, een barcode of de koppeling in een documentmanagementsysteem.

Kan een rekening aan geen enkel bewijsstuk worden gekoppeld, dan is de aftrek weg. Voor het bewaren gelden dezelfde beginselen als voor alle andere bonnen; wat de fiscus daar werkelijk controleert, staat in het artikel over de GoBD-conforme factuur. Gescheiden archieven mogen, zolang de koppeling eenduidig blijft. Wie de papieren bon bewaart en alleen de rekening digitaal opslaat, moet dezelfde eenduidige koppeling waarborgen.

Verzamelde u uw bonnen tot nu toe in een schoenendoos, dan is de overstap naar digitaal bewaren het moment waarop de moeite loont. U kunt Easy Invoice gratis uitproberen.

Maaltijden in het buitenland

Dezelfde regels gelden voor maaltijden in het buitenland — de wet maakt geen onderscheid. Ook een diner in Wenen of Barcelona vraagt om een machinaal opgemaakte, elektronisch vastgelegde rekening met alle gegevens.

Er is één uitzondering: kunt u aannemelijk maken dat zo'n rekening daar niet te krijgen was, dan wordt bij uitzondering ook een rekening geaccepteerd die niet volledig aan de eisen voldoet. Hebt u alleen een handgeschreven buitenlandse rekening, dan moet u aannemelijk maken dat in dat land geen verplichting tot machinale bonnen bestaat. Noteer in zulke gevallen meteen waarom het niet anders kon.

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn eigen naam op het bewijsstuk schrijven?

Ja. U neemt deel aan de maaltijd en hoort dus in de lijst. Bij rekeningen boven 250 euro moet uw naam bovendien op de rekening van het restaurant staan.

Wat doe ik als ik het bewijsstuk kwijt ben?

Vraag het restaurant om een duplicaat zolang de transactie nog te herleiden is. Een zelfgeschreven vervangend bewijsstuk zonder de restaurantrekening volstaat bij een maaltijd in een restaurant niet, omdat de wet de rekening uitdrukkelijk verlangt.

Telt een zakelijke maaltijd waarbij ik niets heb gegeten?

Ja, u hoeft niet mee te eten. De korting tot 70 procent geldt toch voor het volledige bedrag.

Op welke rekening boek ik de kosten?

De verdeling over 70 en 30 procent legt u vast op twee grootboekrekeningen. In de Duitse standaardrekeningschema's SKR03 en SKR04 zijn dat de rekeningen 4650 en 4654 (SKR03) en 6640 en 6644 (SKR04): de eerste voor het aftrekbare deel, de tweede voor het niet-aftrekbare. In beide gevallen trekt u de voorbelasting volledig af. Wijkt uw rekeningschema af, vraag uw belastingadviseur dan naar de passende rekeningen.

Hoe lang moet ik het bewijsstuk bewaren?

Net als elk ander boekingsstuk. Bewaar bewijsstuk en rekening samen, digitaal of op papier; beslissend is dat de koppeling behouden blijft.

Bronnen

• Artikel 4 van de Duitse wet op de inkomstenbelasting
• Artikel 15 van de Duitse btw-wet
• Brief van het Duitse ministerie van Financiën van 19 november 2025 over de fiscale erkenning van kosten voor zakelijke maaltijden
• Artikel 146a van de Duitse belastingwet
• Artikel 33 van de Duitse btw-uitvoeringsverordening