Проформа-инвойс: что это, образец и когда он нужен

Проформа-инвойс — это предварительная опись поставки, по которой расчёт ещё не производится. Он не создаёт обязанности платить, и ваш клиент не может принять по нему НДС к вычету. Нужен он прежде всего тогда, когда товар пересекает таможенную границу без продажи: образцы, замена по гарантии или оборудование во временное пользование. Решает не слово «проформа» на бумаге, а её содержание: если вы действительно рассчитываетесь в ней за поставку, немецкое законодательство об НДС относится к документу как к счёту.

Содержание

• Что такое проформа-инвойс
• Когда нужен проформа-инвойс
• Что должно быть в проформа-инвойсе
• НДС: момент, когда становится дорого
• Даёт ли он клиенту вычет НДС?
• Клиент оплатил по проформе: что теперь?
• Проформа-инвойс для таможни
• Проформа-инвойс на английском
• Проводка и хранение
• Образец для переписывания
• Частые вопросы

Что такое проформа-инвойс

Ваш клиент ничего не должен платить по проформа-инвойсу. Документ выглядит как счёт, называет товар, количество и стоимость, но не требует денег. Он информирует: таможню — о стоимости отправления, клиента — о цене планируемой поставки, банк — о содержании сделки.

Название вводит в заблуждение. Для целей НДС счётом по § 14 абз. 1 предл. 1 немецкого закона об НДС (UStG) является «любой документ, которым производится расчёт за поставку товаров или оказание услуг, независимо от того, как этот документ называется в деловом обороте». Заголовок, таким образом, вас не защищает. И наоборот: пока вы ничего не рассчитываете, а лишь сообщаете, это остаётся чистой информацией.

Для настоящего расчёта вам затем нужен второй документ. Как выглядит полноценный счёт, описано в материале как выставить счёт. Если вы часто переходите от предложения к предварительному документу и затем к итоговому счёту, программа выставления счетов снимает с вас нумерацию и сопоставление.

Когда нужен проформа-инвойс

В четырёх случаях этот документ у вас просят, и ни в одном из них речь не о деньгах.

Для чистых услуг без отправки товара проформа-инвойс не нужен. Растаможивать нечего, а для предварительной информации предложение — более честный документ.

Для четвёртого случая часто есть путь получше: обязывающее предложение или подтверждение заказа. Оба прямо говорят, чем они являются. Бумага, которая выглядит как счёт, но счётом быть не должна, регулярно вызывает вопросы у получателя.

Если же клиент действительно должен заплатить до поставки, проформа-инвойс — неподходящий инструмент. Тогда нужен авансовый счёт с указанием НДС. Разницу и обязательные реквизиты описывает материал авансовый счёт и предоплата.

Что должно быть в проформа-инвойсе

Укажите те же данные, что и в обычном счёте, добавьте цель и уберите требование об оплате.

• Название и адрес ваш и получателя
• Дата и собственный номер вне вашей нумерации счетов
• Товар или услуга, количество, стоимость за единицу, общая стоимость
• Хорошо заметное обозначение «проформа-инвойс»
• Одна фраза, поясняющая, что оплата не требуется
• Для отправлений за пределы ЕС дополнительно: страна происхождения, код ТН ВЭД, вес, условия поставки

Собственный номер вне нумерации счетов не является требованием закона, но избавляет вас от объяснений, почему в вашей последовательности счетов стоит документ без оборота. Как вести нумерацию, описано в материале нумерация счетов.

НДС: момент, когда становится дорого

Лучше не указывайте в проформа-инвойсе НДС отдельной строкой. Тот, кто указывает сумму налога, не имея на это права, должен её немецкой налоговой согласно § 14c абз. 2 UStG — независимо от того, состоится ли вообще операция.

Возникает ли эта налоговая обязанность у описи с пометкой «проформа», зависит от того, можно ли прочитать бумагу как расчёт за поставку. Это вопрос конкретного случая, и решает его не заголовок: § 14 абз. 1 предл. 1 UStG прямо смотрит на содержание, а не на название. Федеральное министерство финансов заново сформулировало понятие счёта в разъяснениях по НДС именно в этой редакции письмом от 15 октября 2025 года.

На практике: укажите в проформа-инвойсе стоимость товара как сумму брутто или как простую стоимость без налоговой строки. НДС вы укажете позже, в настоящем счёте.

Даёт ли он клиенту вычет НДС?

Нет. Ваш клиент не может принять НДС к вычету по проформа-инвойсу. Вычет требует по § 15 абз. 1 предл. 1 п. 1 предл. 2 UStG, чтобы предприниматель «имел счёт, выставленный в соответствии с §§ 14, 14a». Документ, который намеренно ничего не рассчитывает, таким счётом не является.

Это верно и тогда, когда клиент уже заплатил. Для платежей до поставки § 15 абз. 1 предл. 1 п. 1 предл. 3 UStG требует и того, и другого: счёт должен быть и платёж должен быть произведён. Если счёта нет, вычет сдвигается: право не пропадает, но наступает позже.

Поэтому, если клиент просит проформа-инвойс, чтобы его провести, он просит не тот документ. Отправьте ему авансовый счёт.

Клиент оплатил по проформе: что теперь?

НДС всё равно становится к уплате, даже без счёта. Как только вы получаете деньги, налог возникает по § 13 абз. 1 п. 1 букв. a UStG по окончании отчётного периода, в котором вы их получили. Бумага, отправленная ранее, этого не меняет.

Два шага нужно сделать сразу:

1. Включить сумму в предварительную декларацию по НДС за месяц поступления. Сроки описаны в материале предварительная декларация по НДС.
2. Затем отправить настоящий счёт: авансовый, если поставка ещё не состоялась, иначе обычный на всю поставку.

Малые предприниматели по § 19 UStG ни на одном из шагов НДС не указывают. Для них поступление меняет лишь момент дохода, а не налог. Что ещё их касается, описано в материале счёт без НДС.

Проформа-инвойс для таможни

Без указания стоимости отправление стоит. Таможне нужен документ, из которого следует стоимость товара, — даже когда никто за него не платит. Немецкая таможня называет в качестве случая применения товары без торговой стоимости, например товары, не предназначенные для перепродажи, а также дарение. В этих случаях следует представить проформа-инвойс с указанием фактической стоимости товара.

Из этого следуют три практических правила:

• Никаких нулевых счетов. Напишите стоимость, которую товар имел бы при продаже. «0 евро» или «бесплатно» ведёт к запросу или к оценке со стороны таможни.
• Назовите цель. Пометка вроде «образец без торговой стоимости, только для таможенных целей» объясняет, почему нет цены покупки. При международных отправлениях добавьте английскую формулировку: «No commercial value — for customs purposes only».
• Обозначьте временный вывоз. Если прибор едет на выставку или в ремонт и возвращается, цель и ожидаемый срок должны стоять на бумаге.

Швейцария, Норвегия и Великобритания не входят в ЕС. Отправления туда проходят таможню, поэтому правила выше действуют и тогда, когда получатель находится в нескольких километрах за границей. Какие дополнительные документы требует страна получателя, скажет её таможенная служба, а не немецкая.

Для поставок внутри ЕС проформа-инвойс не нужен: таможенного оформления там нет. На что обращать внимание при счетах в другие страны ЕС, описано в материале счёт в страну ЕС.

Проформа-инвойс на английском

Составляйте документ на двух языках, как только он пересекает границу. Таможенник в стране получателя не читает по-немецки, а один запрос стоит нескольких дней. Достаточно двух языков рядом в одной строке.

Эти термины вам понадобятся:

Стоимость указывайте в валюте, в которой обычно продаёте, и называйте валюту прямо. «90,00» само по себе не является указанием стоимости, «90,00 EUR» — да.

Проводка и хранение

Проформа-инвойс не проводят. Это не учётный документ, поскольку за ним нет хозяйственной операции: ни оборота, ни требования, ни платежа. Проводят настоящий счёт или поступление денег.

Хранить его тем не менее нужно. Как отправленное деловое письмо он подпадает под § 147 абз. 1 п. 3 немецкого налогового кодекса (AO) и подлежит хранению шесть лет согласно § 147 абз. 3 предл. 1 AO. Учётные документы — восемь лет после сокращения срока, книги и годовая отчётность — десять.

Образец для переписывания

Так выглядит полный документ для отправки образцов в Норвегию:

ПРОФОРМА-ИНВОЙС
№ PF-2026-014 · Дата: 18.09.2026

Отправитель: Musterwerk GmbH, Hauptstraße 3, 34117 Kassel, Германия, НДС-номер DE123456789
Получатель: Nordlys AS, Storgata 12, 0155 Oslo, Норвегия

| Поз. | Товар | Кол-во | Цена за единицу | Общая стоимость |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Уплотнительное кольцо тип B, страна происхождения Германия, код 4016 93 00 | 20 шт. | 4,50 EUR | 90,00 EUR |

Общая стоимость отправления: 90,00 EUR · Вес: 1,2 кг · Условия поставки: DAP Oslo

Образец без торговой стоимости, только для таможенных целей.
No commercial value — for customs purposes only.
Этот документ не является счётом. Оплата не требуется.

Код в примере приведён для наглядности; код своего товара возьмите из электронного таможенного тарифа.

Такие описи повторяются. Если вы и так ведёте свои позиции в программе выставления счетов, вы берёте позиции и данные клиента оттуда и меняете только шапку. Попробовать Easy Invoice бесплатно.

Частые вопросы

Что именно означает проформа-инвойс?

«Pro forma» — из латыни, означает «ради формы». Бумага имеет форму счёта, но не его действие: она не требует денег и ни за что не рассчитывается.

Должен ли я оплачивать проформа-инвойс?

Нет. Если вы его получили, обязанности платить из него не возникает. Если отправитель всё же требует денег, попросите настоящий счёт — только его вы можете проверить и провести.

Может ли в проформа-инвойсе стоять НДС?

Лучше обойтись без него. Сумма налога, указанная без права на это, подлежит уплате по § 14c абз. 2 UStG. Укажите вместо этого стоимость товара без отдельной налоговой строки.

Распространяется ли обязанность по электронным счетам на проформу?

Обязанность выставлять электронные счета относится к счетам за облагаемые операции между немецкими предпринимателями. Документ, которым ничего не рассчитывается, под неё не подпадает. Как только вы выставите настоящий счёт, действуют правила из материала обязанность по электронным счетам.

Связывают ли меня цены из проформа-инвойса?

Связанность возникает не из самой бумаги, а из того, что вы заявляете. Если хотите зафиксировать цены, используйте предложение со сроком действия. Сколько действует предложение, описано в материале обязывающее предложение.

Могу ли я вместо проформы просто отправить обычный счёт?

При бесплатной отправке — нет. Счёт за товар, за который никто не платит, создаёт в вашем учёте требование, которое никогда не будет погашено, а у получателя — ожидание оплаты. Если же вы действительно продаёте товар, обычный счёт именно то, что нужно: тогда второй документ не требуется.

Чем он отличается от коммерческого счёта?

Коммерческий счёт — документ, на основании которого заявляется таможенная стоимость проданного товара. Проформа-инвойс занимает его место, когда продажи нет.

Источники

• § 14 UStG — выставление счетов
• § 14c UStG — неверное или неправомерное указание налога
• § 15 UStG — вычет НДС
• § 13 UStG — возникновение налога
• § 147 AO — хранение документов
• Таможня Германии — документы, необходимые для таможенной декларации
• Письмо Федерального министерства финансов от 15 октября 2025 года об обязательных электронных счетах