Proformafactuur: betekenis, voorbeeld en wanneer u er een nodig hebt

Een proformafactuur is een vooraf opgestelde specificatie van een levering die nog niet wordt afgerekend. Zij schept geen betalingsverplichting en uw klant kan er geen btw uit aftrekken. U hebt er vooral een nodig wanneer goederen zonder verkoop een douanegrens passeren: monsters, garantievervanging of geleende apparatuur. Beslissend is niet het woord «proforma» op het papier, maar wat erop staat: rekent u er werkelijk een prestatie in af, dan behandelt het Duitse btw-recht het document als een factuur.

Inhoud

• Wat een proformafactuur is
• Wanneer u een proformafactuur nodig hebt
• Wat op de proformafactuur hoort
• Btw: het punt waarop het duur wordt
• Geeft zij de klant recht op btw-aftrek?
• De klant heeft op de proforma betaald: wat nu?
• Proformafactuur voor de douane
• Proformafactuur in het Engels
• Boeken en bewaren
• Voorbeeld om over te nemen
• Veelgestelde vragen

Wat een proformafactuur is

Uw klant hoeft op een proformafactuur niets te betalen. Het document lijkt op een factuur, noemt goederen, aantal en waarde, maar vraagt geen geld. Het informeert: de douane over de waarde van de zending, de klant over de kosten van een geplande levering, een bank over de inhoud van een transactie.

De naam misleidt. Voor de btw is een factuur volgens artikel 14, lid 1, eerste volzin van de Duitse btw-wet (UStG) «elk document waarmee over een levering of een dienst wordt afgerekend, ongeacht hoe dit document in het handelsverkeer wordt aangeduid». De kop beschermt u dus niet. Omgekeerd geldt: zolang u niets afrekent maar slechts aankondigt, blijft het zuivere informatie.

Voor de echte afrekening hebt u daarna een tweede document nodig. Hoe een volledige factuur eruitziet, staat in factuur opstellen. Wisselt u vaak tussen offerte, voorafgaand document en eindfactuur, dan neemt facturatiesoftware u de nummering en de toewijzing uit handen.

Wanneer u een proformafactuur nodig hebt

In vier gevallen vraagt iemand dit papier van u, en in geen daarvan gaat het om geld.

Bij zuivere dienstverlening zonder goederenverzending hebt u geen proformafactuur nodig. Er valt niets in te klaren, en voor informatie vooraf is een offerte het eerlijkere document.

Voor het vierde geval is er vaak een betere weg: een bindende offerte of een orderbevestiging. Beide zeggen duidelijk wat ze zijn. Een papier dat op een factuur lijkt maar er geen wil zijn, leidt bij de ontvanger regelmatig tot vragen.

Moet de klant werkelijk vóór de levering betalen, dan is de proformafactuur het verkeerde middel. Dan hebt u een vooruitbetalingsfactuur met btw nodig. Het verschil en de verplichte gegevens staan in vooruitbetaling en betaling vooraf.

Wat op de proformafactuur hoort

Noteer dezelfde gegevens als op een gewone factuur, vul het doel aan en laat het betalingsverzoek weg.

• Naam en adres van u en de ontvanger
• Datum en een eigen nummer dat niet uit uw factuurnummerreeks komt
• Goederen of prestatie, aantal, waarde per stuk, totale waarde
• Duidelijk zichtbaar de aanduiding «proformafactuur»
• Eén zin die duidelijk maakt dat geen betaling wordt gevraagd
• Bij zendingen buiten de EU bovendien: land van oorsprong, goederencode, gewicht, leveringsconditie

Een eigen nummer buiten de factuurreeks is geen wettelijke plicht, maar bespaart u de uitleg waarom in uw factuurreeks een stuk zonder omzet staat. Hoe u uw nummering netjes houdt, staat in factuurnummers toekennen.

Btw: het punt waarop het duur wordt

Vermeld op een proformafactuur liever geen btw apart. Wie een belastingbedrag vermeldt zonder daartoe gerechtigd te zijn, is dat bedrag volgens artikel 14c, lid 2, UStG aan de Duitse fiscus verschuldigd, ongeacht of er ooit een transactie plaatsvindt.

Of een als «proforma» aangeduide specificatie deze belastingschuld doet ontstaan, hangt ervan af of het papier als afrekening van een prestatie kan worden gelezen. Dat is een vraag van het concrete geval en wordt niet door de kop beslist: artikel 14, lid 1, eerste volzin, UStG kijkt uitdrukkelijk naar de inhoud, niet naar de benaming. Het Duitse ministerie van Financiën heeft het factuurbegrip in het btw-toepassingsbesluit met deze exacte bewoordingen opnieuw vastgelegd bij besluit van 15 oktober 2025.

In de praktijk: vermeld op de proformafactuur de waarde van de goederen als brutobedrag of als kale waarde zonder belastingregel. De btw vermeldt u later, op de echte factuur.

Geeft zij de klant recht op btw-aftrek?

Nee. Uw klant mag uit een proformafactuur geen btw aftrekken. De aftrek vereist volgens artikel 15, lid 1, eerste volzin, nummer 1, tweede volzin, UStG dat de ondernemer «een overeenkomstig de artikelen 14 en 14a opgestelde factuur bezit». Een document dat bewust niets afrekent, is zo'n factuur niet.

Dat geldt ook als uw klant al heeft betaald. Voor betalingen vóór de levering vereist artikel 15, lid 1, eerste volzin, nummer 1, derde volzin, UStG beide: de factuur moet er zijn en de betaling moet zijn gedaan. Ontbreekt de factuur, dan schuift de aftrek op; het recht gaat niet verloren, het komt later.

Vraagt uw klant dus om een proformafactuur om die te boeken, dan vraagt hij om het verkeerde document. Stuur hem een vooruitbetalingsfactuur.

De klant heeft op de proforma betaald: wat nu?

De btw wordt toch verschuldigd, ook zonder factuur. Zodra u het geld ontvangt, ontstaat de belasting volgens artikel 13, lid 1, nummer 1, letter a, UStG aan het einde van het aangiftetijdvak waarin u het hebt ontvangen. Het papier dat u vooraf stuurde, verandert daar niets aan.

Twee stappen moeten dan meteen gebeuren:

1. Het bedrag opnemen in de btw-aangifte van de maand van ontvangst. Termijnen staan in periodieke btw-aangifte.
2. Daarna een echte factuur sturen: een vooruitbetalingsfactuur als u nog niet hebt geleverd, anders een gewone factuur over de hele prestatie.

Kleine ondernemers volgens artikel 19 UStG vermelden in beide stappen geen btw. Voor hen verandert de betaling alleen het moment van de inkomst, niet de belasting. Wat verder voor hen geldt, staat in factuur zonder btw.

Proformafactuur voor de douane

Zonder waardevermelding blijft de zending staan. De douane heeft een document nodig waaruit de waarde van de goederen blijkt, ook wanneer niemand ervoor betaalt. De Duitse douane noemt als toepassingsgeval goederen zonder handelswaarde, bijvoorbeeld goederen die niet voor wederverkoop bestemd zijn, evenals schenkingen. In die gevallen moet een proformafactuur worden overgelegd die de werkelijke waarde van de goederen vermeldt.

Daaruit volgen drie praktijkregels:

• Geen nulfactuur. Schrijf de waarde op die de goederen zouden hebben als u ze verkocht. «0 euro» of «gratis» leidt tot een vraag of tot een schatting door het douanekantoor.
• Noem het doel. Een vermelding als «monster zonder handelswaarde, uitsluitend voor douanedoeleinden» verklaart waarom er geen koopprijs is. Zet bij internationale zendingen de Engelse formulering erbij: «No commercial value — for customs purposes only».
• Markeer tijdelijke uitvoer. Gaat het apparaat naar een beurs of ter reparatie en komt het terug, dan horen het doel en de verwachte duur op het papier.

Zwitserland, Noorwegen en het Verenigd Koninkrijk zijn geen EU-leden. Zendingen daarheen gaan door de douane, dus de regels hierboven gelden ook als de ontvanger maar een paar kilometer achter de grens zit. Welke aanvullende documenten het land van bestemming verlangt, zegt de douane van dat land, niet de Duitse.

Voor leveringen binnen de EU hebt u geen proformafactuur nodig; daar is geen douaneafhandeling. Wat u bij facturen naar andere EU-landen moet letten, staat in factureren binnen de EU.

Proformafactuur in het Engels

Stel het papier tweetalig op zodra het een grens passeert. De douanebeambte in het land van bestemming leest geen Duits, en een navraag kost dagen. Twee talen naast elkaar op dezelfde regel volstaat.

Deze termen hebt u nodig:

De waarde vermeldt u in de valuta waarin u normaal verkoopt, en u noemt die valuta uitdrukkelijk. «90,00» alleen is geen vermelding, «90,00 EUR» wel.

Boeken en bewaren

Een proformafactuur boekt u niet. Zij is geen boekingsstuk, omdat er geen transactie aan ten grondslag ligt: geen omzet, geen vordering, geen betaling. Geboekt wordt de echte factuur of de ontvangst van het geld.

Bewaren moet u haar wel. Als verzonden handelsbrief valt zij onder artikel 147, lid 1, nummer 3, van de Duitse belastingwet (AO) en moet zij volgens artikel 147, lid 3, eerste volzin, AO zes jaar worden bewaard. Boekingsstukken zijn het sinds de verkorting van de termijn acht jaar, boeken en jaarrekeningen tien.

Voorbeeld om over te nemen

Zo ziet een volledig papier voor een monsterzending naar Noorwegen eruit:

PROFORMAFACTUUR
Nr. PF-2026-014 · Datum: 18-09-2026

Afzender: Musterwerk GmbH, Hauptstraße 3, 34117 Kassel, Duitsland, btw-nr. DE123456789
Ontvanger: Nordlys AS, Storgata 12, 0155 Oslo, Noorwegen

| Pos. | Goederen | Aantal | Waarde per stuk | Totale waarde |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Afdichtring type B, land van oorsprong Duitsland, goederencode 4016 93 00 | 20 stuks | 4,50 EUR | 90,00 EUR |

Totale waarde van de zending: 90,00 EUR · Gewicht: 1,2 kg · Leveringsconditie: DAP Oslo

Monster zonder handelswaarde, uitsluitend voor douanedoeleinden.
No commercial value — for customs purposes only.
Dit document is geen factuur. Er wordt geen betaling gevraagd.

De goederencode in het voorbeeld staat er ter illustratie; neem de code van uw goederen uit het elektronische douanetarief.

Zulke specificaties herhalen zich. Houdt u uw artikelen toch al in facturatiesoftware bij, dan haalt u posten en klantgegevens daaruit en verandert u alleen de kop. Easy Invoice gratis uitproberen.

Veelgestelde vragen

Wat betekent proformafactuur precies?

«Pro forma» komt uit het Latijn en betekent «voor de vorm». Het papier heeft de vorm van een factuur, maar niet de werking: het vraagt geen geld en rekent geen prestatie af.

Moet ik een proformafactuur betalen?

Nee. Ontvangt u er een, dan ontstaat daaruit geen betalingsverplichting. Vraagt de afzender toch om geld, vraag dan om een echte factuur: alleen die kunt u controleren en boeken.

Mag er btw op een proformafactuur staan?

Laat het liever weg. Een zonder recht vermeld belastingbedrag is verschuldigd volgens artikel 14c, lid 2, UStG. Noem in plaats daarvan de waarde van de goederen zonder aparte belastingregel.

Geldt de e-factureringsplicht ook voor proformafacturen?

De plicht tot elektronisch factureren geldt voor facturen over belastbare transacties tussen Duitse ondernemers. Een document dat niets afrekent, valt er niet onder. Zodra u de echte factuur opstelt, gelden de regels uit e-factureringsplicht.

Ben ik gebonden aan de prijzen op de proformafactuur?

Gebondenheid ontstaat niet door het papier zelf, maar door wat u verklaart. Wilt u zich op prijzen vastleggen, gebruik dan een offerte met geldigheidstermijn. Hoe lang een offerte geldt, staat in bindende offerte.

Kan ik in plaats van een proformafactuur gewoon een normale factuur sturen?

Bij een gratis zending niet. Een factuur voor goederen waarvoor niemand betaalt, creëert in uw boekhouding een vordering die nooit wordt voldaan, en bij de ontvanger de verwachting van een betaling. Verkoopt u de goederen werkelijk, dan is de gewone factuur precies goed: dan hebt u geen tweede document nodig.

Wat is het verschil met de handelsfactuur?

De handelsfactuur is het document op basis waarvan de douanewaarde van verkochte goederen wordt aangegeven. De proformafactuur komt daarvoor in de plaats wanneer er geen verkoop is.

Bronnen

• Artikel 14 UStG — opstellen van facturen
• Artikel 14c UStG — onjuiste of onbevoegde vermelding van belasting
• Artikel 15 UStG — btw-aftrek
• Artikel 13 UStG — ontstaan van de belasting
• Artikel 147 AO — bewaren van bescheiden
• Duitse douane — benodigde documenten bij de douaneaangifte
• Besluit van het Duitse ministerie van Financiën van 15 oktober 2025 over de verplichte e-factuur