Partite aperte nella lista OPOS: dare, avere e un modello

Una lista delle partite aperte (Offene-Posten-Liste), in breve lista OPOS o lista OP, mostra tutte le fatture non ancora pagate: le Sue fatture ai clienti e le fatture dei Suoi fornitori a Lei. Sul conto di un cliente, un importo aperto in dare (Soll) indica di norma denaro che il cliente Le deve ancora. Un importo aperto in avere (Haben) fa pensare lì a un pagamento in eccesso, a una nota di credito (Gutschrift) o a un pagamento non ancora abbinato a nessuna fattura. Sul conto di un fornitore è il contrario. Se riceve la lista dal Suo studio di consulenza fiscale (Steuerkanzlei), controlli ogni partita: davvero aperta, già pagata o abbinata in modo errato.

Indice

• Che cosa c'è su una lista delle partite aperte?
• Dare e avere: come leggere la lista OPOS
• Perché una partita risulta aperta anche se è stata pagata?
• Deve tenere una lista delle partite aperte?
• Modello: tenere da sé una lista delle partite aperte
• Che cosa fare con partite aperte da mesi?
• IVA sulle fatture ancora aperte
• La lista OPOS nella chiusura dell'esercizio
• Domande frequenti

Che cosa c'è su una lista delle partite aperte?

La lista risponde a due domande: chi Le deve ancora denaro e a chi deve ancora denaro Lei? Una «partita» (Posten) è una singola fattura, nota di credito o pagamento non ancora saldato.

In contabilità le due parti si chiamano debitori (Debitoren) e creditori (Kreditoren):

Nei piani dei conti (Kontenrahmen) DATEV SKR 03 e SKR 04 per il 2026, edizione per edilizia e artigianato (Bau und Handwerk), per i conti clienti (debitori) sono previsti i numeri da 10000 a 69999 e per i conti fornitori (creditori) i numeri da 70000 a 99999. Se il Suo studio lavora con questi intervalli, un numero di conto come 10010 indica un cliente e un numero come 70010 un fornitore. In caso di dubbio, chieda allo studio quali numeri utilizza.

L'amministrazione finanziaria riconosce la contabilità a partite aperte (Offene-Posten-Buchhaltung) come forma di contabilità. Secondo le direttive tedesche sull'imposta sul reddito (Einkommensteuer-Richtlinien, EStR), le operazioni non in contanti, suddivise per partner commerciale, possono essere tenute su conti propri per ciascun cliente e fornitore oppure tramite «un'archiviazione ordinata delle fatture non saldate (contabilità a partite aperte)» (R 5.2, comma 1, frasi 5 e 6, EStR). La legge ammette espressamente una contabilità sotto forma di archiviazione ordinata dei documenti, se rispetta i principi di regolare tenuta della contabilità (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) (§ 239, comma 4, HGB, il codice di commercio tedesco; § 146, comma 5, AO, il codice tributario tedesco).

Nella gestione dei solleciti di office1.cloud, Easy Invoice mostra tutte le fatture non pagate con scadenza e giorni di ritardo. L'importazione dei movimenti bancari abbina i pagamenti e le fatture pagate scompaiono dalla panoramica.

Dare e avere: come leggere la lista OPOS

Se sul conto di un cliente c'è un importo aperto in dare, di norma il cliente Le deve denaro. Se sul conto di un fornitore c'è un importo aperto in avere, di norma Lei deve denaro al fornitore. Gli altri due casi fanno pensare di norma a un pagamento in eccesso, a una nota di credito o a un pagamento non abbinato a nessuna fattura.

Il contesto: nella contabilità in partita doppia la Sua fattura a un cliente viene di solito registrata sul conto del cliente in dare, il suo pagamento in avere. Per il fornitore, la sua fattura figura di solito in avere e il Suo pagamento in dare. Se fattura e pagamento si compensano, la partita scompare dalla lista. Il saldo è la differenza tra tutti gli importi in dare e in avere di un conto.

Un esempio di come può presentarsi un estratto:

Come leggere le quattro righe:

• Schreinerei Yilmaz: restano aperti 23,80 euro in dare. Sono esattamente il 2 per cento della fattura. Se la Sua fattura offriva il 2 per cento di sconto per pagamento anticipato (Skonto) e il cliente ha pagato entro il termine, il cliente poteva detrarre l'importo. In tal caso lo comunichi allo studio, perché registri il resto come sconto. Maggiori dettagli nell'articolo Lo sconto per pagamento anticipato in fattura.
• Praxis Dr. Nowak: 250 euro in avere senza fattura. Qui è arrivato denaro che non è abbinato a nessuna fattura. Cerchi la fattura corrispondente e comunichi allo studio il numero di fattura.
• Druckerei Okafor: 595 euro in avere su un conto fornitore. Questa fattura non l'ha ancora pagata, oppure il Suo pagamento non è ancora stato registrato.

A seconda del programma e dello studio, la lista ha un aspetto diverso. Per ogni partita faccia attenzione a questi dati: cliente o fornitore, numero di fattura, data, importo e se si trova in dare o in avere.

Perché una partita risulta aperta anche se è stata pagata?

In tal caso il pagamento non è abbinato alla sua fattura, oppure manca a ragione un importo residuo. Prima di sollecitare un cliente, conviene verificare questi motivi:

Numeri di fattura doppi o errati rendono più difficile l'abbinamento. Come assegnare numeri che restino univoci lo spiega l'articolo Numerazione delle fatture. Come stornare correttamente una fattura lo spiega l'articolo Correggere una fattura.

Deve tenere una lista delle partite aperte?

Se tiene le scritture contabili e redige regolarmente i bilanci, le direttive sull'imposta sul reddito richiedono che le Sue operazioni con pagamento su fattura (Geschäfte auf Rechnung) siano rappresentate su conti per ciascun partner commerciale. Un'archiviazione ordinata delle fatture non pagate è un modo riconosciuto per farlo. Per il conto delle entrate e delle uscite (Einnahmenüberschussrechnung), lì queste regole non figurano. Una lista propria è comunque utile.

Se tiene le scritture contabili e redige i bilanci. Nella contabilità in partita doppia, per le operazioni con pagamento su fattura le direttive sull'imposta sul reddito prevedono che «di norma si debba tenere un conto di partitario (Kontokorrentkonto), suddiviso per debitori e creditori» (R 5.2, comma 1, frase 2, EStR). La rappresentazione per partner commerciale può essere soddisfatta con conti separati per ciascun cliente e fornitore oppure con un'archiviazione ordinata delle fatture non saldate (R 5.2, comma 1, frasi 5 e 6, EStR). Se ha incaricato uno studio di consulenza fiscale della contabilità, lo studio tiene questi conti nel proprio programma.

Chi deve tenere le scritture contabili e redigere i bilanci è stabilito nel codice di commercio tedesco e nel codice tributario tedesco:

Se le soglie valgono per Lei lo chiarisce il Suo studio di consulenza fiscale. Il § 141 AO non menziona i liberi professionisti (freie Berufe): parla di imprenditori commerciali e di agricoltori e silvicoltori.

Se redige il conto delle entrate e delle uscite. La R 5.2 EStR è riferita al § 5 EStG. Questa norma riguarda i titolari di attività commerciale (Gewerbetreibende) che tengono le scritture contabili e redigono regolarmente i bilanci (§ 5, comma 1, frase 1, EStG, la legge tedesca sull'imposta sul reddito). Con il conto delle entrate e delle uscite, ai fini dell'imposta sul reddito un'entrata conta in linea di principio solo quando il denaro Le arriva (§ 11, comma 1, EStG). Per l'IVA la legge richiede registrazioni dei corrispettivi convenuti (vereinbarte Entgelte) e, in caso di imposizione in base agli incassi, dei corrispettivi incassati (vereinnahmte Entgelte) (§ 22, comma 2, numero 1, UStG, la legge tedesca sull'IVA). Come tenere queste registrazioni nel dettaglio, in caso di dubbio lo chiarisce il Suo studio di consulenza fiscale.

Una lista propria aiuta anche senza obbligo: vede quale cliente è in ritardo prima che il denaro manchi sul conto. E se versa l'IVA in base ai corrispettivi convenuti, vede per quali fatture l'IVA è già sorta anche se il denaro manca ancora. Maggiori dettagli nella sezione IVA.

Modello: tenere da sé una lista delle partite aperte

Per una lista propria basta una tabella con otto colonne, in Excel, in un altro foglio di calcolo o su carta. Ogni riga corrisponde a una fattura. Appena una fattura è pagata per intero, segni la riga come evasa o la sposti su un secondo foglio.

Due colonne aiutano in più se invia solleciti: «Giorni di ritardo» e «Sollecitato o messo in mora il». Nella versione italiana di Excel la formula =OGGI()-E2 calcola i giorni trascorsi dalla scadenza, se la data di scadenza si trova nella colonna E; nella versione tedesca di Excel la stessa formula si scrive =HEUTE()-E2. Un filtro su «Aperto maggiore di 0» mostra solo le fatture di cui dovrebbe occuparsi.

Per le fatture dei fornitori crei un secondo foglio con le stesse colonne; al posto di «Cliente» lì c'è «Fornitore». Così vede anche quale fattura dovrebbe ancora pagare Lei, per esempio per sfruttare uno sconto per pagamento anticipato.

La scadenza di una fattura dipende dal Suo termine di pagamento. Come formularlo lo spiega l'articolo Termine di pagamento in fattura.

Che cosa fare con partite aperte da mesi?

Più a lungo una partita resta aperta, più si avvicina la prescrizione (Verjährung). La affronti in questo ordine:

1. Verificare se è davvero aperta. Esamini i motivi nella sezione Perché una partita risulta aperta? prima di contattare il cliente.
2. Ricordare con cortesia. I modelli si trovano nell'articolo Sollecito di pagamento cortese.
3. Mettere in mora. Se il cliente non reagisce, segue la messa in mora formale (Mahnung), vedi Scrivere un sollecito. Come calcolare gli interessi per il ritardo lo spiega l'articolo Calcolare gli interessi di mora.
4. Tenere d'occhio la prescrizione. I crediti si prescrivono di norma in tre anni (§ 195 BGB, il codice civile tedesco). Il termine decorre in linea di principio dalla fine dell'anno in cui è sorto il diritto (§ 199, comma 1, BGB). Un credito del 2023 si prescrive quindi di norma allo scadere del 31 dicembre 2026. La prescrizione si può fermare per esempio con la notifica di un decreto ingiuntivo (gerichtlicher Mahnbescheid) (§ 204, comma 1, numero 3, BGB). Maggiori dettagli nell'articolo Gestione dei solleciti per autonomi.
5. Stralciare se non arriva più nulla. Se il cliente è insolvente o il credito non si può far valere in un prossimo futuro, lo comunichi al Suo studio di consulenza fiscale. Per l'IVA è prevista allora una rettifica, vedi la sezione successiva.

IVA sulle fatture ancora aperte

Se, come nel caso normale, versa l'IVA in base ai corrispettivi convenuti, l'IVA sorge per il periodo in cui ha eseguito la prestazione, anche se il Suo cliente non ha ancora pagato. Se, con l'autorizzazione dell'ufficio delle imposte, versa l'IVA in base ai corrispettivi incassati, l'imposta sorge solo per il periodo in cui arriva il denaro. Se come piccolo imprenditore (Kleinunternehmer) i Suoi ricavi sono esenti, la questione non si pone.

Può versare l'IVA in base agli incassi se l'ufficio delle imposte Gliel'ha consentito su richiesta. La legge indica a questo scopo, tra l'altro, un fatturato complessivo non superiore a 800.000 euro nell'anno precedente oppure un'attività come libero professionista (§ 20, frase 1, UStG). Quando presentare la dichiarazione lo spiega l'articolo sulla dichiarazione IVA periodica.

Se un cliente non paga in via definitiva. Se il corrispettivo convenuto è diventato inesigibile (uneinbringlich), la legge richiede di rettificare l'IVA dovuta su di esso (§ 17, comma 1, frase 1, e comma 2, numero 1, UStG). Secondo l'amministrazione finanziaria, un credito è inesigibile in particolare se il cliente è insolvente o se, a una valutazione oggettiva, c'è da aspettarsi che Lei non possa far valere il credito in un prossimo futuro. Anche se il cliente contesta in modo circostanziato l'esistenza o l'importo del credito, può entrare in considerazione una rettifica (sezione 17.1, comma 5, frasi 2 e 4, UStAE, le istruzioni tedesche di applicazione dell'IVA).

Tre punti al riguardo dallo stesso passo delle istruzioni di applicazione dell'IVA (Umsatzsteuer-Anwendungserlass):

• Un pagamento rateale concordato non rende inesigibile un credito (frase 6).
• Non è tenuto a informare il Suo cliente se tratta un credito come inesigibile (frase 10).
• Se il cliente paga in seguito, la legge richiede una nuova rettifica (§ 17, comma 2, numero 1, frase 2, UStG).

Se uno dei Suoi crediti sia già inesigibile è meglio deciderlo con il Suo studio di consulenza fiscale.

La lista OPOS nella chiusura dell'esercizio

Nella chiusura dell'esercizio (Jahresabschluss) conta quali partite sono davvero aperte alla data di riferimento. I commercianti redigono per la chiusura di ogni esercizio un inventario (Inventar), in cui registrano con precisione, tra l'altro, i propri crediti e debiti (§ 240, commi 1 e 2, HGB). Sono esclusi i commercianti individuali esonerati ai sensi del § 241a HGB. Per i titolari di attività commerciale che tengono le scritture contabili ai sensi del § 141 AO, il § 240 HGB si applica per analogia (§ 141, comma 1, frase 2, AO).

Se a questo scopo riceve la lista dal Suo studio, la esamini così:

1. Spunti ogni partita che alla data di riferimento era davvero aperta.
2. Segni le partite pagate e alleghi la prova di pagamento o l'estratto conto.
3. Per le partite che non conosce, annoti una breve domanda per lo studio.
4. Indichi i crediti per i quali non si aspetta più denaro, perché lo studio possa valutarli.

Domande frequenti

Che cosa significa OPOS?

OPOS sta per «offene Posten», cioè partite aperte. La lista OPOS è la panoramica di tutte le partite non ancora saldate.

Come si dice partite aperte in inglese?

La traduzione inglese del codice di commercio tedesco, messa a disposizione dal servizio linguistico del Ministero federale della giustizia, chiama i crediti derivanti da forniture e prestazioni «trade receivables» e i debiti derivanti da forniture e prestazioni «trade payables» (§ 266 HGB). Per la lista in sé, la traduzione letterale è «open items list».

Ogni fattura deve entrare nella lista, anche se viene pagata subito?

Per le fatture dei Suoi fornitori l'amministrazione finanziaria ammette una semplificazione: non è da contestare se le fatture di merci e di costi pagate entro otto giorni dal ricevimento della fattura o entro il loro normale percorso all'interno dell'azienda non vengono registrate a partitario (kontokorrentmäßig), cioè non su un conto proprio per ciascun fornitore (R 5.2, comma 1, frase 3, EStR). Le vendite in contanti pagate subito non nascono nemmeno come partita aperta.

Ogni quanto dovrei controllare le partite aperte?

Per la contabilità l'amministrazione finanziaria ammette che le operazioni con pagamento su fattura di un mese siano registrate entro la fine del mese successivo, se nessun documento può andare perso (R 5.2, comma 1, frase 4, EStR). Per la Sua lista personale aiuta una scadenza fissa, per esempio una volta alla settimana o prima di ogni dichiarazione IVA periodica. Così una fattura scaduta salta all'occhio finché basta ancora un sollecito cortese.

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Fonti

• Direttive tedesche sull'imposta sul reddito (Einkommensteuer-Richtlinien), R 5.2, comma 1: contabilità regolare, operazioni a credito e loro registrazione per periodi (manuale ufficiale dell'imposta sul reddito del Ministero federale delle finanze, Amtliches Einkommensteuer-Handbuch, in tedesco)
• § 5 EStG, utile dei commercianti e di determinati altri titolari di attività commerciale (in tedesco)
• § 6 HGB, società commerciali (in tedesco)
• § 13 GmbHG, persona giuridica, società commerciale (in tedesco)
• § 238 HGB, obbligo di tenuta della contabilità (in tedesco)
• § 239 HGB, tenuta dei libri commerciali (in tedesco)
• § 240 HGB, inventario (in tedesco)
• § 241a HGB, esonero dall'obbligo di tenuta della contabilità (in tedesco)
• § 242 HGB, obbligo di redazione (in tedesco)
• § 266 HGB, struttura dello stato patrimoniale (in tedesco)
• Codice di commercio tedesco (Handelsgesetzbuch), traduzione inglese del servizio linguistico del Ministero federale della giustizia, Section 266 (in inglese)
• § 141 AO, obbligo di tenuta della contabilità per determinati contribuenti (in tedesco)
• § 146 AO, norme sulla tenuta della contabilità (in tedesco)
• § 11 EStG, incasso e pagamento (in tedesco)
• § 13 UStG, sorgere dell'imposta (in tedesco)
• § 17 UStG, modifica della base imponibile (in tedesco)
• § 19 UStG, tassazione dei piccoli imprenditori (in tedesco)
• § 20 UStG, calcolo dell'imposta in base ai corrispettivi incassati (in tedesco)
• § 22 UStG, obblighi di registrazione (in tedesco)
• § 195 BGB, termine di prescrizione ordinario (in tedesco)
• § 199 BGB, decorrenza del termine di prescrizione ordinario (in tedesco)
• § 204 BGB, sospensione della prescrizione per azione giudiziaria (in tedesco)
• Ministero federale delle finanze: istruzioni tedesche di applicazione dell'IVA (Umsatzsteuer-Anwendungserlass), aggiornate al 2 giugno 2026, sezione 17.1 (in tedesco)
• DATEV: piano dei conti SKR 03 per edilizia e artigianato (Kontenrahmen SKR 03 Bau und Handwerk), valido per il 2026, conti personali (in tedesco)
• DATEV: piano dei conti SKR 04 per edilizia e artigianato (Kontenrahmen SKR 04 Bau und Handwerk), valido per il 2026, conti personali (in tedesco)
• Händlerbund: gestione dei crediti (Forderungsmanagement) (aggiornato al 13 luglio 2026, in tedesco)