Açık kalemler listesi (OPOS) nasıl okunur: borç, alacak ve şablon

Açık kalemler listesi (Offene-Posten-Liste), kısaca OPOS veya OP listesi (OPOS-Liste, OP-Liste), henüz ödenmemiş tüm faturaları gösterir: müşterilerinize kestiğiniz faturaları ve tedarikçilerinizin size kestiği faturaları. Bir müşterinin hesabında borç tarafında (Soll) duran açık bir tutar, kural olarak onun size hâlâ borçlu olduğu parayı gösterir. Orada alacak tarafında (Haben) duran açık bir tutar ise fazla ödemeye, bir alacak dekontuna (Gutschrift) veya henüz hiçbir faturayla eşleştirilmemiş bir ödemeye işaret eder. Bir tedarikçinin hesabında durum tersidir. Listeyi vergi danışmanlığı büronuzdan (Steuerkanzlei) alıyorsanız her kalemi kontrol edin: gerçekten açık mı, zaten ödenmiş mi, yoksa yanlış eşleştirilmiş mi.

İçindekiler

• Açık kalemler listesinde neler yer alır?
• Borç ve alacak: OPOS listesini böyle okursunuz
• Ödeme yapıldığı hâlde bir kalem neden açık görünür?
• Açık kalemler listesi tutmak zorunda mısınız?
• Şablon: açık kalemler listesini kendiniz tutun
• Aylardır açık duran kalemlerle ne yapmalı?
• Henüz ödenmemiş faturalarda KDV
• Yıl sonu kapanışında OPOS listesi
• Sık sorulan sorular

Açık kalemler listesinde neler yer alır?

Liste iki soruyu yanıtlar: Size kim hâlâ borçlu ve siz kime hâlâ borçlusunuz? Burada bir “kalem” (Posten), henüz kapanmamış tek bir fatura, alacak dekontu veya ödemedir.

Muhasebede bu iki tarafa borçlular ve alacaklılar (Debitoren ve Kreditoren) denir:

DATEV hesap planları (Kontenrahmen) SKR 03 ve SKR 04'ün 2026 yılı için inşaat ve zanaat (Bau und Handwerk) sürümünde, müşteri hesapları (borçlular) için 10000 ile 69999 arası numaralar, tedarikçi hesapları (alacaklılar) için 70000 ile 99999 arası numaralar öngörülmüştür. Büronuz bu aralıklarla çalışıyorsa, 10010 gibi bir hesap numarası bir müşteriyi, 70010 gibi bir numara ise bir tedarikçiyi gösterir. Tereddütte büronuza hangi numaraları kullandığını sorun.

Maliye idaresi (Finanzverwaltung) açık kalemler muhasebesini (Offene-Posten-Buchhaltung) bir defter tutma biçimi olarak kabul eder. Gelir Vergisi Yönergeleri'ne (Einkommensteuer-Richtlinien, EStR) göre, iş ortaklarına göre ayrılmış nakit dışı işlemler ya her müşteri ve tedarikçi için ayrı hesaplarda ya da “eine geordnete Ablage der nicht ausgeglichenen Rechnungen (Offene-Posten-Buchhaltung)”, yani “kapanmamış faturaların düzenli bir şekilde dosyalanması (açık kalemler muhasebesi)” yoluyla tutulabilir (R 5.2 fıkra 1 cümle 5 ve 6 EStR). Alman Ticaret Kanunu (HGB) ve Alman Vergi Usul Kanunu (Abgabenordnung, AO), usulüne uygun defter tutma ilkelerine (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) uyması şartıyla, belgelerin düzenli dosyalanması biçiminde bir defter tutmaya açıkça izin verir (§ 239 fıkra 4 HGB, § 146 fıkra 5 AO).

office1.cloud ödeme hatırlatmaları modülünde Easy Invoice, ödenmemiş tüm faturaları vade tarihi ve gecikme günleriyle gösterir. Banka içe aktarma ödemeleri eşleştirir, ödenmiş faturalar genel bakıştan kaybolur.

Borç ve alacak: OPOS listesini böyle okursunuz

Bir müşterinin hesabında borç tarafında açık bir tutar duruyorsa, müşteri size kural olarak borçludur. Bir tedarikçinin hesabında alacak tarafında açık bir tutar duruyorsa, siz ona kural olarak borçlusunuz. Diğer iki durum kural olarak fazla ödemeye, bir alacak dekontuna veya hiçbir faturayla eşleştirilmemiş bir ödemeye işaret eder.

Arka plan şudur: Çift taraflı kayıt sisteminde (doppelte Buchführung) bir müşteriye kestiğiniz fatura genellikle onun hesabının borç tarafına, ödemesi ise alacak tarafına kaydedilir. Tedarikçide ise onun faturası genellikle alacak tarafında, sizin ödemeniz borç tarafında yer alır. Fatura ve ödeme birbirini kapatırsa kalem listeden kaybolur. Bakiye (Saldo), bir hesabın tüm borç ve alacak tutarları arasındaki farktır.

Bir kesitin nasıl görünebileceğine dair bir örnek:

Dört satırı şöyle okursunuz:

• Schreinerei Yilmaz: Borç tarafında 23,80 avro açık kalır. Bu, faturanın tam %2'sidir. Faturanız %2 erken ödeme iskontosu (Skonto) sunduysa ve müşteri süresi içinde ödediyse, bu tutarı düşmeye hakkı vardı. Bu durumda büronuza haber verin ki kalanı erken ödeme iskontosu olarak kaydetsin. Ayrıntılar faturada erken ödeme iskontosu yazısında.
• Praxis Dr. Nowak: Alacak tarafında faturasız 250 avro. Burada hiçbir faturayla eşleştirilmemiş para gelmiş. Uygun faturayı bulun ve büronuza fatura numarasını bildirin.
• Druckerei Okafor: Bir tedarikçi hesabında alacak tarafında 595 avro. Bu faturayı henüz ödemediniz ya da ödemeniz henüz kaydedilmedi.

Liste, programa ve büroya göre farklı görünür. Her kalemde şu bilgilere dikkat edin: müşteri mi tedarikçi mi, fatura numarası, tarih, tutar ve borç tarafında mı yoksa alacak tarafında mı durduğu.

Ödeme yapıldığı hâlde bir kalem neden açık görünür?

Bu durumda ya ödeme faturasıyla eşleştirilmemiştir ya da eksik kalan tutar haklı olarak eksiktir. Bir müşteriye ihtar göndermeden önce şu nedenlere bakmakta fayda var:

Mükerrer veya yanlış fatura numaraları eşleştirmeyi zorlaştırır. Benzersiz kalan numaraları nasıl vereceğiniz fatura numarası verme yazısında anlatılıyor. Bir faturayı doğru şekilde nasıl iptal edeceğiniz fatura düzeltme yazısında anlatılıyor.

Açık kalemler listesi tutmak zorunda mısınız?

Defter tutuyor ve düzenli olarak kapanış (Abschluss) yapıyorsanız, Gelir Vergisi Yönergeleri sonradan ödemeli işlemlerinizin (Geschäfte auf Rechnung) her iş ortağı için hesaplarda gösterilmesini ister. Ödenmemiş faturaların düzenli dosyalanması bunun için kabul görmüş bir yoldur. Gelir-gider hesabı (Einnahmenüberschussrechnung) için bu kurallar orada yer almaz. Yine de kendi listeniz faydalıdır.

Defter tutuyor ve kapanış yapıyorsanız. Çift taraflı kayıt sisteminde sonradan ödemeli işlemler için Gelir Vergisi Yönergeleri'ne göre “in der Regel ein Kontokorrentkonto, unterteilt nach Schuldnern und Gläubigern, zu führen”, yani “kural olarak borçlulara ve alacaklılara göre ayrılmış bir cari hesap (Kontokorrentkonto) tutulmalıdır” (R 5.2 fıkra 1 cümle 2 EStR). Her iş ortağı için gösterim, her müşteri ve tedarikçi için ayrı hesaplarla veya kapanmamış faturaların düzenli dosyalanmasıyla sağlanabilir (R 5.2 fıkra 1 cümle 5 ve 6 EStR). Defter tutmayı bir vergi danışmanlığı bürosuna verdiyseniz, bu hesapları büro kendi programında tutar.

Kimin defter tutması ve kapanış yapması gerektiği Ticaret Kanunu'nda (HGB) ve Vergi Usul Kanunu'nda (AO) yer alır:

Bu sınırların sizin için geçerli olup olmadığını vergi danışmanlığı büronuz netleştirir. § 141 AO serbest meslekleri (freie Berufe) saymaz; ticari işletme sahiplerinden ve tarım ve ormancılık işletmecilerinden (Land- und Forstwirte) söz eder.

Gelir-gider hesabı yapıyorsanız. R 5.2 EStR, Gelir Vergisi Kanunu'nun (EStG) § 5'i altında yer alır. Bu hüküm, defter tutan ve düzenli olarak kapanış yapan ticari işletmecileri (Gewerbetreibende) ilgilendirir (§ 5 fıkra 1 cümle 1 EStG). Gelir-gider hesabında bir gelir, gelir vergisi açısından ilke olarak ancak para size ulaştığında hesaba katılır (§ 11 fıkra 1 EStG). KDV için kanun, kararlaştırılan bedellere (vereinbarte Entgelte), ödeme girişine göre vergilendirmede ise tahsil edilen bedellere (vereinnahmte Entgelte) ilişkin kayıtlar ister (§ 22 fıkra 2 no. 1 UStG). Bu kayıtları ayrıntılı olarak nasıl tutacağınızı tereddütte vergi danışmanlığı büronuz netleştirir.

Kendi listeniz zorunluluk olmadan da yardımcı olur: Para banka hesabınızda eksik kalmadan önce hangi müşterinin vadeyi geçirdiğini görürsünüz. Kararlaştırılan bedeller üzerinden vergilendiriyorsanız, para henüz gelmemiş olsa da KDV'nin hangi faturalar için doğmuş olduğunu da görürsünüz. Ayrıntılar KDV bölümünde.

Şablon: açık kalemler listesini kendiniz tutun

Kendi listeniz için Excel'de, başka bir elektronik tablo programında veya kâğıt üzerinde sekiz sütunlu bir tablo yeterlidir. Bir satır bir faturayı temsil eder. Bir fatura tamamen ödendiğinde satırı tamamlandı olarak işaretleyin veya ikinci bir sayfaya taşıyın.

Hatırlatma ve ihtar gönderiyorsanız iki sütun daha yardımcı olur: “Gecikme günü” ve “Hatırlatma veya ihtar tarihi”. Türkçe Excel'de =BUGÜN()-E2 formülü, vade tarihi E sütunundaysa vadeden bu yana geçen günleri hesaplar. Almanca Excel'de aynı formül =HEUTE()-E2 şeklindedir. “Açık sıfırdan büyük” filtresi yalnızca ilgilenmeniz gereken faturaları gösterir.

Tedarikçi faturaları için aynı sütunlarla ikinci bir sayfa açın; orada “Müşteri” yerine “Tedarikçi” yazar. Böylece örneğin bir erken ödeme iskontosundan yararlanmak için hangi faturayı sizin de hâlâ ödemeniz gerektiğini görürsünüz.

Bir faturanın vadesinin ne zaman geldiği ödeme vadenize (Zahlungsziel) bağlıdır. Bunu nasıl ifade edeceğiniz faturada ödeme vadesi yazısında anlatılıyor.

Aylardır açık duran kalemlerle ne yapmalı?

Bir kalem ne kadar uzun süre açık kalırsa zamanaşımı (Verjährung) o kadar yaklaşır. Kalemi şu sırayla ele alın:

1. Gerçekten açık olup olmadığını kontrol edin. Müşteriyle konuşmadan önce Bir kalem neden açık görünür? bölümündeki nedenleri gözden geçirin.
2. Nazikçe hatırlatın. Örnek metinler nazik ödeme hatırlatması yazısında.
3. İhtar gönderin. Müşteri tepki vermezse resmî ihtar (Mahnung) gelir, bkz. ihtar yazma. Gecikme için faizi nasıl hesaplayacağınız gecikme faizi hesaplama yazısında anlatılıyor.
4. Zamanaşımını göz önünde tutun. Alacaklar kural olarak üç yıl sonra zamanaşımına uğrar (§ 195 BGB, Alman Medeni Kanunu). Süre ilke olarak talebin doğduğu yılın sonunda başlar (§ 199 fıkra 1 BGB). Buna göre 2023 yılına ait bir alacak kural olarak 31 Aralık 2026'nın sona ermesiyle zamanaşımına uğrar. Zamanaşımı örneğin bir mahkeme ödeme emrinin (gerichtlicher Mahnbescheid) tebliğiyle durdurulabilir (§ 204 fıkra 1 no. 3 BGB). Ayrıntılar serbest çalışanlar için ödeme hatırlatma süreci yazısında.
5. Hiçbir şey gelmeyecekse kayıttan düşürün. Müşteri ödeme aczine düştüyse veya alacak öngörülebilir bir süre içinde tahsil edilemeyecekse, bunu vergi danışmanlığı büronuza iletin. KDV için bu durumda bir düzeltme (Berichtigung) yapılır, bkz. sonraki bölüm.

Henüz ödenmemiş faturalarda KDV

Olağan durumda olduğu gibi kararlaştırılan bedeller üzerinden vergilendiriyorsanız, KDV müşteriniz henüz ödemese bile teslimi veya hizmeti yaptığınız dönem için doğar. Vergi dairesinin izniyle tahsil edilen bedeller üzerinden vergilendiriyorsanız, KDV ancak paranın geldiği dönem için doğar. Küçük işletme sahibi (Kleinunternehmer) olarak satışlarınız vergiden muafsa bu soru ortaya çıkmaz.

Vergi dairesi başvurunuz üzerine izin verirse ödeme girişine göre vergilendirebilirsiniz. Kanun bunun için diğerlerinin yanı sıra önceki yıl en fazla 800.000 avro toplam ciroyu veya serbest meslek sahibi (Freiberufler) olarak faaliyeti sayar (§ 20 cümle 1 UStG). Vergiyi ne zaman beyan edeceğiniz KDV ön beyannamesi yazısında anlatılıyor.

Bir müşteri kesin olarak ödemezse. Kararlaştırılan bedel tahsil edilemez (uneinbringlich) hâle geldiyse, kanun bunun için borçlanılan KDV'nin düzeltilmesini ister (§ 17 fıkra 1 cümle 1 ve fıkra 2 no. 1 UStG). Maliye idaresinin görüşüne göre bir alacak özellikle müşteri ödeme aczine düştüğünde veya objektif bir değerlendirmeyle alacağı öngörülebilir bir süre içinde tahsil edemeyeceğinizin beklenmesi gerektiğinde tahsil edilemez sayılır. Müşteri alacağın varlığına veya tutarına gerekçeli olarak itiraz ettiğinde de düzeltme söz konusu olabilir (UStAE bölüm 17.1 fıkra 5 cümle 2 ve 4).

Alman KDV uygulama genelgesinin (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, UStAE) aynı yerinden buna ilişkin üç nokta:

• Kararlaştırılmış bir taksitli ödeme bir alacağı tahsil edilemez hâle getirmez (cümle 6).
• Bir alacağı tahsil edilemez olarak işleme aldığınızda müşterinizi bilgilendirmeniz gerekmez (cümle 10).
• Müşteri sonradan yine de öderse, kanun yeniden bir düzeltme ister (§ 17 fıkra 2 no. 1 cümle 2 UStG).

Alacaklarınızdan birinin artık tahsil edilemez olup olmadığına en iyisi vergi danışmanlığı büronuzla birlikte karar verin.

Yıl sonu kapanışında OPOS listesi

Yıl sonu kapanışında (Jahresabschluss) önemli olan, kapanış tarihinde hangi kalemlerin gerçekten açık olduğudur. Tacirler her faaliyet yılının sonu için, diğerlerinin yanı sıra alacaklarını ve borçlarını tam olarak kaydettikleri bir envanter (Inventar) çıkarır (§ 240 fıkra 1 ve 2 HGB). § 241a HGB uyarınca muaf olan tek tacirler bunun dışındadır. § 141 AO uyarınca defter tutan ticari işletmeciler için § 240 HGB kıyasen uygulanır (§ 141 fıkra 1 cümle 2 AO).

Bunun için listeyi büronuzdan alıyorsanız şöyle gözden geçirin:

1. Kapanış tarihinde gerçekten açık olan her kalemi işaretleyin.
2. Ödenmiş kalemleri belirtin ve yanına ödeme belgesini veya hesap özetini ekleyin.
3. Tanımadığınız kalemler için büronuza kısa bir soru not edin.
4. Artık para beklemediğiniz alacakları bildirin ki büro bunları değerleyebilsin.

Sık sorulan sorular

OPOS ne anlama gelir?

OPOS, “offene Posten”, yani “açık kalemler” anlamına gelir. OPOS listesi, henüz kapanmamış tüm kalemlerin genel görünümüdür.

Açık kalemler İngilizcede nasıl söylenir?

Federal Adalet Bakanlığı'nın dil hizmetinin sağladığı Alman Ticaret Kanunu'nun İngilizce çevirisi, mal ve hizmet teslimlerinden doğan alacakları “trade receivables”, mal ve hizmet teslimlerinden doğan borçları “trade payables” olarak adlandırır (§ 266 HGB). Listenin kendisi için kelimesi kelimesine çeviri “open items list” olur.

Hemen ödense bile her fatura listeye girmeli mi?

Tedarikçilerinizin faturaları için maliye idaresi bir kolaylık tanır: Fatura girişinden sonraki sekiz gün içinde veya işletmedeki olağan dolaşım süreleri içinde ödenen mal ve gider faturalarının cari hesap usulüne göre, yani her tedarikçi için ayrı bir hesapta kaydedilmemesine itiraz edilmez (R 5.2 fıkra 1 cümle 3 EStR). Hemen ödenen nakit satışlar hiç açık kalem olarak ortaya çıkmaz.

Açık kalemleri ne sıklıkla kontrol etmeliyim?

Maliye idaresi defter tutma için, hiçbir belgenin kaybolması mümkün değilse, bir ayın sonradan ödemeli işlemlerinin izleyen ayın sonuna kadar kaydedilmesine izin verir (R 5.2 fıkra 1 cümle 4 EStR). Kendi listeniz için sabit bir zaman yardımcı olur, örneğin haftada bir veya her KDV ön beyannamesinden (Umsatzsteuer-Voranmeldung) önce. Böylece vadesi geçmiş bir fatura, nazik bir hatırlatma henüz yeterliyken dikkatinizi çeker.

Easy Invoice'i 10 gün ücretsiz deneyin — ödeme bilgisi olmadan, deneme kendiliğinden sona erer.

Kaynaklar

• Gelir Vergisi Yönergeleri (Einkommensteuer-Richtlinien), R 5.2 fıkra 1: usulüne uygun defter tutma, kredili işlemler ve bunların dönemsel kaydı (Almanca: Ordnungsmäßige Buchführung, Kreditgeschäfte und ihre periodenweise Erfassung), Federal Maliye Bakanlığı'nın resmî gelir vergisi el kitabı (Amtliches Einkommensteuer-Handbuch)
• § 5 EStG, tacirlerde ve belirli diğer ticari işletmecilerde kâr (Almanca: Gewinn bei Kaufleuten und bei bestimmten anderen Gewerbetreibenden)
• § 6 HGB, ticaret şirketleri (Almanca: Handelsgesellschaften)
• § 13 GmbHG, tüzel kişi, ticaret şirketi (Almanca: Juristische Person, Handelsgesellschaft)
• § 238 HGB, defter tutma yükümlülüğü (Almanca: Buchführungspflicht)
• § 239 HGB, ticari defterlerin tutulması (Almanca: Führung der Handelsbücher)
• § 240 HGB, envanter (Almanca: Inventar)
• § 241a HGB, defter tutma yükümlülüğünden muafiyet (Almanca: Befreiung von der Pflicht zur Buchführung)
• § 242 HGB, düzenleme yükümlülüğü (Almanca: Pflicht zur Aufstellung)
• § 266 HGB, bilançonun yapısı (Almanca: Gliederung der Bilanz)
• Alman Ticaret Kanunu, Federal Adalet Bakanlığı dil hizmetinin İngilizce çevirisi, Section 266 (İngilizce)
• § 141 AO, belirli vergi mükelleflerinin defter tutma yükümlülüğü (Almanca: Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger)
• § 146 AO, defter tutmaya ilişkin düzen kuralları (Almanca: Ordnungsvorschriften für die Buchführung)
• § 11 EStG, gelirlerin tahsili ve giderlerin ödenmesi (Almanca: Vereinnahmung und Verausgabung)
• § 13 UStG, verginin doğuşu (Almanca: Entstehung der Steuer)
• § 17 UStG, matrahın değişmesi (Almanca: Änderung der Bemessungsgrundlage)
• § 19 UStG, küçük işletme sahiplerinin vergilendirilmesi (Almanca: Besteuerung der Kleinunternehmer)
• § 20 UStG, verginin tahsil edilen bedeller üzerinden hesaplanması (Almanca: Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten)
• § 22 UStG, kayıt yükümlülükleri (Almanca: Aufzeichnungspflichten)
• § 195 BGB, olağan zamanaşımı süresi (Almanca: Regelmäßige Verjährungsfrist)
• § 199 BGB, olağan zamanaşımı süresinin başlangıcı (Almanca: Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist)
• § 204 BGB, hukuki takip yoluyla zamanaşımının durması (Almanca: Hemmung der Verjährung durch Rechtsverfolgung)
• Federal Maliye Bakanlığı: Alman KDV uygulama genelgesi (Umsatzsteuer-Anwendungserlass), 2 Haziran 2026 itibarıyla, bölüm 17.1 (Almanca)
• DATEV: SKR 03 inşaat ve zanaat hesap planı, 2026 için geçerli, kişi hesapları (Almanca: Kontenrahmen SKR 03 Bau und Handwerk, Personenkonten)
• DATEV: SKR 04 inşaat ve zanaat hesap planı, 2026 için geçerli, kişi hesapları (Almanca: Kontenrahmen SKR 04 Bau und Handwerk, Personenkonten)
• Händlerbund: alacak yönetimi, 13 Temmuz 2026 itibarıyla (Almanca: Forderungsmanagement)