Lista de partidas abiertas (OPOS): leer Debe y Haber, con plantilla

Una lista de partidas abiertas (Offene-Posten-Liste), abreviada lista OPOS o lista OP, muestra todas las facturas que aún no se han pagado: sus facturas a clientes y las facturas de sus proveedores a usted. En la cuenta de un cliente, un importe abierto en el Debe (Soll) corresponde por regla general a dinero que él todavía le debe. Un importe abierto en el Haber (Haben) apunta en esa cuenta a un pago en exceso, a un abono (Gutschrift) o a un pago que todavía no está asignado a ninguna factura. En la cuenta de un proveedor ocurre al revés. Si recibe la lista de su asesoría fiscal (Steuerkanzlei), revise cada partida: realmente abierta, ya pagada o mal asignada.

Contenido

• ¿Qué figura en una lista de partidas abiertas?
• Debe y Haber: así se lee la lista OPOS
• ¿Por qué una partida sigue abierta aunque se haya pagado?
• ¿Está obligado a llevar una lista de partidas abiertas?
• Plantilla: llevar usted mismo la lista de partidas abiertas
• ¿Qué hacer con partidas que llevan meses abiertas?
• IVA de facturas que aún están abiertas
• La lista OPOS en el cierre del ejercicio
• Preguntas frecuentes

¿Qué figura en una lista de partidas abiertas?

La lista responde a dos preguntas: ¿quién le debe todavía dinero y a quién se lo debe usted todavía? Una «partida» (Posten) es aquí una factura, un abono o un pago concreto que aún no está compensado.

En contabilidad, los dos lados se llaman deudores (Debitoren) y acreedores (Kreditoren):

En los planes de cuentas (Kontenrahmen) SKR 03 y SKR 04 de DATEV para 2026, edición Construcción y oficios (Bau und Handwerk), para las cuentas de clientes (deudores) están previstos los números 10000 a 69999 y para las cuentas de proveedores (acreedores), los números 70000 a 99999. Si su asesoría trabaja con estos rangos, un número de cuenta como 10010 corresponde a un cliente y un número como 70010, a un proveedor. En caso de duda, pregunte a la asesoría qué números utiliza.

La Administración tributaria reconoce la contabilidad de partidas abiertas (Offene-Posten-Buchhaltung) como forma de contabilidad. Según las directrices del impuesto sobre la renta (Einkommensteuer-Richtlinien, EStR), las operaciones no realizadas en efectivo, divididas por socios comerciales, pueden llevarse bien en cuentas propias para cada cliente y proveedor, bien mediante «un archivo ordenado de las facturas no compensadas (contabilidad de partidas abiertas)» (R 5.2, apartado 1, frases 5 y 6, EStR). La ley admite expresamente una contabilidad en forma de archivo ordenado de justificantes si cumple los principios de contabilidad ordenada (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) (§ 239, apartado 4, del Código de Comercio alemán, HGB; § 146, apartado 5, del Código Tributario alemán, AO).

En la gestión de cobros de office1.cloud, Easy Invoice muestra todas las facturas impagadas con su vencimiento y sus días de retraso. La importación bancaria concilia los pagos, y las facturas pagadas desaparecen de la vista general.

Debe y Haber: así se lee la lista OPOS

Si en la cuenta de un cliente figura un importe abierto en el Debe, por regla general él le debe dinero. Si en la cuenta de un proveedor figura un importe abierto en el Haber, por regla general usted le debe dinero a él. Los otros dos casos apuntan por regla general a un pago en exceso, a un abono o a un pago que no está asignado a ninguna factura.

El trasfondo: en la contabilidad por partida doble, su factura a un cliente se registra habitualmente en el Debe de la cuenta de este, y el pago del cliente, en el Haber. En el caso del proveedor, su factura figura habitualmente en el Haber y el pago de usted, en el Debe. Cuando la factura y el pago se compensan, la partida desaparece de la lista. El saldo es la diferencia entre todos los importes del Debe y del Haber de una cuenta.

Un ejemplo de cómo puede ser un extracto:

Así se leen las cuatro líneas:

• Schreinerei Yilmaz: quedan abiertos 23,80 euros en el Debe. Es exactamente el 2 por ciento de la factura. Si su factura ofrecía un 2 por ciento de descuento por pronto pago (Skonto) y el cliente pagó dentro del plazo, podía deducir ese importe. En ese caso, avise a la asesoría para que registre el resto como descuento por pronto pago. Más información en el artículo Descuento por pronto pago en la factura.
• Praxis Dr. Nowak: 250 euros en el Haber sin factura. Aquí ha entrado dinero que no está asignado a ninguna factura. Busque la factura correspondiente y comunique a la asesoría el número de factura.
• Druckerei Okafor: 595 euros en el Haber en una cuenta de proveedor. Esta factura aún no la ha pagado, o su pago aún no está contabilizado.

Según el programa y la asesoría, la lista tiene otro aspecto. En cada partida, fíjese en estos datos: cliente o proveedor, número de factura, fecha, importe y si figura en el Debe o en el Haber.

¿Por qué una partida sigue abierta aunque se haya pagado?

En ese caso, el pago no está asignado a su factura, o falta con razón un importe restante. Antes de enviar una reclamación de pago a un cliente, conviene revisar estos motivos:

Los números de factura duplicados o erróneos dificultan la asignación. Cómo asignar números que sigan siendo únicos lo explica el artículo Numeración de facturas. Cómo anular correctamente una factura lo explica el artículo Corregir una factura.

¿Está obligado a llevar una lista de partidas abiertas?

Si lleva libros contables y hace cierres periódicos, las directrices del impuesto sobre la renta exigen que sus operaciones a crédito se reflejen en cuentas por socio comercial. Un archivo ordenado de las facturas impagadas es una vía reconocida para ello. Para la cuenta de ingresos y gastos (Einnahmenüberschussrechnung), esas reglas no figuran allí. Aun así, una lista propia resulta útil.

Si lleva libros contables y hace cierres. En la contabilidad por partida doble, para las operaciones a crédito, según las directrices del impuesto sobre la renta, «por regla general debe llevarse una cuenta corriente (Kontokorrentkonto), dividida por deudores y acreedores» (R 5.2, apartado 1, frase 2, EStR). La representación por socio comercial puede cumplirse mediante cuentas específicas para cada cliente y proveedor o mediante un archivo ordenado de las facturas no compensadas (R 5.2, apartado 1, frases 5 y 6, EStR). Si ha encargado la contabilidad a una asesoría fiscal, esta lleva esas cuentas en su programa.

Quién debe llevar libros contables y hacer cierres lo establecen el Código de Comercio alemán (Handelsgesetzbuch, HGB) y el Código Tributario alemán (Abgabenordnung, AO):

Si esos límites se aplican en su caso lo aclara su asesoría fiscal. El § 141 AO no menciona las profesiones liberales (freie Berufe): habla de empresarios con actividad comercial o industrial y de agricultores y silvicultores (Land- und Forstwirte).

Si hace una cuenta de ingresos y gastos. La R 5.2 EStR figura bajo el § 5 de la Ley del impuesto sobre la renta (Einkommensteuergesetz, EStG). Esa norma se refiere a empresarios con actividad comercial (Gewerbetreibende) que llevan libros contables y hacen cierres periódicos (§ 5, apartado 1, frase 1, EStG). En la cuenta de ingresos y gastos, un ingreso cuenta para el impuesto sobre la renta (Einkommensteuer), en principio, cuando el dinero le llega a usted (§ 11, apartado 1, EStG). Para el IVA (Umsatzsteuer), la ley exige registros de las contraprestaciones acordadas (vereinbarte Entgelte) y, si tributa según los cobros, de las contraprestaciones cobradas (vereinnahmte Entgelte) (§ 22, apartado 2, número 1, UStG). Cómo llevar esos registros en concreto lo aclara, en caso de duda, su asesoría fiscal.

Una lista propia ayuda también sin obligación: ve qué cliente lleva retraso antes de que el dinero falte en la cuenta. Y si tributa según las contraprestaciones acordadas, ve para qué facturas ya ha nacido el IVA aunque el dinero todavía no haya llegado. Más información en el apartado IVA.

Plantilla: llevar usted mismo la lista de partidas abiertas

Para una lista propia basta una tabla con ocho columnas, en Excel, en otra hoja de cálculo o en papel. Cada fila corresponde a una factura. En cuanto una factura esté pagada por completo, marque la fila como resuelta o muévala a una segunda hoja.

Dos columnas ayudan además si reclama pagos: «Días de retraso» y «Recordatorio o reclamación enviados el». En Excel, la fórmula =HOY()-E2 (en Excel en alemán: =HEUTE()-E2) calcula los días transcurridos desde el vencimiento si la fecha de vencimiento está en la columna E. Un filtro «Abierto mayor que 0» muestra solo las facturas de las que debería ocuparse.

Para las facturas de proveedores, cree una segunda hoja con las mismas columnas; en lugar de «Cliente» figura allí «Proveedor». Así ve también qué factura debería pagar usted, por ejemplo para aprovechar un descuento por pronto pago.

Cuándo vence una factura depende de su plazo de pago. Cómo formularlo lo explica el artículo Plazo de pago en la factura.

¿Qué hacer con partidas que llevan meses abiertas?

Cuanto más tiempo lleva abierta una partida, más cerca está la prescripción (Verjährung). Abórdela en este orden:

1. Comprobar si realmente está abierta. Revise los motivos del apartado ¿Por qué una partida sigue abierta? antes de dirigirse al cliente.
2. Recordar de forma amable. Encontrará plantillas en el artículo Escribir un recordatorio de pago.
3. Reclamar el pago. Si el cliente no reacciona, sigue la reclamación de pago formal (Mahnung); véase Escribir una reclamación de pago. Cómo calcular los intereses por el retraso lo explica el artículo Calcular los intereses de mora.
4. No perder de vista la prescripción. Los derechos de cobro prescriben por regla general a los tres años (§ 195 del Código Civil alemán, BGB). El plazo comienza, en principio, al final del año en que nació el derecho (§ 199, apartado 1, BGB). Un derecho de cobro del año 2023 prescribe así, por regla general, al término del 31 de diciembre de 2026. La prescripción puede suspenderse, por ejemplo, con la notificación de un requerimiento judicial de pago (Mahnbescheid) (§ 204, apartado 1, número 3, BGB). Más información en el artículo Gestión de cobros para autónomos.
5. Dar de baja si ya no se va a cobrar nada. Si el cliente es insolvente o el derecho de cobro no puede hacerse valer en un plazo previsible, comuníquelo a su asesoría fiscal. Para el IVA hay entonces una rectificación; véase el apartado siguiente.

IVA de facturas que aún están abiertas

Si, en el caso normal, tributa según las contraprestaciones acordadas, el IVA nace para el periodo en que usted realizó la operación, aunque su cliente aún no haya pagado. Si, con autorización de la oficina tributaria, tributa según las contraprestaciones cobradas, nace solo para el periodo en que entra el dinero. Si sus operaciones como pequeño empresario (Kleinunternehmer) están exentas, la cuestión no se plantea.

Puede tributar según los cobros si la oficina tributaria se lo autoriza previa solicitud. La ley menciona para ello, entre otros supuestos, un volumen de negocio total de como máximo 800.000 euros en el año anterior o una actividad como profesional liberal (Freiberufler) (§ 20, frase 1, UStG). Cuándo declara el impuesto lo explica el artículo sobre la declaración periódica de IVA.

Si un cliente no paga definitivamente. Si la contraprestación acordada se ha vuelto incobrable (uneinbringlich), la ley exige rectificar el IVA adeudado por ella (§ 17, apartado 1, frase 1, y apartado 2, número 1, UStG). Según el criterio de la Administración tributaria, un derecho de cobro es incobrable en particular cuando el cliente es insolvente o cuando, desde un punto de vista objetivo, cabe esperar que usted no pueda hacerlo valer en un plazo previsible. También cabe una rectificación si el cliente impugna de forma fundamentada la existencia o el importe del derecho de cobro (sección 17.1, apartado 5, frases 2 y 4, de la instrucción alemana de aplicación del IVA, UStAE).

Tres puntos al respecto del mismo pasaje de la instrucción alemana de aplicación del IVA (Umsatzsteuer-Anwendungserlass):

• Un pago a plazos acordado no convierte un derecho de cobro en incobrable (frase 6).
• No tiene que informar a su cliente si trata un derecho de cobro como incobrable (frase 10).
• Si el cliente paga más tarde, la ley exige una nueva rectificación (§ 17, apartado 2, número 1, frase 2, UStG).

Si uno de sus derechos de cobro ya es incobrable, lo mejor es decidirlo con su asesoría fiscal.

La lista OPOS en el cierre del ejercicio

En el cierre del ejercicio (Jahresabschluss) cuenta qué partidas están realmente abiertas en la fecha de cierre (Stichtag). Los comerciantes elaboran para el cierre de cada ejercicio un inventario (Inventar) en el que, entre otras cosas, registran con exactitud sus derechos de cobro y sus deudas (§ 240, apartados 1 y 2, HGB). Quedan exceptuados los comerciantes individuales exentos según el § 241a HGB. Para los empresarios con actividad comercial que llevan libros según el § 141 AO, el § 240 HGB se aplica por analogía (§ 141, apartado 1, frase 2, AO).

Si recibe para ello la lista de su asesoría, revísela así:

1. Marque cada partida que estaba realmente abierta en la fecha de cierre.
2. Señale las partidas que están pagadas y adjunte el justificante de pago o el extracto bancario.
3. En las partidas que no reconozca, anote una breve pregunta para la asesoría.
4. Indique los derechos de cobro por los que ya no espera dinero, para que la asesoría pueda valorarlos.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa OPOS?

OPOS significa «offene Posten», es decir, «partidas abiertas». La lista OPOS es la vista general de todas las partidas que aún no están compensadas.

¿Cómo se dice «offene Posten» en inglés?

La traducción inglesa del Código de Comercio alemán que ofrece el servicio lingüístico del Ministerio Federal de Justicia llama a los créditos por entregas y prestaciones (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen) «trade receivables» y a las deudas por entregas y prestaciones (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen) «trade payables» (§ 266 HGB). Para la lista en sí, «open items list» es la traducción literal.

¿Tiene que figurar cada factura en la lista, aunque se pague de inmediato?

Para las facturas de sus proveedores, la Administración tributaria admite una simplificación: no se objeta que las facturas de mercancías y de gastos que se pagan en un plazo de ocho días desde su recepción o dentro de su circulación habitual por la empresa no se registren en cuenta corriente, es decir, no en una cuenta propia para cada proveedor (R 5.2, apartado 1, frase 3, EStR). Las ventas al contado que se pagan en el acto ni siquiera llegan a ser una partida abierta.

¿Con qué frecuencia debería revisar las partidas abiertas?

Para la contabilidad, la Administración tributaria admite que las operaciones a crédito de un mes se registren hasta el final del mes siguiente, siempre que no puedan perderse documentos (R 5.2, apartado 1, frase 4, EStR). Para su propia lista ayuda una fecha fija, por ejemplo una vez a la semana o antes de cada declaración periódica de IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung). Así detecta una factura vencida mientras todavía basta un recordatorio amable.

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Fuentes

• Directrices del impuesto sobre la renta (Einkommensteuer-Richtlinien), R 5.2, apartado 1: contabilidad ordenada, operaciones a crédito y su registro por periodos (Ordnungsmäßige Buchführung, Kreditgeschäfte und ihre periodenweise Erfassung) (manual oficial del impuesto sobre la renta del Ministerio Federal de Hacienda, Amtliches Einkommensteuer-Handbuch)
• § 5 EStG, beneficio de los comerciantes y de determinados otros empresarios (Gewinn bei Kaufleuten und bei bestimmten anderen Gewerbetreibenden)
• § 6 HGB, sociedades mercantiles (Handelsgesellschaften)
• § 13 GmbHG, persona jurídica, sociedad mercantil (Juristische Person, Handelsgesellschaft)
• § 238 HGB, obligación de llevar contabilidad (Buchführungspflicht)
• § 239 HGB, llevanza de los libros de comercio (Führung der Handelsbücher)
• § 240 HGB, inventario (Inventar)
• § 241a HGB, exención de la obligación de llevar contabilidad (Befreiung von der Pflicht zur Buchführung)
• § 242 HGB, obligación de elaborar las cuentas anuales (Pflicht zur Aufstellung)
• § 266 HGB, estructura del balance (Gliederung der Bilanz)
• Código de Comercio alemán (Handelsgesetzbuch), traducción inglesa del servicio lingüístico del Ministerio Federal de Justicia, Section 266
• § 141 AO, obligación de llevar contabilidad de determinados contribuyentes (Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger)
• § 146 AO, normas de orden para la contabilidad (Ordnungsvorschriften für die Buchführung)
• § 11 EStG, cobros y pagos (Vereinnahmung und Verausgabung)
• § 13 UStG, nacimiento del impuesto (Entstehung der Steuer)
• § 17 UStG, modificación de la base imponible (Änderung der Bemessungsgrundlage)
• § 19 UStG, tributación de los pequeños empresarios (Besteuerung der Kleinunternehmer)
• § 20 UStG, cálculo del impuesto según las contraprestaciones cobradas (Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten)
• § 22 UStG, obligaciones de registro (Aufzeichnungspflichten)
• § 195 BGB, plazo de prescripción ordinario (Regelmäßige Verjährungsfrist)
• § 199 BGB, inicio del plazo de prescripción ordinario (Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist)
• § 204 BGB, suspensión de la prescripción por el ejercicio de acciones (Hemmung der Verjährung durch Rechtsverfolgung)
• Ministerio Federal de Hacienda: instrucción alemana de aplicación del IVA (Umsatzsteuer-Anwendungserlass), actualizada a 2 de junio de 2026, sección 17.1
• DATEV: plan de cuentas SKR 03 Construcción y oficios (Kontenrahmen SKR 03 Bau und Handwerk), válido para 2026, cuentas personales (Personenkonten)
• DATEV: plan de cuentas SKR 04 Construcción y oficios (Kontenrahmen SKR 04 Bau und Handwerk), válido para 2026, cuentas personales (Personenkonten)
• Händlerbund: gestión de cobros (Forderungsmanagement), actualizado a 13 de julio de 2026