OPOS-Liste lesen: offene Posten, Soll und Haben und eine Vorlage

Eine Offene-Posten-Liste, kurz OPOS- oder OP-Liste, zeigt alle Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind: Ihre Rechnungen an Kunden und die Rechnungen Ihrer Lieferanten an Sie. Auf dem Konto eines Kunden steht ein offener Betrag im Soll in der Regel für Geld, das er Ihnen noch schuldet. Ein offener Betrag im Haben deutet dort auf eine Überzahlung, eine Gutschrift oder eine Zahlung hin, die noch keiner Rechnung zugeordnet ist. Auf dem Konto eines Lieferanten ist es umgekehrt. Bekommen Sie die Liste von Ihrer Steuerkanzlei, prüfen Sie jeden Posten: wirklich offen, schon bezahlt oder falsch zugeordnet.

Inhalt

• Was steht auf einer Offene-Posten-Liste?
• Soll und Haben: So lesen Sie die OPOS-Liste
• Warum steht ein Posten offen, obwohl bezahlt wurde?
• Müssen Sie eine Offene-Posten-Liste führen?
• Vorlage: Offene-Posten-Liste selbst führen
• Was tun mit Posten, die seit Monaten offen sind?
• Umsatzsteuer auf Rechnungen, die noch offen sind
• Die OPOS-Liste beim Jahresabschluss
• Häufige Fragen

Was steht auf einer Offene-Posten-Liste?

Die Liste beantwortet zwei Fragen: Wer schuldet Ihnen noch Geld, und wem schulden Sie noch Geld? Ein „Posten" ist dabei eine einzelne Rechnung, Gutschrift oder Zahlung, die noch nicht ausgeglichen ist.

In der Buchhaltung heißen die beiden Seiten Debitoren und Kreditoren:

In den DATEV-Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 für 2026, Ausgabe Bau und Handwerk, sind für Kundenkonten (Debitoren) die Nummern 10000 bis 69999 vorgesehen, für Lieferantenkonten (Kreditoren) die Nummern 70000 bis 99999. Arbeitet Ihre Kanzlei mit diesen Bereichen, steht eine Kontonummer wie 10010 für einen Kunden und eine Nummer wie 70010 für einen Lieferanten. Im Zweifel fragen Sie die Kanzlei, welche Nummern sie verwendet.

Die Finanzverwaltung erkennt die Offene-Posten-Buchhaltung als Form der Buchführung an. Nach den Einkommensteuer-Richtlinien können die unbaren Geschäfte, aufgeteilt nach Geschäftspartnern, entweder auf eigenen Konten je Kunde und Lieferant geführt werden oder durch „eine geordnete Ablage der nicht ausgeglichenen Rechnungen (Offene-Posten-Buchhaltung)" (R 5.2 Absatz 1 Sätze 5 und 6 EStR). Das Gesetz lässt eine Buchführung in Form einer geordneten Belegablage ausdrücklich zu, wenn sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht (§ 239 Absatz 4 HGB, § 146 Absatz 5 AO).

Im Mahnwesen von office1.cloud zeigt Easy Invoice alle unbezahlten Rechnungen mit Fälligkeit und Verzugstagen. Der Bankimport gleicht die Zahlungen ab, bezahlte Rechnungen verschwinden aus der Übersicht.

Soll und Haben: So lesen Sie die OPOS-Liste

Steht auf dem Konto eines Kunden ein offener Betrag im Soll, schuldet er Ihnen in der Regel Geld. Steht auf dem Konto eines Lieferanten ein offener Betrag im Haben, schulden Sie ihm in der Regel Geld. Die beiden anderen Fälle deuten in der Regel auf eine Überzahlung, eine Gutschrift oder eine Zahlung hin, die keiner Rechnung zugeordnet ist.

Der Hintergrund: In der doppelten Buchführung wird Ihre Rechnung an einen Kunden üblicherweise auf seinem Konto im Soll gebucht, seine Zahlung im Haben. Beim Lieferanten steht seine Rechnung üblicherweise im Haben und Ihre Zahlung im Soll. Gleichen sich Rechnung und Zahlung aus, verschwindet der Posten von der Liste. Der Saldo ist die Differenz aus allen Soll- und Haben-Beträgen eines Kontos.

Ein Beispiel, wie ein Ausschnitt aussehen kann:

So lesen Sie die vier Zeilen:

• Schreinerei Yilmaz: Es bleiben 23,80 Euro im Soll offen. Das sind genau 2 Prozent der Rechnung. Bot Ihre Rechnung 2 Prozent Skonto an und hat der Kunde innerhalb der Frist gezahlt, durfte er den Betrag abziehen. Geben Sie der Kanzlei dann Bescheid, damit sie den Rest als Skonto bucht. Mehr dazu im Beitrag Skonto auf der Rechnung.
• Praxis Dr. Nowak: 250 Euro im Haben ohne Rechnung. Hier ist Geld eingegangen, das keiner Rechnung zugeordnet ist. Suchen Sie die passende Rechnung heraus und nennen Sie der Kanzlei die Rechnungsnummer.
• Druckerei Okafor: 595 Euro im Haben auf einem Lieferantenkonto. Diese Rechnung haben Sie noch nicht bezahlt, oder Ihre Zahlung ist noch nicht verbucht.

Je nach Programm und Kanzlei sieht die Liste anders aus. Achten Sie bei jedem Posten auf diese Angaben: Kunde oder Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und ob er im Soll oder im Haben steht.

Warum steht ein Posten offen, obwohl bezahlt wurde?

Dann ist die Zahlung ihrer Rechnung nicht zugeordnet, oder ein Restbetrag fehlt zu Recht. Bevor Sie einen Kunden mahnen, lohnt ein Blick auf diese Gründe:

Doppelte oder falsche Rechnungsnummern machen die Zuordnung schwerer. Wie Sie Nummern vergeben, die eindeutig bleiben, steht im Beitrag Rechnungsnummer vergeben. Wie Sie eine Rechnung richtig stornieren, steht im Beitrag Rechnung korrigieren.

Müssen Sie eine Offene-Posten-Liste führen?

Wenn Sie Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse machen, verlangen die Einkommensteuer-Richtlinien, dass Ihre Geschäfte auf Rechnung je Geschäftspartner auf Konten dargestellt werden. Eine geordnete Ablage der unbezahlten Rechnungen ist dafür ein anerkannter Weg. Für die Einnahmenüberschussrechnung stehen diese Regeln dort nicht. Nützlich ist eine eigene Liste trotzdem.

Wenn Sie Bücher und Abschlüsse machen. Bei einer doppelten Buchführung ist für Geschäfte auf Rechnung nach den Einkommensteuer-Richtlinien „in der Regel ein Kontokorrentkonto, unterteilt nach Schuldnern und Gläubigern, zu führen" (R 5.2 Absatz 1 Satz 2 EStR). Die Darstellung je Geschäftspartner kann durch besondere Konten je Kunde und Lieferant oder durch eine geordnete Ablage der nicht ausgeglichenen Rechnungen erfüllt werden (R 5.2 Absatz 1 Sätze 5 und 6 EStR). Haben Sie eine Steuerkanzlei mit der Buchführung beauftragt, führt sie diese Konten in ihrem Programm.

Wer Bücher führen und Abschlüsse machen muss, steht im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung:

Ob die Grenzen für Sie gelten, klärt Ihre Steuerkanzlei. Freie Berufe nennt § 141 AO nicht, er spricht von gewerblichen Unternehmern sowie Land- und Forstwirten.

Wenn Sie eine Einnahmenüberschussrechnung machen. R 5.2 EStR steht bei § 5 EStG. Diese Vorschrift betrifft Gewerbetreibende, die Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse machen (§ 5 Absatz 1 Satz 1 EStG). Bei der Einnahmenüberschussrechnung zählt eine Einnahme für die Einkommensteuer grundsätzlich erst, wenn das Geld bei Ihnen ankommt (§ 11 Absatz 1 EStG). Für die Umsatzsteuer verlangt das Gesetz Aufzeichnungen über die vereinbarten Entgelte, bei Versteuerung nach dem Zahlungseingang über die vereinnahmten Entgelte (§ 22 Absatz 2 Nummer 1 UStG). Wie Sie diese Aufzeichnungen im Einzelnen führen, klärt im Zweifel Ihre Steuerkanzlei.

Eine eigene Liste hilft auch ohne Pflicht: Sie sehen, welcher Kunde überfällig ist, bevor das Geld auf dem Konto fehlt. Und wenn Sie nach vereinbarten Entgelten versteuern, sehen Sie, für welche Rechnungen die Umsatzsteuer schon entstanden ist, obwohl das Geld noch fehlt. Mehr dazu im Abschnitt Umsatzsteuer.

Vorlage: Offene-Posten-Liste selbst führen

Für eine eigene Liste reicht eine Tabelle mit acht Spalten, in Excel, in einer anderen Tabellenkalkulation oder auf Papier. Eine Zeile steht für eine Rechnung. Sobald eine Rechnung vollständig bezahlt ist, markieren Sie die Zeile als erledigt oder verschieben sie auf ein zweites Blatt.

Zwei Spalten helfen zusätzlich, wenn Sie mahnen: „Tage überfällig" und „Erinnert oder gemahnt am". In Excel rechnet die Formel =HEUTE()-E2 die Tage seit der Fälligkeit aus, wenn das Fälligkeitsdatum in Spalte E steht. Ein Filter auf „Offen größer 0" zeigt nur die Rechnungen, um die Sie sich kümmern sollten.

Für Lieferantenrechnungen legen Sie ein zweites Blatt mit denselben Spalten an, statt „Kunde" steht dort „Lieferant". So sehen Sie auch, welche Rechnung Sie selbst noch bezahlen sollten, etwa um ein Skonto zu nutzen.

Wann eine Rechnung fällig ist, hängt von Ihrem Zahlungsziel ab. Wie Sie es formulieren, steht im Beitrag Zahlungsziel auf der Rechnung.

Was tun mit Posten, die seit Monaten offen sind?

Je länger ein Posten offen ist, desto näher rückt die Verjährung. Gehen Sie ihn in dieser Reihenfolge an:

1. Prüfen, ob er wirklich offen ist. Gehen Sie die Gründe im Abschnitt Warum steht ein Posten offen? durch, bevor Sie den Kunden ansprechen.
2. Freundlich erinnern. Vorlagen stehen im Beitrag Zahlungserinnerung schreiben.
3. Mahnen. Reagiert der Kunde nicht, folgt die förmliche Mahnung, siehe Mahnung schreiben. Wie Sie die Zinsen für die Verspätung berechnen, steht im Beitrag Verzugszinsen berechnen.
4. Verjährung im Blick behalten. Forderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Absatz 1 BGB). Eine Forderung aus dem Jahr 2023 verjährt damit in der Regel mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Aufhalten lässt sich die Verjährung zum Beispiel mit der Zustellung eines gerichtlichen Mahnbescheids (§ 204 Absatz 1 Nummer 3 BGB). Mehr dazu im Beitrag Mahnwesen für Selbstständige.
5. Ausbuchen, wenn nichts mehr kommt. Ist der Kunde zahlungsunfähig oder lässt sich die Forderung auf absehbare Zeit nicht durchsetzen, geben Sie das an Ihre Steuerkanzlei weiter. Für die Umsatzsteuer gibt es dann eine Berichtigung, siehe nächster Abschnitt.

Umsatzsteuer auf Rechnungen, die noch offen sind

Versteuern Sie im Normalfall nach vereinbarten Entgelten, entsteht die Umsatzsteuer für den Zeitraum, in dem Sie geleistet haben, auch wenn Ihr Kunde noch nicht bezahlt hat. Versteuern Sie mit Erlaubnis des Finanzamts nach vereinnahmten Entgelten, entsteht sie erst für den Zeitraum, in dem das Geld eingeht. Sind Ihre Umsätze als Kleinunternehmer steuerfrei, stellt sich die Frage nicht.

Nach dem Zahlungseingang versteuern dürfen Sie, wenn das Finanzamt es Ihnen auf Antrag gestattet. Das Gesetz nennt dafür unter anderem einen Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr oder eine Tätigkeit als Freiberufler (§ 20 Satz 1 UStG). Wann Sie die Steuer anmelden, steht im Beitrag zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Wenn ein Kunde endgültig nicht zahlt. Ist das vereinbarte Entgelt uneinbringlich geworden, verlangt das Gesetz, die dafür geschuldete Umsatzsteuer zu berichtigen (§ 17 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 2 Nummer 1 UStG). Uneinbringlich ist eine Forderung nach Ansicht der Finanzverwaltung insbesondere, wenn der Kunde zahlungsunfähig ist oder wenn bei objektiver Betrachtung damit zu rechnen ist, dass Sie die Forderung auf absehbare Zeit nicht durchsetzen können. Auch wenn der Kunde Bestehen oder Höhe der Forderung substantiiert bestreitet, kommt eine Berichtigung in Betracht (Abschnitt 17.1 Absatz 5 Sätze 2 und 4 UStAE).

Drei Punkte dazu aus derselben Stelle des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses:

• Eine vereinbarte Ratenzahlung macht eine Forderung nicht uneinbringlich (Satz 6).
• Ihren Kunden müssen Sie nicht informieren, wenn Sie eine Forderung als uneinbringlich behandeln (Satz 10).
• Zahlt der Kunde später doch, verlangt das Gesetz eine erneute Berichtigung (§ 17 Absatz 2 Nummer 1 Satz 2 UStG).

Ob eine Ihrer Forderungen schon uneinbringlich ist, entscheiden Sie am besten mit Ihrer Steuerkanzlei.

Die OPOS-Liste beim Jahresabschluss

Beim Jahresabschluss zählt, welche Posten am Stichtag wirklich offen sind. Kaufleute stellen für den Schluss jedes Geschäftsjahrs ein Inventar auf, in dem sie unter anderem ihre Forderungen und Schulden genau verzeichnen (§ 240 Absatz 1 und 2 HGB). Ausgenommen sind Einzelkaufleute, die nach § 241a HGB befreit sind. Für Gewerbetreibende, die nach § 141 AO Bücher führen, gilt § 240 HGB sinngemäß (§ 141 Absatz 1 Satz 2 AO).

Bekommen Sie die Liste dazu von Ihrer Kanzlei, gehen Sie sie so durch:

1. Haken Sie jeden Posten ab, der zum Stichtag wirklich offen war.
2. Markieren Sie Posten, die bezahlt sind, und legen Sie den Zahlungsbeleg oder Kontoauszug dazu.
3. Notieren Sie bei Posten, die Sie nicht kennen, eine kurze Frage an die Kanzlei.
4. Nennen Sie Forderungen, bei denen Sie nicht mehr mit Geld rechnen, damit die Kanzlei sie bewerten kann.

Häufige Fragen

Was bedeutet OPOS?

OPOS steht für „offene Posten". Die OPOS-Liste ist die Übersicht über alle Posten, die noch nicht ausgeglichen sind.

Was heißt offene Posten auf Englisch?

Die englische Übersetzung des Handelsgesetzbuchs, die der Sprachendienst des Bundesministeriums der Justiz bereitstellt, nennt Forderungen aus Lieferungen und Leistungen „trade receivables" und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen „trade payables" (§ 266 HGB). Für die Liste selbst ist „open items list" die wörtliche Übersetzung.

Muss jede Rechnung in die Liste, auch wenn sie sofort bezahlt wird?

Für Rechnungen Ihrer Lieferanten lässt die Finanzverwaltung eine Erleichterung zu: Es ist nicht zu beanstanden, wenn Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang oder innerhalb ihres gewöhnlichen Durchlaufs durch den Betrieb bezahlt werden, nicht kontokorrentmäßig erfasst werden, also nicht auf einem eigenen Konto je Lieferant (R 5.2 Absatz 1 Satz 3 EStR). Barverkäufe, die sofort bezahlt sind, entstehen gar nicht erst als offener Posten.

Wie oft sollte ich die offenen Posten prüfen?

Für die Buchführung lässt die Finanzverwaltung zu, dass die Geschäfte auf Rechnung eines Monats bis zum Ablauf des folgenden Monats erfasst werden, wenn keine Unterlagen verloren gehen können (R 5.2 Absatz 1 Satz 4 EStR). Für Ihre eigene Liste hilft ein fester Termin, etwa einmal pro Woche oder vor jeder Umsatzsteuer-Voranmeldung. Dann fällt eine überfällige Rechnung auf, solange eine freundliche Erinnerung noch reicht.

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Quellen

• Einkommensteuer-Richtlinien, R 5.2 Absatz 1: Ordnungsmäßige Buchführung, Kreditgeschäfte und ihre periodenweise Erfassung (Amtliches Einkommensteuer-Handbuch des Bundesfinanzministeriums)
• § 5 EStG, Gewinn bei Kaufleuten und bei bestimmten anderen Gewerbetreibenden
• § 6 HGB, Handelsgesellschaften
• § 13 GmbHG, Juristische Person, Handelsgesellschaft
• § 238 HGB, Buchführungspflicht
• § 239 HGB, Führung der Handelsbücher
• § 240 HGB, Inventar
• § 241a HGB, Befreiung von der Pflicht zur Buchführung
• § 242 HGB, Pflicht zur Aufstellung
• § 266 HGB, Gliederung der Bilanz
• Handelsgesetzbuch, englische Übersetzung des Sprachendienstes des Bundesministeriums der Justiz, Section 266
• § 141 AO, Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger
• § 146 AO, Ordnungsvorschriften für die Buchführung
• § 11 EStG, Vereinnahmung und Verausgabung
• § 13 UStG, Entstehung der Steuer
• § 17 UStG, Änderung der Bemessungsgrundlage
• § 19 UStG, Besteuerung der Kleinunternehmer
• § 20 UStG, Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten
• § 22 UStG, Aufzeichnungspflichten
• § 195 BGB, Regelmäßige Verjährungsfrist
• § 199 BGB, Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist
• § 204 BGB, Hemmung der Verjährung durch Rechtsverfolgung
• Bundesfinanzministerium: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 17.1
• DATEV: Kontenrahmen SKR 03 Bau und Handwerk, gültig für 2026, Personenkonten
• DATEV: Kontenrahmen SKR 04 Bau und Handwerk, gültig für 2026, Personenkonten
• Händlerbund: Forderungsmanagement (Stand 13. Juli 2026)