Openstaande posten lezen: OPOS-lijst, debet en credit en een sjabloon

Een lijst met openstaande posten (Offene-Posten-Liste), kort OPOS- of OP-lijst, toont alle facturen die nog niet zijn betaald: uw facturen aan klanten en de facturen van uw leveranciers aan u. Op de rekening van een klant staat een openstaand bedrag aan de debetkant (Soll) in de regel voor geld dat hij u nog schuldig is. Een openstaand bedrag aan de creditkant (Haben) wijst daar op een overbetaling, een creditnota of een betaling die nog niet aan een factuur is toegewezen. Op de rekening van een leverancier is het omgekeerd. Krijgt u de lijst van uw belastingadviseur (Steuerkanzlei), controleer dan elke post: echt open, al betaald of verkeerd toegewezen.

Inhoud

• Wat staat er op een lijst met openstaande posten?
• Debet en credit: zo leest u de OPOS-lijst
• Waarom staat een post open terwijl er betaald is?
• Moet u een lijst met openstaande posten bijhouden?
• Sjabloon: zelf een lijst met openstaande posten bijhouden
• Wat te doen met posten die al maanden openstaan?
• Btw op facturen die nog openstaan
• De OPOS-lijst bij de jaarafsluiting
• Veelgestelde vragen

Wat staat er op een lijst met openstaande posten?

De lijst beantwoordt twee vragen: wie is u nog geld schuldig, en aan wie bent u nog geld schuldig? Een „post" (Posten) is daarbij een afzonderlijke factuur, creditnota of betaling die nog niet is vereffend.

In de boekhouding heten de twee kanten debiteuren (Debitoren) en crediteuren (Kreditoren):

In de DATEV-rekeningschema's (Kontenrahmen) SKR 03 en SKR 04 voor 2026, uitgave bouw en ambacht (Bau und Handwerk), zijn voor klantrekeningen (debiteuren) de nummers 10000 tot en met 69999 bedoeld, voor leveranciersrekeningen (crediteuren) de nummers 70000 tot en met 99999. Werkt uw belastingadviseur met deze reeksen, dan staat een rekeningnummer als 10010 voor een klant en een nummer als 70010 voor een leverancier. Vraag bij twijfel aan uw belastingadviseur welke nummers hij gebruikt.

De belastingadministratie (Finanzverwaltung) erkent de boekhouding op basis van openstaande posten (Offene-Posten-Buchhaltung) als vorm van boekhouding. Volgens de Duitse richtlijnen voor de inkomstenbelasting (Einkommensteuer-Richtlinien, EStR) kunnen de niet-contante transacties, uitgesplitst naar zakenpartner, ofwel op eigen rekeningen per klant en leverancier worden bijgehouden, ofwel door „een geordende archivering van de niet-vereffende facturen (boekhouding op basis van openstaande posten)" (R 5.2 lid 1 zinnen 5 en 6 EStR). De wet staat een boekhouding in de vorm van een geordende archivering van bewijsstukken uitdrukkelijk toe als die voldoet aan de beginselen van ordelijke boekhouding (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) (§ 239 lid 4 HGB, het Duitse wetboek van koophandel (Handelsgesetzbuch); § 146 lid 5 AO, het Duitse belastingwetboek (Abgabenordnung)).

In de aanmaningsmodule van office1.cloud toont Easy Invoice alle onbetaalde facturen met vervaldatum en dagen achterstand. De bankimport stemt de betalingen af, betaalde facturen verdwijnen uit het overzicht.

Debet en credit: zo leest u de OPOS-lijst

Staat op de rekening van een klant een openstaand bedrag aan de debetkant, dan is hij u in de regel geld schuldig. Staat op de rekening van een leverancier een openstaand bedrag aan de creditkant, dan bent u hem in de regel geld schuldig. De twee andere gevallen wijzen in de regel op een overbetaling, een creditnota of een betaling die aan geen enkele factuur is toegewezen.

De achtergrond: bij dubbel boekhouden wordt uw factuur aan een klant gewoonlijk op zijn rekening aan de debetkant geboekt, zijn betaling aan de creditkant. Bij de leverancier staat zijn factuur gewoonlijk aan de creditkant en uw betaling aan de debetkant. Heffen factuur en betaling elkaar op, dan verdwijnt de post van de lijst. Het saldo is het verschil tussen alle debet- en creditbedragen van een rekening.

Een voorbeeld van hoe een uittreksel eruit kan zien:

Zo leest u de vier regels:

• Schreinerei Yilmaz: Er blijft 23,80 euro aan de debetkant open. Dat is precies 2 procent van de factuur. Bood uw factuur 2 procent betalingskorting (Skonto) aan en heeft de klant binnen de termijn betaald, dan mocht hij het bedrag aftrekken. Laat het dan aan uw belastingadviseur weten, zodat die het restant als betalingskorting boekt. Meer daarover in het artikel Betalingskorting op de factuur.
• Praxis Dr. Nowak: 250 euro aan de creditkant zonder factuur. Hier is geld binnengekomen dat aan geen enkele factuur is toegewezen. Zoek de bijbehorende factuur op en geef het factuurnummer door aan uw belastingadviseur.
• Druckerei Okafor: 595 euro aan de creditkant op een leveranciersrekening. Deze factuur hebt u nog niet betaald, of uw betaling is nog niet geboekt.

Afhankelijk van het programma en de belastingadviseur ziet de lijst er anders uit. Let bij elke post op deze gegevens: klant of leverancier, factuurnummer, datum, bedrag en of hij aan de debet- of aan de creditkant staat.

Waarom staat een post open terwijl er betaald is?

Dan is de betaling niet aan haar factuur toegewezen, of ontbreekt er terecht een restbedrag. Voordat u een klant aanmaant, loont het om deze oorzaken te bekijken:

Dubbele of verkeerde factuurnummers maken de toewijzing moeilijker. Hoe u nummers toekent die uniek blijven, leest u in het artikel Factuurnummers toekennen. Hoe u een factuur correct storneert, leest u in het artikel Een factuur corrigeren.

Moet u een lijst met openstaande posten bijhouden?

Als u een boekhouding voert en regelmatig jaarrekeningen opstelt, verlangen de richtlijnen voor de inkomstenbelasting dat uw transacties op rekening per zakenpartner op rekeningen worden weergegeven. Een geordende archivering van de onbetaalde facturen is daarvoor een erkende manier. Voor de vereenvoudigde winstberekening op kasbasis (Einnahmenüberschussrechnung, EÜR) noemen de richtlijnen deze regels niet. Een eigen lijst is toch nuttig.

Als u een boekhouding voert en jaarrekeningen opstelt. Bij dubbel boekhouden is volgens de richtlijnen voor de inkomstenbelasting voor transacties op rekening „in de regel een rekening-courant (Kontokorrentkonto), onderverdeeld naar schuldenaars en schuldeisers, bij te houden" (R 5.2 lid 1 zin 2 EStR). Aan de weergave per zakenpartner kan worden voldaan met aparte rekeningen per klant en leverancier of met een geordende archivering van de niet-vereffende facturen (R 5.2 lid 1 zinnen 5 en 6 EStR). Hebt u een belastingadviseur met uw boekhouding belast, dan houdt die deze rekeningen bij in zijn programma.

Wie een boekhouding moet voeren en jaarrekeningen moet opstellen, staat in het Duitse wetboek van koophandel en in het Duitse belastingwetboek:

Of de grenzen voor u gelden, kan uw belastingadviseur beoordelen. Vrije beroepen (freie Berufe) noemt § 141 AO niet; de bepaling spreekt van commerciële ondernemers en van land- en bosbouwers.

Als u een EÜR maakt. R 5.2 EStR hoort bij § 5 EStG, de Duitse wet op de inkomstenbelasting. Deze bepaling betreft commerciële ondernemers (Gewerbetreibende) die een boekhouding voeren en regelmatig jaarrekeningen opstellen (§ 5 lid 1 zin 1 EStG). Bij de EÜR telt een ontvangst voor de inkomstenbelasting in beginsel pas als het geld bij u binnenkomt (§ 11 lid 1 EStG). Voor de btw verlangt de wet aantekeningen van de overeengekomen vergoedingen (vereinbarte Entgelte), en bij belastingheffing op basis van ontvangen betalingen van de ontvangen vergoedingen (vereinnahmte Entgelte) (§ 22 lid 2 nr. 1 UStG, de Duitse btw-wet). Hoe u deze aantekeningen in detail bijhoudt, kan bij twijfel uw belastingadviseur beoordelen.

Een eigen lijst helpt ook zonder verplichting: u ziet welke klant te laat is, voordat het geld op uw rekening ontbreekt. En als u btw afdraagt op basis van overeengekomen vergoedingen, ziet u voor welke facturen de btw al is ontstaan, terwijl het geld nog ontbreekt. Meer daarover in het hoofdstuk Btw.

Sjabloon: zelf een lijst met openstaande posten bijhouden

Voor een eigen lijst volstaat een tabel met acht kolommen, in Excel, in een ander spreadsheetprogramma of op papier. Eén regel staat voor één factuur. Zodra een factuur volledig is betaald, markeert u de regel als afgehandeld of verplaatst u hem naar een tweede blad.

Twee extra kolommen helpen als u aanmaant: „Dagen te laat" en „Herinnerd of aangemaand op". In een Nederlandstalige Excel berekent de formule =VANDAAG()-E2 het aantal dagen sinds de vervaldatum, als de vervaldatum in kolom E staat (in een Engelstalige Excel: =TODAY()-E2, in een Duitstalige: =HEUTE()-E2). Een filter op „Open groter dan 0" toont alleen de facturen waar u werk van zou moeten maken.

Voor leveranciersfacturen maakt u een tweede blad met dezelfde kolommen aan; in plaats van „Klant" staat daar „Leverancier". Zo ziet u ook welke factuur u zelf nog zou moeten betalen, bijvoorbeeld om betalingskorting te benutten.

Wanneer een factuur vervalt, hangt af van uw betalingstermijn. Hoe u die formuleert, leest u in het artikel Betalingstermijn op de factuur.

Wat te doen met posten die al maanden openstaan?

Hoe langer een post openstaat, hoe dichter de verjaring (Verjährung) nadert. Pak hem in deze volgorde aan:

1. Controleren of hij echt openstaat. Loop de oorzaken in het hoofdstuk Waarom staat een post open? na voordat u de klant aanspreekt.
2. Vriendelijk herinneren. Sjablonen staan in het artikel Betalingsherinnering schrijven.
3. Aanmanen. Reageert de klant niet, dan volgt de formele aanmaning (Mahnung), zie Aanmaning schrijven. Hoe u de rente voor de vertraging berekent, leest u in het artikel Wettelijke rente berekenen.
4. De verjaring in het oog houden. Vorderingen verjaren in de regel na drie jaar (§ 195 BGB, het Duitse burgerlijk wetboek). De termijn begint in beginsel aan het einde van het jaar waarin de vordering is ontstaan (§ 199 lid 1 BGB). Een vordering uit 2023 verjaart daarmee in de regel aan het einde van 31 december 2026. De verjaring kan bijvoorbeeld worden tegengehouden door de betekening van een gerechtelijk betalingsbevel (gerichtlicher Mahnbescheid) (§ 204 lid 1 nr. 3 BGB). Meer daarover in het artikel Aanmaningen 2026 voor zzp'ers.
5. Afboeken als er niets meer komt. Is de klant insolvent of kan de vordering in de afzienbare toekomst niet worden afgedwongen, geef dat dan door aan uw belastingadviseur. Voor de btw volgt dan een correctie, zie het volgende hoofdstuk.

Btw op facturen die nog openstaan

Draagt u, zoals in het normale geval, btw af op basis van overeengekomen vergoedingen, dan ontstaat de btw voor het tijdvak waarin u de prestatie hebt verricht, ook als uw klant nog niet heeft betaald. Draagt u met toestemming van het Finanzamt btw af op basis van ontvangen betalingen, dan ontstaat die pas voor het tijdvak waarin het geld binnenkomt. Zijn uw omzetten als kleine ondernemer (Kleinunternehmer) vrijgesteld van btw, dan speelt deze vraag niet.

Op basis van ontvangen betalingen mag u belasting afdragen als het Finanzamt u dat op aanvraag toestaat. De wet noemt daarvoor onder meer een totale omzet van hoogstens 800.000 euro in het vorige jaar of een activiteit als vrije beroepsbeoefenaar (§ 20 zin 1 UStG). Wanneer u de belasting aangeeft, leest u in het artikel over de btw-aangifte (Umsatzsteuer-Voranmeldung).

Als een klant definitief niet betaalt. Is de overeengekomen vergoeding oninbaar (uneinbringlich) geworden, dan verlangt de wet dat de daarover verschuldigde btw wordt gecorrigeerd (§ 17 lid 1 zin 1 en lid 2 nr. 1 UStG). Oninbaar is een vordering volgens de belastingadministratie in het bijzonder als de klant insolvent is of als bij objectieve beschouwing te verwachten is dat u de vordering in de afzienbare toekomst niet kunt afdwingen. Ook als de klant het bestaan of de hoogte van de vordering onderbouwd betwist, komt een correctie in aanmerking (paragraaf 17.1, lid 5, zinnen 2 en 4, UStAE).

Drie punten daarover uit dezelfde passage van het Duitse btw-toepassingsbesluit (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, UStAE):

• Een overeengekomen betalingsregeling maakt een vordering niet oninbaar (zin 6).
• U hoeft uw klant niet te informeren als u een vordering als oninbaar behandelt (zin 10).
• Betaalt de klant later toch, dan verlangt de wet een nieuwe correctie (§ 17 lid 2 nr. 1 zin 2 UStG).

Of een van uw vorderingen al oninbaar is, beslist u het best samen met uw belastingadviseur.

De OPOS-lijst bij de jaarafsluiting

Bij de jaarafsluiting (Jahresabschluss) telt welke posten op de peildatum echt openstaan. Kooplieden stellen voor het einde van elk boekjaar een inventaris (Inventar) op, waarin ze onder meer hun vorderingen en schulden nauwkeurig vermelden (§ 240 lid 1 en 2 HGB). Uitgezonderd zijn eenmanszaken die volgens § 241a HGB zijn vrijgesteld. Voor commerciële ondernemers die volgens § 141 AO een boekhouding voeren, geldt § 240 HGB overeenkomstig (§ 141 lid 1 zin 2 AO).

Krijgt u de lijst daarvoor van uw belastingadviseur, loop hem dan zo door:

1. Vink elke post af die op de peildatum echt openstond.
2. Markeer posten die betaald zijn en voeg het betalingsbewijs of bankafschrift toe.
3. Noteer bij posten die u niet kent een korte vraag aan uw belastingadviseur.
4. Noem vorderingen waarbij u niet meer op geld rekent, zodat uw belastingadviseur ze kan waarderen.

Veelgestelde vragen

Wat betekent OPOS?

OPOS staat voor „offene Posten" (openstaande posten). De OPOS-lijst is het overzicht van alle posten die nog niet zijn vereffend.

Hoe heten openstaande posten in het Engels?

De Engelse vertaling van het Duitse wetboek van koophandel, die de taaldienst van het Duitse federale ministerie van Justitie beschikbaar stelt, noemt vorderingen uit leveringen en diensten (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen) „trade receivables" en schulden uit leveringen en diensten (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen) „trade payables" (§ 266 HGB). Voor de lijst zelf is „open items list" de letterlijke vertaling.

Moet elke factuur op de lijst, ook als die direct wordt betaald?

Voor facturen van uw leveranciers staat de belastingadministratie een vereenvoudiging toe: ze maakt er geen bezwaar tegen als goederen- en kostenfacturen (Waren- und Kostenrechnungen) die binnen acht dagen na ontvangst van de factuur of binnen hun gebruikelijke doorlooptijd in het bedrijf worden betaald, niet op de rekening-courant worden geregistreerd, dus niet op een eigen rekening per leverancier (R 5.2 lid 1 zin 3 EStR). Contante verkopen die direct zijn betaald, ontstaan helemaal niet als openstaande post.

Hoe vaak zou ik de openstaande posten moeten controleren?

Voor de boekhouding staat de belastingadministratie toe dat de transacties op rekening van een maand uiterlijk aan het einde van de volgende maand worden geregistreerd, als er geen bescheiden verloren kunnen gaan (R 5.2 lid 1 zin 4 EStR). Voor uw eigen lijst helpt een vaste datum, bijvoorbeeld eens per week of vóór elke btw-aangifte. Dan valt een achterstallige factuur op zolang een vriendelijke herinnering nog volstaat.

Probeer Easy Invoice 10 dagen gratis — zonder betaalgegevens, de proef eindigt vanzelf.

Bronnen

• Duitse richtlijnen voor de inkomstenbelasting (Einkommensteuer-Richtlinien), R 5.2 lid 1: ordelijke boekhouding, kredietransacties en hun registratie per periode (Ordnungsmäßige Buchführung, Kreditgeschäfte und ihre periodenweise Erfassung) (Amtliches Einkommensteuer-Handbuch van het Bundesfinanzministerium)
• § 5 EStG, winst van kooplieden en van bepaalde andere commerciële ondernemers (Gewinn bei Kaufleuten und bei bestimmten anderen Gewerbetreibenden)
• § 6 HGB, handelsvennootschappen (Handelsgesellschaften)
• § 13 GmbHG, rechtspersoon, handelsvennootschap (Juristische Person, Handelsgesellschaft)
• § 238 HGB, boekhoudplicht (Buchführungspflicht)
• § 239 HGB, voering van de handelsboeken (Führung der Handelsbücher)
• § 240 HGB, inventaris (Inventar)
• § 241a HGB, vrijstelling van de boekhoudplicht (Befreiung von der Pflicht zur Buchführung)
• § 242 HGB, plicht tot opstelling van de jaarrekening (Pflicht zur Aufstellung)
• § 266 HGB, indeling van de balans (Gliederung der Bilanz)
• Handelsgesetzbuch, Engelse vertaling van de taaldienst van het Bundesministerium der Justiz, Section 266
• § 141 AO, boekhoudplicht van bepaalde belastingplichtigen (Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger)
• § 146 AO, voorschriften voor de boekhouding (Ordnungsvorschriften für die Buchführung)
• § 11 EStG, ontvangsten en uitgaven (Vereinnahmung und Verausgabung)
• § 13 UStG, ontstaan van de belastingschuld (Entstehung der Steuer)
• § 17 UStG, wijziging van de maatstaf van heffing (Änderung der Bemessungsgrundlage)
• § 19 UStG, belastingheffing van kleine ondernemers (Besteuerung der Kleinunternehmer)
• § 20 UStG, berekening van de belasting naar ontvangen vergoedingen (Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten)
• § 22 UStG, administratieve verplichtingen (Aufzeichnungspflichten)
• § 195 BGB, gewone verjaringstermijn (Regelmäßige Verjährungsfrist)
• § 199 BGB, begin van de gewone verjaringstermijn (Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist)
• § 204 BGB, schorsing van de verjaring door rechtsvervolging (Hemmung der Verjährung durch Rechtsverfolgung)
• Bundesfinanzministerium: het Duitse btw-toepassingsbesluit (Umsatzsteuer-Anwendungserlass), stand 2 juni 2026, paragraaf 17.1
• DATEV: rekeningschema SKR 03 bouw en ambacht (Kontenrahmen SKR 03 Bau und Handwerk), geldig voor 2026, persoonsrekeningen (Personenkonten)
• DATEV: rekeningschema SKR 04 bouw en ambacht (Kontenrahmen SKR 04 Bau und Handwerk), geldig voor 2026, persoonsrekeningen (Personenkonten)
• Händlerbund: debiteurenbeheer (Forderungsmanagement), stand 13 juli 2026 (Duits)