Rechnung schreiben mit Kleingewerbe: Muster, Vorlage und Pflichtangaben

Ob auf Ihre Rechnung Umsatzsteuer kommt, hängt nicht am Kleingewerbe, sondern an der Kleinunternehmerregelung. Nutzen Sie sie, verlangt das Gesetz nur wenige Angaben: Ihren Namen und den des Kunden mit Anschrift, Ihre Steuernummer, das Datum, die Leistung und einen Gesamtbetrag mit dem Hinweis, dass Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer berechnen. Eine Rechnungsnummer verlangt § 34a UStDV in diesem Fall nicht. Ohne Kleinunternehmerregelung gelten die vollen Pflichtangaben mit Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Umsatzsteuer.

Inhalt

1. Was gehört auf die Rechnung?
2. Kleingewerbe heißt nicht automatisch: ohne Umsatzsteuer
3. Muster: Rechnung im Kleingewerbe
4. Noch keine Steuernummer: Was jetzt?
5. Müssen Sie überhaupt eine Rechnung schreiben?
6. Papier, PDF oder E-Rechnung?
7. Nach der Rechnung: aufbewahren und verbuchen
8. Häufige Fragen

Was gehört auf die Rechnung?

Als Kleinunternehmer brauchen Sie fünf Angaben, mit Umsatzsteuer sind es deutlich mehr. Die Tabelle zeigt beide Fälle.

Das Bundesfinanzministerium bestätigt: Kleinunternehmer dürfen vereinfachte Rechnungen ausstellen, die nur die Angaben aus § 34a UStDV enthalten (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE). Eine Rechnungsnummer hilft trotzdem. Ihr Kunde gibt sie bei der Überweisung an, und Sie sehen sofort, welche Rechnung bezahlt ist. Wer später die Kleinunternehmerregelung verlässt, braucht sie ohnehin und muss dann nichts umstellen. Wie Sie einen Nummernkreis aufbauen, steht im Beitrag Rechnungsnummer vergeben.

Für Beträge bis 250 Euro reichen noch weniger Angaben, zum Beispiel ohne Steuernummer und ohne Anschrift des Kunden (§ 33 UStDV). Den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung braucht auch diese Rechnung. Einzelheiten stehen im Beitrag Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro. Für Kunden im Ausland gelten Sonderregeln, siehe Rechnung ins EU-Ausland stellen. Dort lohnt vor der ersten Rechnung eine Rückfrage bei Ihrer Steuerkanzlei.

Im Rechnungsprogramm von office1.cloud wählen Sie in Ihrem Profil einmal „Kleinunternehmer“. Danach setzt das Programm den Hinweis selbst auf jede Rechnung und weist keine Umsatzsteuer aus.

Kleingewerbe heißt nicht automatisch: ohne Umsatzsteuer

Vor der ersten Rechnung lohnt die Frage, ob Sie Kleinunternehmer sind. Das ist eine andere Frage als die nach dem Kleingewerbe. „Kleingewerbe" sagt etwas über die Größe Ihres Betriebs und die Buchführung. „Kleinunternehmer" ist ein Status im Umsatzsteuerrecht und entscheidet, ob Umsatzsteuer auf die Rechnung kommt. Den Unterschied erklärt der Beitrag Kleingewerbe und Kleinunternehmer.

Die Kleinunternehmerregelung gilt, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt (§ 19 Abs. 1 UStG). Sie können darauf verzichten und Umsatzsteuer berechnen. An diesen Verzicht sind Sie dann mindestens fünf Jahre gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG). Welche Wahl Sie getroffen haben, steht in der Regel in Ihrem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Ob die Regelung für Sie besser ist, klärt der Beitrag Kleinunternehmer: ja oder nein?.

Im Jahr der Gründung gilt eine niedrigere Grenze. Wer im laufenden Jahr erst anfängt, ist nach Ansicht des Bundesfinanzministeriums nur dann Kleinunternehmer, wenn der Umsatz im Gründungsjahr 25.000 Euro nicht übersteigt (Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE). Die 100.000 Euro gelten erst ab dem zweiten Jahr. Wird die Grenze im Gründungsjahr überschritten, unterliegt schon der Umsatz, der darüber liegt, der Umsatzsteuer (Abschnitt 19.7 Abs. 1 UStAE). Ab dann schreiben Sie Rechnungen mit Umsatzsteuer.

Keine Umsatzsteuer aus Versehen ausweisen. Steht auf der Rechnung eines Kleinunternehmers ein Steuerbetrag, schuldet er diesen Betrag dem Finanzamt (§ 14c Abs. 1 UStG, Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE). Das passiert schnell mit einer Vorlage aus dem Internet, in der schon „19 % MwSt." steht. Wie Sie das vermeiden und korrigieren, steht im Beitrag Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben.

Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Ab wann Einkommensteuer und Gewerbesteuer anfallen, steht im Beitrag Kleingewerbe: welche Steuern anfallen.

Muster: Rechnung im Kleingewerbe

Das Muster zeigt eine Rechnung als Kleinunternehmerin an einen Geschäftskunden. Namen, Adressen und Nummern sind erfunden. Rechnungsnummer und Lieferdatum sind freiwillig, im Muster stehen sie trotzdem.

Lena Okoye · Handgemachte Keramik
Gartenstraße 9 · 04107 Leipzig
Steuernummer: 231/456/78901

Café Bohne und Blatt
Inhaber Murat Kaya
Karl-Liebknecht-Straße 52
04275 Leipzig

Rechnung Nr. 2026-007
Rechnungsdatum: 16. Oktober 2026
Lieferdatum: 14. Oktober 2026

Menge  Artikel                          Einzelpreis   Betrag
24     Kaffeebecher, glasiert, 300 ml       18,00 €  432,00 €
 6     Servierteller, rund, 28 cm           32,00 €  192,00 €

Gesamtbetrag                                         624,00 €

Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 30. Oktober 2026
auf das Konto IBAN DE12 3456 1111 2222 3333 44.

Für den Hinweis schreibt das Gesetz keinen festen Wortlaut vor. Eine Angabe in Alltagssprache wie „steuerfreier Kleinunternehmer" genügt nach Ansicht des Bundesfinanzministeriums, wenn sie die Steuerbefreiung eindeutig bezeichnet (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE). Üblich ist auch „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Wenn Sie Umsatzsteuer berechnen, ersetzen Sie den Betragsblock. Rechnungsnummer und Lieferdatum sind dann Pflicht.

Summe netto                                          624,00 €
Umsatzsteuer 19 %                                    118,56 €
Gesamtbetrag                                         742,56 €

Eine Unterschrift verlangt das Gesetz auf keiner der beiden Rechnungen. Auch eine handgeschriebene Rechnung ist eine Rechnung, wenn alle Angaben darauf stehen (§ 14 Abs. 1 UStG).

Noch keine Steuernummer: Was jetzt?

Bei Geschäftskunden haben Sie sechs Monate Zeit für die Rechnung (§ 14 Abs. 2 UStG). Warten, bis die Nummer da ist, ist deshalb oft der einfachste Weg.

Die Steuernummer gehört auch auf die Rechnung eines Kleinunternehmers (§ 34a Satz 1 Nr. 2 UStDV). Ohne sie ist die Rechnung unvollständig. Eine amtliche Regel für die Zeit, bis die Nummer da ist, haben wir nicht gefunden. Drei Wege sind möglich:

• Sie warten mit der Rechnung, bis die Nummer da ist.
• Sie schicken die Rechnung sofort und berichtigen sie später, sobald die Nummer da ist. Eine Rechnung mit fehlenden Angaben lässt sich nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigen, das gilt auch für Kleinunternehmer (§ 34a Satz 3 UStDV).
• Bei Beträgen bis 250 Euro brauchen Sie keine Steuernummer, siehe Kleinbetragsrechnung.

Die Steuernummer bekommen Sie, nachdem Sie dem Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung geschickt haben. Wie das über ELSTER geht, steht im Beitrag Steuernummer beantragen über ELSTER. Ihre persönliche, elfstellige Steuer-Identifikationsnummer ist eine andere Nummer und gehört nicht auf die Rechnung.

Müssen Sie überhaupt eine Rechnung schreiben?

Bei Geschäftskunden ja, bei Privatkunden in der Regel nicht. Für Leistungen an ein anderes Unternehmen verlangt das Gesetz eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Dasselbe gilt für Vereine und andere juristische Personen, die kein Unternehmen sind (Nr. 2).

Verkaufen Sie an Privatleute, dürfen Sie eine Rechnung schreiben, das Umsatzsteuergesetz verpflichtet Sie aber grundsätzlich nicht dazu. Eine Ausnahme nennt das Gesetz für steuerpflichtige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa Handwerksarbeiten an einem Haus (Nr. 3). Ob diese Ausnahme auch für Kleinunternehmer greift, deren Umsätze nach § 19 UStG steuerfrei sind, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerkanzlei.

Auch ohne Pflicht lohnt sich ein Beleg für jede Einnahme. Er ist Ihr Nachweis für die Steuererklärung.

Papier, PDF oder E-Rechnung?

Als Kleinunternehmer dürfen Sie Rechnungen immer auf Papier oder als PDF schicken, auch an Geschäftskunden (§ 34a Satz 4 UStDV, Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE). Eine E-Rechnung ist eine Datei in einem festen Format, die Programme automatisch auslesen. Ein PDF zählt nicht dazu.

Berechnen Sie Umsatzsteuer und lag Ihr Umsatz im Vorjahr bei höchstens 800.000 Euro, verlangt das Gesetz E-Rechnungen an Geschäftskunden im Inland für Leistungen ab dem 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). An Privatkunden bleibt die Rechnung auf Papier oder als PDF erlaubt. Was bis dahin zu tun ist, steht im Beitrag E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

Empfangen ist eine andere Frage. Schickt Ihnen ein Lieferant eine E-Rechnung, sollten Sie sie öffnen können, auch als Kleinunternehmer. Was das bedeutet, erklärt der Beitrag E-Rechnung als Kleinunternehmer.

Nach der Rechnung: aufbewahren und verbuchen

Aufbewahren. Eine Kopie jeder Rechnung, die Sie schreiben, bewahren Sie acht Jahre auf. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem Sie die Rechnung ausgestellt haben (§ 14b Abs. 1 UStG). Was für andere Unterlagen gilt, steht im Beitrag Aufbewahrungsfristen.

Verbuchen. Mit einem Kleingewerbe ermitteln Sie Ihren Gewinn in der Regel mit der Einnahmenüberschussrechnung. Dort zählt eine Rechnung erst als Einnahme, wenn das Geld auf Ihrem Konto ist (§ 11 Abs. 1 EStG). Wie das geht, steht im Beitrag Einnahmenüberschussrechnung selbst machen.

Fehler korrigieren. Ist eine Rechnung schon beim Kunden und enthält einen Fehler, berichtigen Sie sie mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die alte Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV). Wie das geht, steht im Beitrag Rechnung korrigieren oder stornieren.

Häufige Fragen

Brauche ich mit Kleingewerbe eine Rechnungsnummer?

Als Kleinunternehmer verlangt das Gesetz keine (§ 34a UStDV). Sie hilft trotzdem, Zahlungen zuzuordnen. Berechnen Sie Umsatzsteuer, ist eine fortlaufende Nummer Pflicht (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG).

Reicht im Kleingewerbe eine Quittung statt einer Rechnung?

Ja, wenn die Quittung die Angaben einer Rechnung enthält. Das Gesetz zählt jedes Dokument als Rechnung, mit dem Sie über eine Leistung abrechnen, egal wie es heißt (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine Quittung, die nur „Betrag erhalten" bestätigt, ist keine Rechnung. Bis 250 Euro genügen die Angaben einer Kleinbetragsrechnung.

Gilt das auch für ein Nebengewerbe?

Ja. Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet bei der Rechnung nicht zwischen Haupt- und Nebengewerbe. Für die Grenze der Kleinunternehmerregelung zählt der Umsatz aus allen Ihren selbstständigen Tätigkeiten zusammen, denn das Unternehmen umfasst die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit (§ 2 Abs. 1 Satz 2, § 19 Abs. 2 UStG). Ihr Gehalt als Angestellter zählt nicht dazu.

Was schreibe ich, damit klar ist, dass keine Umsatzsteuer drauf ist?

Einen Satz wie „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG" oder „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet". Einen festen Wortlaut gibt es nicht. Steuersatz und Steuerbetrag stehen nicht auf der Rechnung.

Schreibe ich als Kleinunternehmer brutto oder netto auf die Rechnung?

Weder noch. Das Gesetz verlangt den Betrag in einer Summe (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV). Zeilen wie „netto" oder „MwSt. 0 %" braucht es nicht, sie verwirren Kunden eher.

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Quellen

• § 2 UStG, Unternehmer, Unternehmen
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen
• § 14c UStG, Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
• § 19 UStG, Besteuerung der Kleinunternehmer
• § 27 UStG, Allgemeine Übergangsvorschriften
• § 31 UStDV, Angaben in der Rechnung
• § 33 UStDV, Rechnungen über Kleinbeträge
• § 34a UStDV, Rechnungen für Kleinunternehmer
• § 11 EStG, Vereinnahmung und Verausgabung
• BMF-Schreiben vom 18. März 2025: Sonderregelung für Kleinunternehmer