Rechnung als Freiberufler schreiben: Vorlage, Pflichtangaben, Umsatzsteuer

Als Freiberufler schreiben Sie Rechnungen wie jedes andere Unternehmen, ein Gewerbe brauchen Sie dafür nicht. Auf die Rechnung gehören die Pflichtangaben aus dem Umsatzsteuergesetz, darunter Ihre Steuernummer und eine klare Beschreibung Ihrer Leistung. Ob Umsatzsteuer draufkommt, entscheiden zwei Fragen: Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung, und ist Ihre Leistung von der Steuer befreit, etwa als Heilberuf? Für jeden der drei Fälle finden Sie unten eine Vorlage.

Inhalt

1. Was gehört auf die Rechnung?
2. Mit oder ohne Umsatzsteuer: welcher Fall sind Sie?
3. Vorlage: Rechnung als Freiberufler
4. Ohne Gewerbe, ohne Steuernummer: geht das?
5. Wann Sie eine Rechnung schreiben müssen
6. Müssen Freiberufler E-Rechnungen schreiben?
7. Kunden im Ausland
8. Nach der Rechnung: Nummer, Aufbewahrung, Umsatzsteuer
9. Häufige Fragen

Was gehört auf die Rechnung?

Welche Angaben das Gesetz verlangt, hängt davon ab, ob Sie Umsatzsteuer berechnen. Als Kleinunternehmer sind es weniger. Die Tabelle zeigt beide Fälle nebeneinander.

Rechnungsnummer und Leistungsdatum stehen in § 34a UStDV nicht. Das Bundesfinanzministerium bestätigt, dass Kleinunternehmer-Rechnungen nur die dort genannten Angaben brauchen (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE). Beide helfen trotzdem: Mit einer Nummer findet Ihr Kunde die Rechnung wieder, wenn er bezahlt, und Sie behalten selbst den Überblick. Sobald Sie die Kleinunternehmerregelung verlassen, sind beide Pflicht. Wer von Anfang an nummeriert, muss dann nichts umstellen. Wie Sie einen Nummernkreis aufbauen, steht im Beitrag Rechnungsnummer vergeben. Wie Sie den Leistungszeitraum angeben, zum Beispiel für einen ganzen Monat Beratung, erklärt der Beitrag Leistungsdatum auf der Rechnung.

Eine Angabe fehlt in der Tabelle, weil das Gesetz sie nicht verlangt: das Zahlungsziel. Ohne Datum weiß Ihr Kunde nicht, bis wann er zahlen soll. Im Rechnungsprogramm von office1.cloud legen Sie Ihre Zahlungsziele einmal als Vorlage an. Das Programm rechnet daraus das Fälligkeitsdatum aus und setzt es auf die Rechnung. Zahlt der Kunde nicht pünktlich, helfen die Vorlagen im Beitrag Zahlungserinnerung schreiben.

Bei kleinen Beträgen bis 250 Euro brutto lässt das Gesetz weniger Angaben zu, zum Beispiel ohne Steuernummer und ohne Anschrift des Kunden. Was dann genügt, steht im Beitrag Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro.

Mit oder ohne Umsatzsteuer: welcher Fall sind Sie?

Die meisten Freiberufler gehören zu einem von drei Fällen. Am Fall hängt, was in der Betragszeile steht.

Kleinunternehmer. Die Regelung gilt, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt (§ 19 Abs. 1 UStG). Für den Hinweis genügt nach Ansicht des Bundesfinanzministeriums eine Angabe in Alltagssprache wie „steuerfreier Kleinunternehmer" (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE). Ob die Regelung für Sie die bessere Wahl ist, klärt der Beitrag Kleinunternehmer: ja oder nein?.

Steuerbefreite Leistungen. Einige freie Berufe sind von der Umsatzsteuer befreit, unabhängig von der Höhe des Umsatzes. Das Gesetz nennt zum Beispiel Heilbehandlungen von Ärzten, Zahnärzten, Heilpraktikern, Physiotherapeuten und Hebammen (§ 4 Nr. 14 Buchst. a UStG) sowie bestimmte Unterrichtsleistungen selbstständiger Lehrer (§ 4 Nr. 21 UStG). Ob Ihre Tätigkeit darunter fällt, hängt vom Einzelfall ab. Das klären Sie am besten mit Ihrer Steuerkanzlei, bevor Sie die erste Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben.

Die teure Verwechslung. Wenn Sie Umsatzsteuer auf die Rechnung schreiben, obwohl Sie keine berechnen dürfen, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag nach § 14c Abs. 2 UStG trotzdem. Das kann zum Beispiel passieren, wenn ein Kleinunternehmer eine Vorlage nutzt, die für die Regelbesteuerung gedacht war. Wie Sie das vermeiden und korrigieren, steht im Beitrag Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben.

Vorlage: Rechnung als Freiberufler

Die Vorlage zeigt eine Rechnung mit Umsatzsteuer. Für die beiden anderen Fälle tauschen Sie nur den Block mit den Beträgen aus. Namen, Adressen und Nummern sind erfunden.

Aylin Demir · Übersetzungen
Lindenstraße 14 · 50674 Köln
Steuernummer: 214/5678/1234

Muster GmbH
Herrn Max Mustermann
Hafenweg 3
20457 Hamburg

Rechnung Nr. 2026-014
Rechnungsdatum: 9. Oktober 2026
Leistungszeitraum: 1. bis 30. September 2026

Leistung                                          Betrag
Übersetzung Benutzerhandbuch Englisch–Deutsch,
42 Normseiten zu je 38,00 Euro                1.596,00 €

Nettobetrag                                   1.596,00 €
Umsatzsteuer 19 %                               303,24 €
Gesamtbetrag                                  1.899,24 €

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 23. Oktober 2026
auf das Konto IBAN DE12 3456 1111 11111 1111 11.

Als Kleinunternehmer ersetzen Sie den Betragsblock durch:

Gesamtbetrag                                  1.596,00 €

Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.

Bei einer steuerbefreiten Leistung, hier am Beispiel einer Physiotherapeutin:

Gesamtbetrag                                    360,00 €

Steuerfreie Heilbehandlung gemäß § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG.

Eine Unterschrift verlangt das Umsatzsteuergesetz in § 14 Abs. 4 nicht. Eine Rechnung als PDF per E-Mail ist möglich, wenn Ihr Kunde zustimmt (§ 14 Abs. 1 UStG). Bei Geschäftskunden kommt ab 2027 die E-Rechnung ins Spiel, siehe Müssen Freiberufler E-Rechnungen schreiben?

Ohne Gewerbe, ohne Steuernummer: geht das?

Ohne Gewerbe: ja. Als Freiberufler melden Sie kein Gewerbe an, sondern teilen dem Finanzamt mit, dass Sie die Tätigkeit aufnehmen (§ 138 Abs. 1 Satz 3 AO). Das geschieht über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in ELSTER. Ob Ihre Tätigkeit als freiberuflich gilt oder doch als Gewerbe, klärt der Beitrag Freiberufler oder Gewerbe?. Wer nur gelegentlich etwas abrechnet, ohne beim Finanzamt gemeldet zu sein, findet die Grenzen im Beitrag Rechnung schreiben ohne Gewerbe.

Ohne Steuernummer: Die Rechnung ist dann unvollständig. § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG verlangt die Steuernummer oder die USt-IdNr. Ein Geschäftskunde kann aus einer unvollständigen Rechnung in der Regel keine Vorsteuer ziehen, denn dafür braucht er eine Rechnung nach § 14 UStG (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Wenn die Nummer noch auf dem Postweg ist, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie warten mit der Rechnung, bis die Nummer da ist. Die Frist dafür beträgt sechs Monate, siehe Wann Sie eine Rechnung schreiben müssen.
• Sie schicken die Rechnung sofort und ergänzen die Nummer später. Eine Rechnung, der Pflichtangaben fehlen, lässt sich nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigen.

Wie Sie über ELSTER schneller an die Nummer kommen, steht im Beitrag Steuernummer beantragen über ELSTER. Ihre persönliche Steuer-ID aus der Lohnsteuer ist nicht dieselbe Nummer. Welche Nummer welche ist, zeigt der Beitrag USt-IdNr. beantragen und prüfen.

Wann Sie eine Rechnung schreiben müssen

Arbeiten Sie für ein Unternehmen in Deutschland, verlangt das Gesetz eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Für Firmenkunden im EU-Ausland gilt eine kürzere Frist, siehe Kunden im Ausland. Dasselbe gilt für Vereine und andere juristische Personen, die kein Unternehmen sind (Nr. 2).

Bei Privatkunden dürfen Sie eine Rechnung schreiben, das Umsatzsteuergesetz verpflichtet Sie aber in der Regel nicht dazu. Die Ausnahme sind Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa Architektenleistungen für ein bestimmtes Gebäude (Nr. 3, Abschnitt 3a.3 Abs. 8 UStAE). Für Ihre eigene Buchhaltung ist ein Beleg zu jeder Einnahme trotzdem hilfreich, auch bei Privatkunden.

Für steuerbefreite Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, also auch für Heilbehandlungen und befreiten Unterricht, gilt die Pflicht aus § 14 Abs. 2 nicht. Berufsrechtliche Regeln, etwa Gebührenordnungen, können trotzdem eine Rechnung verlangen.

Müssen Freiberufler E-Rechnungen schreiben?

Bis Ende 2026 noch nicht. An Privatkunden und als Kleinunternehmer auch später nicht. Die E-Rechnung ist eine Datei in einem festen Format, die Programme automatisch lesen können. Ein PDF zählt nicht dazu.

Grundlage sind § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG. Was Sie bis dahin vorbereiten, steht im Beitrag E-Rechnungspflicht 2027 und 2028. Unabhängig davon können Ihnen Lieferanten schon jetzt E-Rechnungen schicken. Was das für Kleinunternehmer heißt, erklärt der Beitrag E-Rechnung als Kleinunternehmer.

Kunden im Ausland

Arbeiten Sie für eine Firma in einem anderen EU-Land, schreiben Sie in der Regel eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer, und Ihr Kunde versteuert die Leistung in seinem Land. Dafür gehören Ihre eigene USt-IdNr. und die Ihres Kunden auf die Rechnung, dazu die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Die Frist ist kürzer als im Inland: Die Rechnung ist bis zum 15. des Monats auszustellen, der auf den Monat der Leistung folgt (§ 14a Abs. 1 UStG). Die Einzelheiten stehen im Beitrag Rechnung ins EU-Ausland stellen. Wie Sie eine USt-IdNr. bekommen und die Ihres Kunden prüfen, erklärt der Beitrag USt-IdNr. beantragen und prüfen.

Als Kleinunternehmer gelten Sonderregeln: § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG nimmt Sie unter anderem von der Pflicht aus, die USt-IdNr. in bestimmten Auslandsrechnungen anzugeben. Bei Aufträgen aus dem Ausland lohnt deshalb eine kurze Rückfrage bei Ihrer Steuerkanzlei.

Nach der Rechnung: Nummer, Aufbewahrung, Umsatzsteuer

Nummer. Jede Rechnungsnummer wird nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG einmalig vergeben. Ist eine Rechnung schon beim Kunden und enthält einen Fehler, wird sie mit einem Dokument berichtigt, das sich eindeutig auf sie bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV). Wie das geht, steht im Beitrag Rechnung korrigieren oder stornieren.

Aufbewahrung. Eine Kopie jeder Rechnung, die Sie schreiben, bewahren Sie acht Jahre auf. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem Sie die Rechnung ausgestellt haben (§ 14b Abs. 1 UStG). Was für andere Unterlagen gilt, steht im Beitrag Aufbewahrungsfristen 2026.

Umsatzsteuer erst nach Zahlung. Wenn Sie Umsatzsteuer berechnen, können Sie als Freiberufler beim Finanzamt beantragen, die Steuer erst dann abzuführen, wenn Ihr Kunde bezahlt hat (§ 20 Satz 1 Nr. 3 UStG). Das nennt sich Ist-Versteuerung. Ohne sie entsteht die Steuer für den Zeitraum, in dem Sie die Leistung erbracht haben, auch wenn das Geld noch aussteht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG).

Gewinn. Ermitteln Sie Ihren Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung, zählt eine Rechnung erst als Einnahme, wenn das Geld bei Ihnen ankommt (§ 4 Abs. 3, § 11 Abs. 1 EStG). Wie das geht, steht im Beitrag Einnahmenüberschussrechnung selbst machen.

Häufige Fragen

Darf ich als Freiberufler ohne Gewerbe eine Rechnung schreiben?

Ja. Freiberufler melden kein Gewerbe an. Für die Rechnung brauchen Sie die Steuernummer, die Ihnen das Finanzamt nach dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zuteilt.

Was schreibe ich als Kleinunternehmer auf die Rechnung?

Einen Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer und einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, zum Beispiel „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG". Steuersatz und Steuerbetrag stehen nicht auf der Rechnung.

Muss ich als Freiberufler eine E-Rechnung schreiben?

Bis Ende 2026 nicht. Danach hängt es von Ihrem Umsatz und Ihren Kunden ab: ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, sonst ab 2028, jeweils nur an Unternehmen im Inland. Kleinunternehmer und Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen.

Gilt das auch für Freelancer?

„Freelancer" ist kein Begriff aus dem Steuerrecht. Für die Rechnung gelten dieselben Pflichtangaben. Ob Sie steuerlich Freiberufler sind oder ein Gewerbe haben, hängt von Ihrer Tätigkeit ab (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Davon hängt ab, ob Sie ein Gewerbe anmelden.

Muss ich Rechnungen für Privatkunden schreiben?

Nach dem Umsatzsteuergesetz in der Regel nicht, mit Ausnahme von Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Für Ihre Buchhaltung hilft ein Beleg zu jeder Einnahme trotzdem.

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Quellen

• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen
• § 15 UStG, Vorsteuerabzug
• § 19 UStG, Besteuerung der Kleinunternehmer
• § 20 UStG, Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten
• § 4 UStG, Steuerbefreiungen
• § 12 UStG, Steuersätze
• § 27 UStG, Allgemeine Übergangsvorschriften
• § 31 UStDV, Angaben in der Rechnung
• § 33 UStDV, Rechnungen über Kleinbeträge
• § 34a UStDV, Rechnungen für Kleinunternehmer
• § 138 AO, Anzeigen über die Erwerbstätigkeit
• § 13 UStG, Entstehung der Steuer
• § 14c UStG, Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
• § 4 EStG, Gewinnbegriff im Allgemeinen
• § 11 EStG, Vereinnahmung und Verausgabung
• § 18 EStG, Selbständige Arbeit
• § 14a UStG, Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen
• § 3a UStG, Ort der sonstigen Leistung
• BMF-Schreiben vom 18. März 2025: Sonderregelung für Kleinunternehmer
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 31. Dezember 2025